Comment classer les documents en entreprise ?

Au sein d’une entreprise, il existe plusieurs éléments et aspects à gérer afin d’assurer son bon fonctionnement et sa croissance. Parmi eux, les dossiers font partie des éléments les plus compliqués. Alors qu’à un moment ou un autre, votre société aura besoin d’un document important indispensable pour une présentation urgente. Et dans de telles situations, certaines entreprises ont vraiment du mal à retrouver ce fameux dossier. Cela est notamment dû au fait que vous ne vous y prenez pas très bien. Alors, si vous avez déjà connu cette situation stressante et fâcheuse, nous vous expliquons comment classer les documents en entreprise dans ce guide.

Pourquoi faut-il bien classer les dossiers au sein d’une entreprise ?

En fait, la bonne gestion de votre société inclut un bon classement de vos documents. Ce dernier vous permet de :

• Limiter les pertes de dossiers.
• Et gagner du temps.

Par ailleurs, ce gain de temps est aussi intéressant que lorsqu’une entreprise utilise un logiciel de comptabilité. Mais à part ces deux avantages, le bon classement des documents de votre société vous permet également de suivre sa gestion, et de mieux préserver son patrimoine.

Classement et rangement : quelles différences ?

Sachez que les termes « ranger » et « classer » sont bien distincts lorsque l’on parle de documents en entreprise. Premièrement, le rangement est le fait d’organiser les dossiers de manière matérielle dans divers outils (classeurs, armoires, etc.). Par contre, le classement est une organisation d’ordre intellectuelle. Pour classer vos documents, vous devez rattacher une méthode ou une action précise pour que chaque document puisse être retrouvé rapidement en cas de besoin.

Ainsi, si votre entreprise se contente de ranger ses dossiers, vous aurez un tas de documents stockés de manière désordonnée dans une armoire, par exemple. Mais ce n’est pas ce qu’on attend d’un classement. En fait, classer c’est un peu archiver, et non stocker. Lorsque vous classez vos documents, vous les stockez par discernement et ordre dans un endroit donné.

Et le classement des dossiers en société assure une gestion structurée et organisée de vos archives.  Ainsi, vous n’aurez plus jamais du mal à retrouver un document précis, même si le besoin est très pressant.

Mais malheureusement, les employés d’une entreprise n’ont généralement pas le temps pour procéder au classement de ses documents. Si tel est votre cas, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée dans ce domaine. Ainsi, vous pourrez continuer à vous focaliser sur vos tâches habituelles tout en ayant des dossiers et archives bien classés.

Classement de documents en entreprise : les bonnes pratiques

Mettez en place une bonne gestion d’archive

Afin de classer efficacement les dossiers de votre société, vous devez mettre en place une bonne gestion de vos archives. Grâce à cela, vous pourrez :

• Instaurer une bonne communication et conservation de vos documents.
• Prendre connaissance des obligations légales en termes d’archivage.
• Bien réfléchir à votre politique d’archivage.
• Conserver vos dossiers de manière durable, tout en pouvant les consulter à tout moment.
• Gérer vos documents en respectant les réglementations et la législation en vigueur.
• Et instaurer un plan de classement selon le cycle de vie des archives.

Réalisez un archivage organisé et régulier

Pour que le classement des documents de votre entreprise soit efficace, nous vous conseillons de ne pas avoir des retards et des arriérés dans leur gestion. En effet, plus les dossiers s’entassent, plus leur classement sera plus complexe. Ainsi, assurez un archivage régulier et bien organisé de vos documents en entreprise.

Vous devez assurer le classement, la conservation et la sécurisation de vos archives au bon moment. Mais pour ce faire, sachez d’abord qu’il existe des archives :

• Courantes.
• Intermédiaires.
• Et définitives.

Mais vous devez également connaître la nature des données à classer pour que ce soit bien organisé. En effet, vous avez :

• Les données sur le fonctionnement et l’organisation de votre société (gestion du personnel, valeurs et données comptables, données des clients ou des fournisseurs, etc.).
• Les preuves et informations administratives nécessaires en cas de contentieux ou de litige.
• Les valeurs et informations à transmettre et à déclarer aux organismes fiscaux ou sociaux.
• Et les informations pour la préservation et la conservation de la mémoire sociale et économique de l’activité de la société.

Élaborez un plan de classement de vos documents

Vous devez instaurer une planification au préalable de votre futur classement pour qu’il soit efficace. Nous tenons à préciser qu’un plan efficace est :

• Fiable : en effet, votre archivage doit vous permettre de retrouver n’importe quel document à tout moment.
• Accessible : grâce à votre méthodologie de classement, vos dossiers doivent être bien accessibles via l’identification possible de chaque document. Votre système d’archivage doit également être facile à consulter, communiqué à toute l’équipe, et compréhensible par tous les salariés.
• Épuré : vos archives ne doivent plus contenir des documents en double ou des éléments inutiles.
• Mis à jour : pour garantir la traçabilité et le traçage des archives de votre société, vous devez toujours les mettre à jour.

Et plus concrètement, votre plan de classement sera efficace si :

• Il est adapté aux besoins et à l’activité de votre société. En effet, vous pouvez adopter :
  • Un classement alphabétique : il s’agit d’une méthodologie pour un fonds documentaire. Vous n’aurez qu’à archiver vos documents en fonction de leur titre.
  • Un classement numérique : si vous avez de gros volumes de dossiers, cette technique sera plus pratique puisque chaque document se verra attribuer un numéro d’identification.
  • Ou un classement thématique : il s’agit de la méthode la plus courante. Vous devrez classer vos documents par rubriques puis par thèmes. Et grâce à cela, vous retrouverez facilement n’importe quel dossier en cas de besoin.
• Il est associé à une formation et une implication de vos salariés. Grâce à cela, vous aurez un gain de temps, une meilleure productivité, et plus d’efficacité sur le long terme.
• Il prévoit un examen approfondi des documents à classer. Cela vous permettra de connaître les tâches nécessaires pour les archiver.
• Et il répond aux besoins spéciaux de votre société. En effet, il faut que votre plan de classement puisse correspondre aux besoins d’usage et d’action de vos employés.

Mettez en place un système d’identification des dossiers à archiver

Afin de bien classer les documents de votre société, vous devez également instaurer un système d’identification efficace et pertinente de vos futures archives. Cette bonne pratique est d’autant plus sollicitée si votre classement dépend d’un tri de documents exploitables (affaires en cours, fichiers permanents, documents administratifs, etc.).

Classement de dossiers en entreprise : à quel moment ?

Plusieurs entreprises se posent cette question afin d’assurer une meilleure gestion de leur archive. Ainsi, nous vous conseillons de procéder à un classement de vos documents tous les jours. En effet, plus vous le réalisez tôt, plus vous profiterez d’une conservation et d’une gestion efficaces et faciles.

Néanmoins, sachez que ce classement au jour le jour ne concerna pas tous vos dossiers. En fait, nous vous conseillons de classer en permanence vos archives courantes. Par contre, ce n’est pas le cas des documents définitifs. En effet, vous n’aurez pas besoin de les consulter à chaque fois. Ainsi, vous pouvez mettre de côté vos archives définitives.

Faire appel à une agence extérieure

Si votre équipe est trop chargée par des tâches quotidiennes relatives à l’activité principale de votre société, vous pouvez solliciter les services d’une agence extérieure d’archivage. Toutefois, ne collaborez qu’avec les entreprises spécialisées dans ce domaine si vous voulez jouir d’un classement efficace et non contradictoire aux normes.

En effet, des agences spéciales peuvent assurer :

• Le classement : grâce à leur expérience, elles peuvent vous proposer une méthodologie de tri adaptée à votre entreprise. Puis, ces agences s’occuperont de l’exécution de ce plan.
• L’archivage : les équipes de l’agence extérieure rangeront efficacement les dossiers bien classés de manière pratique.
• Et la numérisation : il peut s’agir d’un archivage numérique pour que vous puissiez avoir accès à vos documents 7j/7 et 24h/24.