Tout sur le fichier des écritures comptables (FEC) : utilité et contenu
Dans la gestion d’entreprise, il y a beaucoup de choses à connaître et des normes à respecter. Au niveau de la gestion administrative, par exemple, il est important de mettre en place une comptabilité. C’est ce qui va permettre d’élaborer un fichier des écritures comptables respectant les normes. Le fichier des écritures comptables ou FEC est nécessaire lors de la vérification de comptabilité. Pour cela, il doit être remis à l’administration fiscale. Un fichier des écritures comptables correspond à un exercice comptable.
Il est important pour un chef d’entreprise de savoir si son activité est une de celle qui est dans l’obligation de fournir un fichier des écritures comptable, au risque de subir de lourdes sanctions.
Table des matières
Zoom sur l’utilité du fichier des écritures comptables
Dans l’administration fiscale, certains contrôles se basent sur le fichier des écritures comptables. Cela inclut les tris, les classements, les recoupements de données ou encore les calculs. Les vérificateurs de comptabilités en ont besoin pour être sûrs de la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales déposées. Ils ont également besoin du FEC pour ne pas perdre trop de temps durant les contrôles et réduire le temps passé dans l’entreprise.
Une entreprise génère son fichier des écritures comptables à partir d’un logiciel de comptabilité ou en ayant recours à un expert-comptable. Après la remise du FEC, l’administration fiscale a trois mois pour faire ses contrôles.
Fichier des écritures comptables : les concernés
Les contribuables qui sont tenues de remettre une copie du fichier des écritures comptables sont celles qui gèrent la comptabilité avec des systèmes informatisés ; ceux qui sont soumis à l’impôt sur les sociétés ou à l’impôt sur le revenu, qu’ils s’agissent de bénéfices industriels et commerciaux, de bénéfices agricoles ou de bénéfices non commerciaux ; ceux qui tiennent et présentent des documents comptables selon la disposition du code général des impôts ou relève du régime réel d’imposition ; ceux dont la comptabilité doit être vérifiée.
Puisqu’il y a ceux qui sont tenus de remettre une copie du fichier des écritures comptables, il a également ceux qui en sont dispensés. C’est le cas, notamment, des auto-entrepreneurs, bien que leur comptabilité soit tenue dans un système informatisé. Ainsi que les sociétés civiles immobilières qui sont soumises aux revenus fonciers. Pour ces derniers, les associés doivent être des personnes physiques qui ne sont pas concernées par des obligations comptables commerciales.
Pour les entreprises qui relèvent du régime micro, micro-BNC ou micro-BIC confondus, des mesures de simplifications ont été appliquées. Ce sont les détails de leur recette et les pièces justificatives qu’elles doivent présenter. Ceci est dû au fait que l’état récapitulatif des recettes de ces contribuables est tenu dans un registre papier ou dans un tableur. De plus, c’est à un tiers qu’ils confient leur comptabilité. Car dans ce cas, le FEC peut ne pas contenir les détails concernant les écritures comptables des recettes.
Le fichier des écritures comptables est-il obligatoire ?
Le fichier des écritures comptables est obligatoire pour les contribuables concernés. Il doit être envoyé à l’administration fiscale afin qu’il puisse effectuer les contrôles. Suite à cela, un avis de vérification de comptabilité est adressé au contribuable. Ceci est obligatoire depuis le 1er janvier 2014.
Zoom sur le contenu du fichier des écritures comptables
Le fichier comptable contient essentiellement les enregistrements du système comptable de l’entreprise. Plusieurs données sont donc contenues dans ce document informatique. À savoir, le code du journal de l’écriture comptables ; le libellé du journal de l’écriture comptable ; le numéro de l’écriture comptable ; la date de comptabilisation de l’écriture comptable ; le numéro de compte de l’entreprise ; le libellé de compte ; le numéro de compte auxiliaire ; le libellé de compte auxiliaire ; la référence de la pièce justificative ; la date de la pièce justificative ; le libellé de l’écriture comptable ; le montant au débit ainsi que le montant au crédit ; le lettrage de l’écriture comptable, la date de lettrage ; la date de validation de l’écriture comptable ; le montant en devise ; l’identifiant de la devise. Ces informations sont obligatoires et elles doivent respecter cet ordre. Les données sont également à classer par ordre chronologique afin que le vérificateur puisse mener à bien son investigation.
Si certaines informations ne peuvent être remplies, les colonnes destinées à les contenir doivent rester vides. Elles ne doivent n’y contenir des 0 ni des espaces. Parmi les données qui peuvent être incomplètes, il y a les montants, les dates de lettrage, l’identifiant de la devise, le libellé de compte auxiliaire ou encore le numéro de compte auxiliaire. Le FEC doit également être présenté dans un format spécifique. Pour le connaître, il est nécessaire de consulter l’article A47 A-1du livre des procédures fiscales. Le fichier doit également intégrer les journaux issus de la comptabilité de l’entreprise. C’est aussi le cas des écritures d’inventaires.
Le fichier des écritures comptables est à intégrer dans n’importe quel support physique. Comme une clé USB, un CD, un DVD ou encore un disque externe. C’est sur un de ces formats qu’il doit être remis au vérificateur de comptabilité durant sa première intervention sur place. Avant cela, un avis de vérification est envoyé à l’entreprise pour le lui rappeler.
Que se passe-t-il en cas de défaut de présentation du FEC ?
L’entreprise risque une sanction s’il ne présente pas le fichier des écritures comptables. C’est aussi le cas s’il remet un fichier non conforme. La sanction se présente sous forme d’amende. En cas de non-rectification, cette amande peut atteindre les 5 000 euros. Cependant, si une rectification a été faite, le contribuable doit se charger des 10 % des droits. L’amande, quant à elle, ne change pas. Dès lors que l’entreprise reçoit l’avis d’examen de comptabilité, il doit se préparer à envoyer le fichier des écritures comptables aux autorités compétent. S’il ne l’envoie pas dans un délai de 15 jours, l’amende peut être appliquée.
Ces dispositions ont été appliquées le 10 août 2014 et l’amande s’applique par exercice comptable. Avant cette date, l’amende a été fixée à 1 500 euros. C’est également lors de la vérification que les bases d’imposition sont évaluées d’office. Cette dernière étant, elle aussi, effectuée par l’administration fiscale.
Comment s’assurer de la conformité du fichier des écritures comptables ?
Un logiciel de comptabilité est disponible pour les entreprises qui sont tenues de produire un fichier des écritures comptables. Cet outil respecte déjà les normes en vigueur pour réaliser un fichier des écritures comptables conforme. Il permet également de l’éditer comme il faut. C’est également un moyen sûr de ne pas produire un fichier incomplet ou non conforme. Si l’élaboration du fichier des écritures comptable est confiée à un expert-comptable, celui-ci doit être en mesure d’établir un fichier conforme aux règles en vigueur. Afin que les entreprises puissent être sûres d’avoir édité un fichier valide, un outil a été proposé par la direction générale des finances publiques. Il s’agit de l’outil test du FEC-DGFIP.
À la fin de la vérification, on procède à la destruction du fichier des écritures comptables. Les travaux de l’administration fiscale peuvent aboutir à une mise en recouvrement ou non. Pour être sûr de pouvoir fournir le fichier des écritures comptable, il est nécessaire de bien vérifier si le logiciel est capable de générer le fichier. On peut également vérifier du côté de l’expert-comptable de l’entreprise s’il peut y arriver.