L’importance de la gestion de son temps

La bonne gestion de son temps est un point extrêmement important afin de réussir un projet ou une activité bien déterminée. Cette phrase revient même plusieurs fois, que ce soit d’un collègue de travail ou d’un client. Mais alors, si le temps est très précieux, comment le gérer ? Et de combien de temps devez-vous disposer afin de mener à bien un projet ou une tâche ? Vous allez tout découvrir à travers notre guide.

Pourquoi faut-il bien gérer son temps ?

Comme le dit un dicton très connu : « le temps c’est de l’argent« . Pourtant, nos vies actuelles sont devenues très connectées et remplies. Chaque jour, chaque heure, chaque minute, et voire même chaque seconde est décortiquée, comptée, comptabilisée, etc. Ainsi, une bonne gestion du temps vous permettra de ne jamais perdre le contrôle de votre vie et de votre quotidien.

D’un autre côté, si vous êtes un entrepreneur ou un employé d’une société, vous êtes jugé à l’heure. Et si vous souhaitez fidéliser votre clientèle et construire une bonne réputation, vous devez assurer vos livraisons à temps.

Si vous n’assurez pas une bonne gestion de votre temps, vous serez rattrapé par un agenda très rempli, votre calendrier, ou l’horloge à un moment ou un autre. Et si vous ne satisfaisiez pas vous clients en termes de temps, vous aurez des soucis de facturation. C’est la raison pour laquelle la gestion du temps est fondamentale dans la vie professionnelle.

De manière plus concrète, une bonne maîtrise de votre temps vous permet de :

• Vous libérer de toute forme de stress : si aucune incertitude ne vient vagabonder dans votre esprit à cause du moindre retard, vous serez moins stressé.
• Bénéficier d’un temps libre : si toutes les tâches sont réalisées au moment voulu, vous pouvez avoir du temps libre durant vos journées de travail. Vous pourrez ainsi en profiter pour prendre l’air, souffler un peu, déjeuner calmement, vous former, etc.
• Et être plus productif et plus efficace : sachez qu’une bonne gestion du temps favorise les temps de pause, un travail plus structuré, une vision plus éclairée des échéances et tâches, etc. Et ces avantages sont tous positifs pour votre productivité et votre efficacité au bureau.

Gestion du temps : les principes de base

Afin d’arriver à maîtriser votre temps au sein de l’entreprise, vous devez d’abord connaître et appliquer les principes de base.

Soyez organisé

Sachez que l’organisation est extrêmement importante lorsque l’on travaille. Vous ne serez jamais une personne plus productive et efficace si vous vous acharnez sur plusieurs tâches en même temps. C’est pour cette raison que nous vous conseillons de planifier correctement toutes vos tâches.

Assurez-vous d’abord que votre bureau est rangé de manière logique et ergonomique à vos yeux. Ensuite, planifiez correctement vos tâches.

Fixez-vous des objectifs personnels

La définition d’objectifs concrets est également primordiale pour bien gérer votre temps. En effet, l’existence d’un objectif clair vous permettra d’identifier où vous vous trouvez en ce moment, et quelles tâches vous devez encore effectuer.

Ainsi, nous vous conseillons de fixer des objectifs sur un délai qui vous convient (quotidien, hebdomadaire, mensuel, etc.). Par ailleurs, l’atteinte d’une étape de votre objectif peut engendrer une réelle motivation pour ce qui va suivre.

Définissez vos priorités

En définissant vos priorités, vous gérerez plus efficacement votre temps. Mais cette définition vous permettra également de gérer votre stress. Ainsi, pour ce faire, listez toutes les tâches qui vous attendent pour la journée par exemple. Grâce à cette liste, vous pourrez mettre en valeur :

• Les tâches importantes et urgentes que vous devez réaliser en premier.
• Les tâches non urgentes, mais importantes que vous devrez bien planifier.
• Les activités urgentes et pas trop importantes seront à déléguer.
• Et les activités moins urgentes et peu importantes pourront être réalisées ultérieurement.

Ainsi, vous devez absolument déterminer toutes les tâches à réaliser, analyser leur urgence et importance, agir correctement, et effectuer régulièrement une vérification de votre liste.

Ne procrastinez plus

Sachez que le fait de procrastiner pourrait avoir des impacts négatifs sur votre productivité. Il peut s’agir par exemple du non-respect d’un délai bien déterminé. Mais la remise à plus tard d’une tâche réalisable sur le moment peut également engendrer une démotivation, des tensions, et une frustration. Et au final, vous serez tout le temps stressé.

Ainsi, nous vous conseillons de faire de votre mieux pour vaincre cette mauvaise habitude si vous souhaitez bien maîtriser votre temps.

Sachez refuser s’il le faut

Certaines personnes pensent que le fait de toujours dire « oui » garantit une meilleure productivité. Mais en réalité, le refus de temps en temps constitue une compétence clé que tout le monde n’a pas. En effet, cela vous permettra de vous faire respecter et de vous affirmer. Mais par-dessus tout, le fait de dire « non » quand il le faut vous évitera d’accumuler un grand excès de tâches. En effet, dans certains cas, mieux vaut déléguer ou répartir les tâches.

Concentrez-vous

Il est extrêmement important de savoir se concentrer au cours d’un projet ou d’une tâche bien définie. Cela permettra à votre cerveau d’être en mode « travail », et il s’agit d’une garantie de votre efficacité. Par ailleurs, en vous concentrant, vous vous déconnectez totalement du monde extérieur en vue d’être plus productif.

Ainsi, les projets réalisés avec concentration ne vous feront pas perdre du temps. Ce détail est ainsi primordial pour une bonne gestion de votre temps.

Prenez des pauses

Si votre cerveau ne veut pas se concentrer pendant plusieurs jours, il vous signale que vous devez prendre une petite pause. Et rassurez-vous, le fait de prendre un peu l’air n’est pas contre-productif. Au contraire, les pauses assurent l’oxygénation de votre cerveau, ainsi que la diminution de vos stress.

Gestion du temps : les diverses méthodes applicables

Afin d’assurer la gestion de votre temps, vous pouvez appliquer l’une des méthodes suivantes.

La méthode NERAC

Il s’agit d’une technique qui consiste à noter, estimer, réserver, arbitrer et contrôler. En fait, cette méthode nécessite l’élaboration d’une fiche vous permettant de définir vos priorités. Votre fiche doit contenir les colonnes suivantes :

• Tâche.
• Durée prévue.
• Niveau d’importance.
• Niveau d’urgence.
• Décision.
• Quand réaliser l’activité ?
• Contrôle.

Nous vous conseillons de cocher chaque tâche réalisée afin d’effectuer un suivi efficace. Mais évaluez également les écarts entre vos prévisions et ce qui se passe en réalité afin d’évaluer vos capacités.

La méthode GTD

La technique GTD ou Getting Things Done se base sur 5 activités bien déterminées :

• Une collecte des tâches à réaliser.
• Un traitement de la nécessité d’action pour chaque activité.
• Une organisation via la définition des priorités par ordre d’importance et d’urgence.
• Une révision pour contrôler l’état de l’avancement des projets.
• Et une action corrective selon les conclusions issues de la révision.

La technique Pomodoro

Il s’agit d’une méthode simple qui vous permettra de réaliser avec concentration une tâche donnée pendant 25 minutes. Cette durée équivaut à une session, et vous devez prendre une pause entre chaque session afin d’être plus productif.

La technique Pomodoro vise éviter la contre-production suite à la réalisation trop longue d’une même activité. Et que pour passer à une autre tâche, le cerveau a besoin de se reposer.

Les autres méthodes

Vous pouvez également utiliser diverses autres techniques afin d’assurer une bonne gestion de votre temps (To-do list, Eisenhower, QQOQCCP, etc.). Mais la majorité des méthodes de gestion du temps se focalise sur la planification des tâches, leur réalisation, et leur contrôle régulier.

Gestion du temps : les outils disponibles

Vous pouvez également utiliser des outils pour une meilleure maîtrise de votre temps en toute circonstance.

Les outils traditionnels

Afin de bien gérer votre temps, vous pouvez utiliser un agenda :

• En papier : parfois, le fait d’écrire permet au cerveau de mieux retenir des choses.
• Électronique : vous pouvez l’utiliser individuellement ou collectivement. En effet, vous pouvez partager les données de votre agenda électronique avec toute l’équipe, si besoin. Ce sera ainsi plus pratique en termes de management.

Le logiciel RH

Les besoins en gestion des tâches et du temps sont variables d’une entreprise à une autre. Mais le logiciel RH vous permettra de booster la productivité de tous les salariés, quelle que soit la taille réelle de votre société. En fait, il vous permettra de :

• Gérer tous les plannings horaires.
• Gérer les temps de présence.
• Gérer les congés de vos salariés.
• Calculer les éventuelles heures supplémentaires.
• Suivre la production de vos employés.
• Etc.

En fait, le logiciel est RH est outil très intéressant pour les entrepreneurs. Et vous pouvez y accéder via votre Smartphone ou votre ordinateur. Bien que certaines sociétés trouvent que cet outil est trop intrusif, il contribue à une gestion plus efficace du temps de votre entreprise.