Toutes les étapes pour stocker efficacement les archives de votre entreprise

Toutes les entreprises, quelles que soient leur activité et leur taille, doivent sauvegarder et archiver une grande partie de leurs documents. Cela implique les diverses factures, les feuilles d’impôts, les fiches de paies, les bilans annuels, et bien d’autres encore. C’est tout autant une obligation qu’une nécessité. Nonobstant, l’archivage des documents administratifs représente une besogne pénible et assez complexe. D’où la nécessité d’un système de stockage bien organisé des archives. Voici quelques démarches à suivre pour vous aider à mieux stocker les archives de votre entreprise, et ce, de manière très efficace.

Bien archiver ses documents : faire usage de la méthode TCA ?

Pour les non-initiés, il s’agit d’une méthode consistant à « trier », à « classer », et à « archiver » les documents. D’où l’abréviation TCA. Sa visée principale est simple : rendre le repérage plus simple et facile à comprendre. Voici comment faire :

Étape 1 : Trier

Faire le triage des documents demeure la première tâche à effectuer en appliquant la méthode TCA. Pour ce faire, vous devez avant tout réaliser un recensement des familles de documents à traiter. À titre d’information, on compte plusieurs catégories de documents : ceux des clients, ceux des fournisseurs, ceux pour le personnel de l’entreprise, ceux pour l’administration fiscale, et ceux pour la banque et la caisse.

Vous pouvez trier ces documents en prenant comme référence leur durée de conservation légale. Par la même occasion, veillez également à vérifier les doublons et à vous en débarrasser.

Étape 2 : Classer

À ce stade, sachez que 3 méthodes existent pour mieux faire le classement des documents. Cela implique : le classement par ordre alphabétique, le classement par ordre chronologique, et le classement par thématique. Précisons toutefois que l’usage de ces méthodes varie selon la famille des documents à traiter. Si, par exemple, il s’agit des factures (souvent numérotées), le classement chronologique sera de mise. Mais ce sont des documents destinés aux fournisseurs, le mieux est de les classer par ordre alphabétique. En outre, il est également possible de classer ces documents en fonction de leur durée de validité, une méthode efficace en cas de nouveautés. Pour mieux s’en sortir, il est recommandé de mettre au point un système de gestion des archives. Dans ce cas-ci, vous devez instaurer un processus pour l’ajout de tous les documents, et une règle de priorité pour une meilleure traçabilité.

Étape 3 : Archiver

Après avoir effectué le tri des documents, et mis en place une méthode de classement, il ne vous reste plus qu’à passer à l’archivage de ces derniers. Pour ce faire, vous pouvez les placer dans des boîtes d’archives, des classeurs, ou d’autres meubles de rangement. Peu importe votre choix, ce qui compte c’est que vous et vos collaborateurs puissiez les retrouver sans difficulté. Mais dans le cas des documents sensibles et confidentiels, le mieux est de les stocker dans des endroits plus sécurisés.

L’archivage des documents : pourquoi louer un box de stockage professionnel ?

Même avec un garde-meuble, votre bureau est-il toujours en désordre ? La meilleure solution est de faire un self-stockage en faisant recours à un box de stockage professionnel. Sachez que, actuellement, nombreux sont les chefs d’entreprises qui ont décidé d’entreposer leurs archives dans ce type de stockage. C’est une évidence étant donné les avantages offerts par cette offre.

Il faut savoir que louer un box de stockage représente un moyen très pratique pour bien archiver ses documents. Cela permet de gagner plus d’espace et de stocker encore plus d’archives. Le meilleur dans tout cela est le fait que vous pouvez aménager votre box selon vos besoins et vos préférences. Vous avez la possibilité de l’équiper de plusieurs étagères ou des rayonnages afin d’optimiser l’espace.

Sachez aussi que les entreprises possédant des documents sensibles sont les principales cibles des cambrioleurs. D’où la nécessité de l’usage d’un box de stockage. En effet, celui-ci vous offre la possibilité de sécuriser vos documents efficacement. Cette zone de stockage professionnel est équipée de plusieurs dispositifs d’alertes et de sécurité. Cela implique un service de télésurveillance, des détecteurs d’incendie, une alarme anti-intrusion, un bon éclairage, etc.

Faire un self-stockage professionnel désigne également une solution très économique. En effet, la location d’un box de stockage bénéficie d’un amortissement rapide de coût. Et grâce au gain de place qu’il offre, vous allez effectuer une meilleure productivité. Sachez que le loyer mensuel du box comprend toutes les dépenses liées à son utilisation. En louant un box de stockage, vous serez également exempté des taxes foncières. En cas de haute saison, vous avez la possibilité de changer gratuitement de box selon les fluctuations de votre activité.

Bon à savoir : si vous envisagez de louer un box, vous devez avant tout déterminer la taille de l’espace de stockage dont vous avez besoin. Pour mieux estimer la taille du box, il est conseillé de demander un devis à votre prestataire.

Stocker ses documents papier de manière correcte : comment faire ?

Vous devez savoir que : plus le temps passe, plus les documents papier risquent de se dégrader. C’est pourquoi il est très important de savoir bien conserver les archives. Pour mieux stocker correctement ses documents, il faut avant tout prendre en compte l’environnement de stockage. Effectivement, ce dernier doit impérativement disposer des dispositifs d’alarmes (anti-incendie, détecteur de fumée, etc.), d’un bon système de ventilation et d’isolation. En outre, il faudra aussi l’équiper d’un mobilier de rangement (comme une étagère métallique, une armoire, etc.).

Afin de mieux stocker vos documents papier, il convient aussi de bien aménager votre espace de stockage. Pour ce faire, vous devez savoir au préalable les mouvements des documents (ajout, déclassification, destruction…) pour mieux anticiper. Il est également conseillé de mettre les documents en cours de traitement près de l’entrée, et placer les autres au fond. Et afin d’accéder facilement à certaines archives, le mieux est d’établir un rayonnage d’archives avec une allée centrale.

D’autres conseils pour bien stocker les archives de son entreprise

Pour stocker efficacement les archives de votre entreprise, deux options s’offrent à vous : le stockage physique (papiers) ou le stockage virtuel. Mais dans tous les cas, il est toujours impératif que les informations résistent à l’épreuve du temps.

S’il s’agit d’un stockage des archives physiques

Afin de mieux faire le stockage des archives physiques, il faut avant tout connaître les durées légales de conservation de tous les documents. Pour information, s’il s’agit des documents commerciaux, la durée de conservation varie de 2 à 5 ans. Celle des documents comptables est de 10 ans (à partir de la clôture de l’exercice), tandis que celle des documents fiscaux est de 6 ans.

Après cela, vous devez prendre certaines précautions pour mieux conserver vos documents. Dans un premier temps, il faut assurer la qualité et le lieu de stockage. Il s’avère également indispensable d’opter pour des matériels de stockage adaptés à la nature des documents stockés (films, dossiers, cartons, etc.), et qui n’altèrent pas leur intégrité. Cela peut être des étagères, des armoires de rangement, ou encore des conteneurs.

Pour réduire les risques de dégradation des documents, il faudra les conserver dans un endroit à l’abri de l’humidité et de la lumière, et qui a une température de 18 °C, d’où la nécessité d’une bonne ventilation. Si vous faites recours à un rayonnage, veillez à ce que celui-ci ne touche pas le plafond.

En outre, vous devez aussi vous assurer que votre lieu des stockages suit les normes de sécurité : localisation en dehors des zones d’habitation, présence des dispositifs de sécurité (murs et de portes-coupe-feu, alarmes anti-intrusion, détecteurs de fumées, extincteurs, etc.), locaux en pierre, façades en bardage, charpentes en métal, sols en béton. Si ce n’est pas le cas de votre local, le mieux est de faire appel à des professionnels de l’archivage disposant des entrepôts adaptés et hautement sécurisés.

S’il s’agit d’un stockage des archives virtuelles

L’archivage électronique désigne une solution efficace pour mieux partager les informations. En sus, ce dernier permet d’obtenir un énorme gain de temps. Si vous avez décidé de faire confiance à technologie et de stocker des archives virtuellement, sachez qu’il sera indispensable de garantir la conservation des données numériques à long terme, leur sécurité, ainsi que leur fiabilité.

Pour cela, il faut bien choisir son support de stockage numérique. Votre choix varie en fonction de plusieurs paramètres dont : la taille des informations à conserver, la fréquence d’utilisation et de consultation des documents, la vitesse d’accès aux informations, la capacité de stockage du support employé, etc. En outre, sachez qu’il existe plusieurs types de supports de stockage numérique. Il y a les : CD, DVD, Blu-ray, clés USB, cartes SD, ainsi que les cartes micro SD. Mais à cause de leur fragilité et de leur capacité moins importante, ces derniers ne sont pas utilisés par les entreprises.

Parmi ceux que ces dernières ont tendance à employer, on compte : le disque dur HDD ou SDD, les disques réseaux et serveurs NAS, la bande magnétique, le coffre-fort numérique, le FTP (File Transfer Protocol), et le Cloud. Très appréciés, ces supports sont en général fiables, sécurisés, et peu coûteux. Ce qui représente une excellente solution pour la conservation de données stratégiques et volumineuses. Pour plus de sécurité, il est sage d’utiliser deux types de supports différents (au minima) pour les sauvegardes.

Bon à savoir : pour mieux stocker vos données numériques, vous avez à votre disposition deux options : soit vous externalisez cette activité en faisant appel à un prestataire de service spécialisé pour lui confier la gestion de vos archives numériques, soit vous faites recours à des matériels spécialisés pour vous aider à tout numériser vous-même.