Fichier des écritures comptables (FEC) : utilité et contenu

Le fichier des écritures comptables (FEC) est l’export, dans un format normalisé, de toutes les écritures passées dans la comptabilité d’une entreprise sur un exercice. Toute entreprise qui tient sa comptabilité sur informatique doit pouvoir le remettre à l’administration fiscale lors d’un contrôle. En son absence, ou s’il n’est pas conforme, l’amende est de 5 000 euros par exercice au minimum.

Le FEC est l’un de ces documents que l’on ne consulte jamais au quotidien, mais qu’il faut pouvoir produire en quelques jours le jour où l’administration le demande. Ce guide explique à quoi il sert, qui est concerné, ce qu’il contient et comment vérifier qu’il est conforme.

À quoi sert le fichier des écritures comptables ?

Le FEC permet au vérificateur des impôts de travailler directement sur les données comptables de l’entreprise, sans recopier les livres à la main. À partir de ce fichier, il peut trier les écritures, faire des recoupements, recalculer des soldes et vérifier que la comptabilité correspond bien aux déclarations fiscales déposées (TVA, résultat, impôt sur les sociétés ou sur le revenu).

L’obligation de remettre une copie des fichiers comptables lors d’un contrôle fiscal s’applique aux contrôles dont l’avis a été envoyé depuis le 1er janvier 2014. Elle est prévue par l’article L47 A du livre des procédures fiscales. Pour l’entreprise, l’intérêt est aussi pratique : un fichier propre et complet limite les allers-retours avec le vérificateur et réduit la durée de l’intervention dans ses locaux.

Le FEC est généré par le logiciel de comptabilité de l’entreprise ou par son expert-comptable. Il couvre un exercice comptable : une entreprise contrôlée sur trois exercices remet donc trois fichiers. D’autres données peuvent être demandées à l’entreprise, par exemple dans le cadre des enquêtes Entreprise stat publique.

Quelles entreprises doivent produire un FEC ?

Les entreprises concernées

Sont tenus de remettre un fichier des écritures comptables les contribuables qui remplissent deux conditions :

• ils tiennent leur comptabilité au moyen de systèmes informatisés ;
• ils sont soumis à une obligation de tenue de comptabilité, que ce soit à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC), des bénéfices non commerciaux (BNC) ou des bénéfices agricoles (BA), en règle générale au régime réel d’imposition.

Concrètement, cela vise la quasi-totalité des sociétés commerciales (SARL, SAS, SA), mais aussi les entrepreneurs individuels au régime réel et les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée.

Les cas particuliers

Certains contribuables ne sont pas concernés ou bénéficient d’un régime allégé :

• Les micro-entrepreneurs (régimes micro-BIC et micro-BNC) n’ont pas de comptabilité au sens strict. Ils tiennent un livre des recettes, souvent sur papier ou dans un tableur, et présentent ce registre avec les pièces justificatives en cas de contrôle.
• Les sociétés civiles immobilières soumises aux revenus fonciers, dont les associés sont des personnes physiques sans obligation comptable commerciale, ne sont pas tenues de produire un FEC.
• Les contribuables dont la comptabilité est tenue par un tiers sur la base d’un récapitulatif des recettes peuvent remettre un fichier dans lequel les recettes n’apparaissent pas en détail : les pièces et le registre font alors foi.

En cas de doute, la question se pose à l’expert-comptable ou au service des impôts des entreprises (SIE) dont vous dépendez.

Que contient le FEC ?

Les 18 informations obligatoires

Le format du FEC est fixé par l’article A47 A-1 du livre des procédures fiscales. Chaque écriture doit comporter 18 informations, dans cet ordre précis :

1. le code du journal de l’écriture ;
2. le libellé du journal ;
3. le numéro de l’écriture ;
4. la date de comptabilisation ;
5. le numéro de compte ;
6. le libellé de compte ;
7. le numéro de compte auxiliaire ;
8. le libellé de compte auxiliaire ;
9. la référence de la pièce justificative ;
10. la date de la pièce justificative ;
11. le libellé de l’écriture ;
12. le montant au débit ;
13. le montant au crédit ;
14. le lettrage de l’écriture ;
15. la date de lettrage ;
16. la date de validation de l’écriture ;
17. le montant en devise ;
18. l’identifiant de la devise.

Les écritures sont classées par ordre chronologique de validation. Le fichier reprend toutes les écritures de l’exercice, y compris les écritures d’inventaire (amortissements, provisions, régularisations) et les écritures issues de tous les journaux de l’entreprise.

Les champs vides et le format

Une information qui n’existe pas pour une écriture donnée (un compte auxiliaire, un lettrage, une devise) laisse sa colonne vide : on ne la remplit ni par un zéro, ni par un espace. Le fichier est un fichier texte à plat, avec un séparateur de colonnes (tabulation ou barre verticale), ou un fichier au format XML. Son nom suit une règle fixe : numéro SIREN, puis « FEC », puis la date de clôture de l’exercice au format AAAAMMJJ.

Comment se déroule la remise du fichier ?

Lors d’une vérification de comptabilité, l’entreprise reçoit d’abord un avis de vérification. Le FEC est ensuite remis au vérificateur dès le début des opérations de contrôle, sur un support physique (clé USB, disque externe, CD ou DVD). Lorsque l’administration procède à un examen de comptabilité, c’est-à-dire un contrôle mené depuis ses bureaux, l’entreprise dispose de 15 jours à compter de la réception de l’avis pour transmettre son fichier.

Une fois le contrôle terminé, l’administration détruit les copies des fichiers remis, au plus tard avant la mise en recouvrement des éventuels rappels d’impôt.

Quelles sanctions en cas de défaut ou de non-conformité ?

L’absence de remise du FEC, ou la remise d’un fichier non conforme au format réglementaire, est sanctionnée par une amende prévue à l’article 1729 D du code général des impôts :

• une amende de 5 000 euros par exercice concerné ;
• ou, si le contrôle aboutit à des rectifications et que ce montant est plus élevé, une majoration de 10 % des droits mis à la charge de l’entreprise.

Un FEC inexploitable peut aussi compliquer tout le contrôle : le vérificateur dispose d’autres moyens pour reconstituer les bases d’imposition, et la discussion se fait alors dans des conditions moins favorables pour l’entreprise.

Comment s’assurer que votre FEC est conforme ?

Vérifier le logiciel de comptabilité

La plupart des logiciels de comptabilité du marché génèrent le FEC en un clic, au bon format. Vérifiez-le avant d’en avoir besoin : lancez une génération test sur l’exercice clos et contrôlez que le fichier s’ouvre, qu’il contient bien les 18 colonnes et que les totaux débit et crédit sont équilibrés. Si vous changez de logiciel en cours de route, assurez-vous de pouvoir encore produire le fichier des exercices tenus dans l’ancien outil.

Interroger l’expert-comptable

Si votre comptabilité est tenue par un cabinet, c’est lui qui produit le FEC. Demandez-lui de le générer à chaque clôture et de vous en remettre une copie : vous l’aurez sous la main si un contrôle intervient. Pour bien organiser cette relation dès le départ, notre article sur la mise en place de la comptabilité d’une entreprise compare les différentes solutions.

Utiliser l’outil de test de l’administration

La direction générale des finances publiques met à disposition un outil gratuit, Test Compta Demat, qui contrôle la structure du fichier : présence des colonnes, format des dates et des montants, équilibre des écritures. Le passer après chaque clôture permet de corriger les anomalies à froid, plutôt que pendant un contrôle.

Conserver les fichiers

Gardez une copie du FEC de chaque exercice avec vos autres pièces comptables, sur un support sauvegardé. Les livres et pièces comptables doivent être conservés 10 ans, et l’administration peut en principe contrôler les trois dernières années.

Comptabilité numérique et visibilité

Le FEC illustre une tendance de fond : la gestion d’une entreprise passe de plus en plus par des données numériques, structurées et partageables. Les cabinets comptables qui accompagnent cette évolution ont tout intérêt à la rendre visible auprès de leurs futurs clients. Pour un cabinet comme pour toute petite entreprise, une création de site vitrine bien référencé permet de présenter ses services, ses spécialités et sa zone d’intervention à ceux qui les cherchent sur Google.

Questions fréquentes

Le FEC est-il obligatoire pour une micro-entreprise ?

Non. Le micro-entrepreneur ne tient pas de comptabilité complète : il présente son livre des recettes, son registre des achats le cas échéant, et les pièces justificatives. Le FEC concerne les entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée.

Qui doit générer le fichier des écritures comptables ?

L’entreprise, à partir de son logiciel de comptabilité, ou son expert-comptable si la tenue lui est confiée. Dans les deux cas, c’est l’entreprise qui est responsable de la remise et de la conformité du fichier.

Combien de FEC faut-il remettre lors d’un contrôle ?

Un fichier par exercice contrôlé. Si la vérification porte sur trois exercices, trois fichiers sont attendus, chacun nommé avec le SIREN et la date de clôture de l’exercice correspondant.