Aménagement de salle de réunion : les conseils à mettre en pratique

L’aménagement d’une salle de réunion est important pour une entreprise. Toutes les décisions de l’entreprise y sont prises. Les employés passent une grande partie de leur horaire de travail en salle de réunion. Le choix des mobiliers et des matériels ne doit pas être pris à la légère. Pour aménager une salle de réunion, quelques conseils sont nécessaires.

Pourquoi l’aménagement de la salle de réunion est-il important ?

Le bon aménagement d’une salle de réunion est essentiel pour toute entreprise. L’objectif consiste à avoir une salle à la fois pratique et confortable. Plusieurs en sont les raisons :

• La salle de réunion est un endroit où les cadres passent plus de temps. Selon les études, ces derniers consacrent 40 % de leurs temps de travail dans une salle de réunion. Cet endroit sert à discuter des décisions que doit prendre la société, trouver des solutions à certains problèmes et prendre de nouvelles stratégies. Tous les points clés de la société proviennent d’une réunion entre ces personnes.
• Lors des séances avec les visiteurs de la société tels que les fournisseurs, les clients, les partenaires financiers, les discussions se font dans une salle de réunion. Une salle bien aménagée représente pour ces personnes une idée du fonctionnement de la société avec laquelle ils vont travailler. Cela permet en même temps de valoriser l’image de la société.
• Dans la plupart des cas, une réunion dure en moyenne une heure. Pour inciter les participants à vouloir rester et à y passer du temps, leur présenter une salle plus que présentable est important.

Comment choisir les mobiliers pour une salle de réunion ?

Divers points sont à prendre en compte pour l’aménagement d’une salle de réunion. Que ce soit des matériels et fournitures de bureau, les lumières et les sons, la décoration de la salle, ils constituent tous des éléments importants.

Le choix de la chaise est primordial. Les participants vont s’y installer pendant toute la durée de la réunion. Pour ce faire, l’idéal est de choisir des chaises qui ne sont pas trop encombrantes et qui n’occupent pas toute la place. Pour se sentir bien, il est conseillé de choisir des chaises ergonomiques si la réunion va durer longtemps. Entre deux chaises, une distance de 50 à 60 cm est nécessaire avec un espacement de 80 cm à 1 m avec le mur. Cela permet à la personne de reculer ou de se tenir debout. Le mieux est de choisir des mobiliers qui sont faciles à déplacer et à aménager.

• La table de réunion

Après les chaises, le choix de la table de réunion est une étape importante. La table se situe souvent au centre de la salle pour permettre à tous les participants de se voir et de s’entendre. La société a le choix entre plusieurs types de tables de réunion dont : une table rectangulaire ou carrée, une table ronde ou ovale, une table en U.

• La table rectangulaire ou carrée : elle est la plus utilisée pour les réunions. Elle est la plus adaptée s’il s’agit de réunion brainstorming ou workshop où le nombre de participants est de 10 au maximum.
• La table ronde : elle sert pour les réunions de direction dont les participants sont au nombre de quatre au maximum
• La table en U : elle est destinée pour les réunions dont le nombre de participants est supérieur à 20 personnes.

Elle se situe au centre de la salle et constitue l’élément central de la pièce

Les tables peuvent être pliantes selon le nombre de participants ou modulables en hauteur et en longueur.

Comment choisir les sons et les lumières ?

À part les mobiliers, le choix de la lumière de la salle de réunion et les sons constituent des éléments à prendre en compte.

Les lumières

Pour une bonne luminosité de la salle, il est conseillé d’opter pour une lumière blanche supérieure à 3000 Kelvin avec des LED. Cela permet d’économiser l’énergie. S’il s’agit de réunion avec une vidéoconférence, les éclairages doivent être installés le plus loin possible de la caméra.

Les sons

Une réunion est un moment où tout le monde se concentre. Pour être plus à l’aise, le mieux est d’installer la salle dans un endroit qui n’est pas trop bruyant, loin d’un atelier utilisant des machines par exemple. Les participants ne doivent entendre en aucun cas entendre les échos des personnes qui parlent et des matériels utilisés (micro, hautparleur). L’utilisation de panneaux acoustiques sur les murs et les plafonds est un moyen de diminuer les échos.

Les autres points importants

D’autres points importants sont à prendre en compte lors de l’aménagement d’une salle de réunion. Ces éléments permettent aux personnes présentes de se sentir bien pendant toute la session.

La température

Pour être à l’aise, la température de la salle doit avoisiner les 20 à 25 °C. L’idéal serait une température de 23 °C. Si ce n’est pas le cas, la société peut opter pour une climatisation ou un système de régulation de l’air.

Les matériels

Avant de préparer une réunion, un des points importants dans l’aménagement est le choix des matériels. Que ce soit l’installation électrique ou les emplacements des matériels, tout doit être étudié. Pour les matériels comme les projecteurs ou les écrans, ils peuvent être installés au mur pour avoir plus d’espace. Ne pas oublier d’installer des branchements électriques indispensables pour plusieurs participants.

Le décor de la salle

Le décor de la salle est essentiel. Cela permet aux participants de se sentir bien et d’avoir une bonne ambiance. En peignant la salle d’une couleur chaude, cela donne plus de persévérance et de dynamisme aux participants. Dans le cas contraire, une couleur blanche est un signe de froideur et de banalité.

Autres conseils d’aménagement selon le type de réunion

Le choix de l’aménagement diffère selon le type de réunion. Avant de tout préparer, il est indispensable de connaitre quel genre de réunion il s’agit.

• Pour une réunion de présentation : deux types de personnes sont présents à savoir le présentateur et les auditeurs. Dans ce contexte, préparer les matériels nécessaires comme un vidéo projecteur et un écran de projection est primordiale. Pour que les auditeurs entendent bien, installer une bonne sonorisation et utiliser un bon éclairage. L’idéal est de 500 lux pour l’éclairage. La sonorisation concerne en même temps le présentateur que les auditeurs qui peuvent poser des questions. Lors d’une réunion de présentation, le nombre de participants est assez élevé. Il faut prendre en compte la ventilation.
• Pour une réunion de brainstorming ou workshop, la créativité de chaque participant est incitée. Ce type de réunion a pour objectif de trouver des solutions à un problème particulier. Pour y parvenir, chaque participant doit disposer d’une table pour pouvoir prendre des notes, d’une chaise confortable et d’un système d’affichage. Une sonorisation de 58 Db maximum est appropriée avec un système de projection innovante.
• Pour une conférence, le nombre de participants est souvent important. Le nombre de chaises doit être assez suffisant pour accueillir tous les participants. Pour un bon aménagement, prévoir des tables avec des tablettes intégrées. Ce type de matériel ne prend pas beaucoup de place.
• Réunion ou conférence : la société a besoin d’installer des chaises avec tablettes intégrées pour ce type de réunion. Les conférences ne demandent pas beaucoup d’espace même si le nombre de participants est important.