Mise en place de la comptabilité d’une entreprise : quelles solutions ?

Une fois votre entreprise constituée et immatriculée, vous devrez mettre en place l’organisation interne dont la gestion financière. La comptabilité fait partie des outils de gestion de votre société qui procure plusieurs métiers. La loi exige d’ailleurs la tenue d’un livre comptable pour les sociétés. La tenue de la comptabilité présente divers avantages pour les personnes concernées. Elle fournit les informations financières sur les activités. Sa mise en place dépendra de la solution choisie pour sa gestion.

Le moment pour installer la comptabilité

La mise en place de la comptabilité doit intervenir dès que possible. Cet outil servira en effet de sources d’information sur votre activité. La comptabilité fournit les renseignements financiers liés à vos opérations. Le journal comptable enregistre toutes vos transactions.

L’idéal serait de mettre en place votre comptabilité après la constitution de l’entreprise. Vous pouvez effectuer vous-même sa tenue, la confier à un employé de votre structure ou encore solliciter les services d’un expert-comptable.

L’intérêt de la comptabilité

La tenue de la comptabilité est obligatoire pour toutes entreprises commerciales. Elle présente différents avantages pour les entrepreneurs et les institutions publiques.

• Pour les entrepreneurs :

La comptabilité est un puits d’informations sur vos activités. Elle vous renseignera sur l’ensemble de vos états financiers. Vous aurez un aperçu sur vos biens et vos dettes lors du bilan. Elle présente également le résultat de votre société sur une période donnée. Vous découvrirez les bénéfices ou les pertes générés.

Les informations dégagées vous aideront dans la prise de décision. Vos créanciers s’en serviront pour faire le point sur vos remboursements et vos dettes.

• Pour les institutions publiques :

La comptabilité aide à déterminer le calcul des montants dus pour vos impôts et vos charges sociales.

• Pour les partenaires :

La comptabilité permet d’identifier la valeur ajoutée générée par l’exploitation. La lecture et l’analyse des informations vous permettront d’émettre et de prévoir les résultats de l’activité.

Le choix du système de comptabilité

La mise en place de votre système de comptabilité doit s’adapter à votre régime d’imposition. Les sociétés peuvent se soumettre à un régime réel d’imposition, un régime simplifié d’imposition ou un régime de micro-entreprise. Un système de comptabilité s’applique à chacun d’eux.

• Le régime réel d’imposition :

Vous appliquerez une comptabilité d’engagement. Cela consiste à enregistrer vos opérations et transactions. La comptabilisation s’effectue lors de l’acquisition d’une recette. Cette règle s’applique également pour les dépenses. Cela vous permettra de constater facilement les créances et les dettes de l’entreprise.

En cas d’existence d’en-cours clients et fournisseurs, vous utiliserez la comptabilité d’engagement. Cela vous permettra d’avoir les chiffres précis. Cette méthode nécessite toutefois du temps.

• Le régime réel simplifié :

La comptabilité de trésorerie s’appliquera. Il s’agit d’une version simplifiée de la comptabilité d’engagement. Vous enregistrerez :

• Les en-cours d’exercice. Cet enregistrement concernera uniquement les éléments affectant votre trésorerie.
• Les créances et les dettes en cours lors de la clôture de l’exercice. Cela concerne les factures non payées des clients ou des fournisseurs.

Comme cité précédemment, vous utiliserez la comptabilité d’engagement pour obtenir des précisions.

• Les micro-entreprises :

Exercer en tant que micro-entreprise vous dispensera de l’établissement des comptes annuels. Ce régime fiscal allègera vos obligations comptables. En effet, vos responsabilités se résumeront aux travaux suivants :

• La tenue d’un livre de recettes : Il contiendra toutes les informations sur chaque opération des recettes encaissées.
• La tenue d’un registre des achats : il contiendra toutes les informations sur chaque opération des dépenses payées. Les activités impliquant la vente de marchandises, de fournitures, de denrées à consommer sur place ou à emporter, de prestations d’hébergement doivent posséder ce registre. Sa tenue reste facultative pour les autres professions.

La gestion de la comptabilité

La gestion de la comptabilité de votre entreprise peut s’effectuer de différentes manières. Vous pouvez recourir aux solutions suivantes :

• S’occuper de la comptabilité vous-même. Vous assurerez les enregistrements des opérations et l’établissement des comptes annuels.
• Recourir aux prestations d’un expert-comptable. Ce dernier se chargera de l’ensemble de la gestion de votre comptabilité.
• Partager les charges de la comptabilité entre vous et un expert-comptable. Vous pouvez définir selon vos besoins les responsabilités de chaque partie. Par exemple, vous pouvez vous occuper de la comptabilisation des achats et des ventes. Vous laisserez l’expert-comptable s’occuper des autres opérations.

La mise en place de la comptabilité

Il est maintenant temps de mettre en place votre comptabilité. Vous suivrez les étapes suivantes pour cela :

• Le choix et l’installation de votre solution comptable.
• La saisie et l’enregistrement de vos opérations.
• La révision de vos comptes.
• La clôture de l’exercice comptable actuel et l’ouverture du prochain exercice.

Le choix et le paramétrage de la solution comptable

Le choix de la solution devra correspondre à vos besoins. Vous aurez besoin d’un logiciel de comptabilité pour gérer vous-même les opérations. Si vous voulez déléguer le travail, vous embaucherez un expert-comptable.

• Choisir un logiciel de comptabilité:

La comptabilité d’une entreprise s’effectue depuis un logiciel respectant les normes en vigueur. Vous pouvez choisir entre une solution en ligne, un logiciel ou une application payante. Il existe une variété d’options possibles.

En choisissant de gérer la totalité de la comptabilité par vous-même, vous aurez besoin d’un logiciel complet ou d’une formation. Ce dernier devra vous permettre de comptabiliser toutes les opérations. Il doit également permettre d’établir :

• Le fichier des écritures comptables (document à présenter à l’administration fiscale lors d’un contrôle).
• Les livres comptables
• L’édition des comptes annuels.

Les fonctionnalités suivantes peuvent servir :

• Établir les devis et les factures, avec option d’enregistrement automatique des factures de ventes en comptabilité.
• Établir et envoyer la liasse fiscale en format numérique.

• Choisir un expert-comptable:

En déléguant votre comptabilité à un professionnel, la présence d’un logiciel devient inutile. Deux situations se présenteront à vous :

• Partage de la gestion de la comptabilité entre vous et l’expert-comptable : Cela vous permettra de réduire le salaire du professionnel.
• Gestion complète de la comptabilité par l’expert-comptable : Vous transmettrez uniquement les pièces comptables au professionnel. Son salaire augmentera dans cette situation.

La saisie des opérations courantes de l’exercice

Cette phase concerne l’adoption du plan comptable. Le paramétrage de votre logiciel sera automatiquement sur le plan comptable standard. Vous pouvez ensuite le régler selon vos besoins. La présence d’un expert-comptable vous dispensera de cette partie.

Les travaux de révision et d’établissement des comptes annuels

La révision de vos travaux comptables peut s’effectuer durant un exercice. Cela concerne la procédure de lettrage des comptes clients et fournisseurs, la vérification des soldes de comptes de bilan et des gestions. Les travaux de révisions s’appellent également travaux d’inventaire dans la comptabilité.

L’établissement des comptes annuels intervient avant la clôture de l’exercice. Vous dresserez un bilan, un compte de résultat et une annexe. Vous procéderez :

• À la réalisation de l’inventaire physique des stocks et des immobilisations.
• À l’ajustement d’une partie du bilan et du compte de résultat.
• Au calcul et à la comptabilisation des impôts.

La clôture et l’ouverture de l’exercice suivant

Une fois tous les documents de synthèse définitive créés, vous établirez les éditions définitives. Cela concerne les livres comptables obligatoires. Vous commencerez la clôture de l’exercice comptable et ouvrirez le nouvel exercice de l’année suivante.

Conclusion

La tenue de la comptabilité présente divers avantages pour les personnes concernées. Elle fournit les informations financières sur les activités. Sa mise en place dépendra de la solution choisie pour sa gestion.