Extrait Kbis : définition, utilisations et obtention gratuite

L’extrait Kbis est le document officiel qui prouve l’existence juridique d’une société immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS) : délivré par le greffe, il récapitule son identité et celle de ses dirigeants. Il sert à ouvrir un compte bancaire professionnel, obtenir un prêt, signer un contrat, répondre à un appel d’offres ou louer un local commercial. Le dirigeant d’une société peut le télécharger gratuitement en ligne ; les organismes qui le demandent exigent en général un extrait de moins de 3 mois.

En France, une entreprise s’identifie d’abord par son numéro SIREN (9 chiffres) et chacun de ses établissements par un numéro SIRET (14 chiffres), attribués par l’INSEE. Le Kbis va plus loin : il atteste de l’immatriculation au RCS (registre du commerce et des sociétés) et rassemble les informations juridiques à jour sur l’entreprise. Voici ce qu’il contient, à quoi il sert et comment l’obtenir, gratuitement ou non.

Qu’est-ce qu’un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés. Il est émis par le greffe du tribunal de commerce (ou du tribunal judiciaire statuant commercialement dans certains départements) où l’entreprise est immatriculée. Il reflète la situation de l’entreprise telle qu’elle est inscrite au registre au jour de sa délivrance.

Le Kbis est le seul document qui atteste à la fois :

• que l’entreprise est régulièrement immatriculée ;
• qui a le pouvoir de l’engager (ses représentants légaux) ;
• qu’elle fait ou non l’objet d’une procédure collective en cours (sauvegarde, redressement, liquidation).

À chaque modification inscrite au registre (transfert de siège, changement de dirigeant, augmentation de capital, nouvelle activité), un nouvel extrait reflète la situation mise à jour. Depuis 2023, ces modifications se déclarent en ligne sur le guichet unique des formalités d’entreprises, qui a remplacé les centres de formalités des entreprises (CFE).

Que contient un extrait Kbis ?

Un extrait Kbis mentionne notamment :

• la dénomination sociale et, le cas échéant, le nom commercial et l’enseigne ;
• le numéro SIREN (9 chiffres) suivi de la mention RCS et de la ville du greffe ;
• la date d’immatriculation, et, en cas de transfert, le greffe d’origine et la date du transfert ;
• la forme juridique (SAS, SARL, SA…) et le montant du capital social ;
• l’adresse du siège social et des établissements ;
• la durée de la société et la date de clôture de l’exercice ;
• l’activité exercée et la date de début d’activité ;
• l’identité des dirigeants (gérant, président, administrateurs) et, s’il y en a, des commissaires aux comptes ;
• les éventuelles procédures collectives en cours.

Le document porte le nom du greffier et la date de délivrance. Pour l’identifiant des établissements (SIRET) et le code d’activité attribué par l’INSEE, c’est l’avis de situation au répertoire SIRENE qui fait foi.

Quelles entreprises ont un extrait Kbis ?

Le Kbis concerne les entreprises inscrites au RCS :

• les sociétés commerciales : SARL, EURL, SAS, SASU, SA, SNC ;
• les sociétés civiles : SCI, SCM, SCP ;
• les groupements d’intérêt économique (GIE) ;
• certaines associations exerçant une activité économique et soumises à immatriculation.

Les autres entrepreneurs disposent d’un document équivalent :

Entreprise	Document équivalent
Commerçant en entreprise individuelle, y compris micro-entrepreneur	Extrait K (sans « bis »)
Agent commercial	Extrait d’inscription au RSAC
Artisan, profession libérale, autre micro-entrepreneur	Extrait d’immatriculation au registre national des entreprises (RNE) et avis de situation SIRENE

À quoi sert l’extrait Kbis ?

Il est demandé dès qu’un tiers doit vérifier à qui il a affaire. Voici les usages les plus courants.

Ouvrir un compte bancaire professionnel

C’est l’usage le plus courant. Une société doit disposer d’un compte bancaire à son nom pour encaisser ses ventes, payer ses fournisseurs et verser les salaires. Pour ouvrir ce compte, la banque demande l’extrait du kbis de la société. Ce document lui permet de vérifier que l’entreprise existe bien, que les informations fournies sont exactes et que la personne qui ouvre le compte a le pouvoir d’engager la société.

Au moment de la création, la société n’a pas encore de Kbis : la banque reçoit alors le dépôt du capital social sur un compte bloqué, puis le débloque sur présentation du Kbis, une fois l’immatriculation obtenue.

Signer des contrats avec des clients ou des fournisseurs

Avant de travailler avec une nouvelle entreprise, un client ou un fournisseur peut demander son Kbis. Ce n’est pas une obligation légale pour tous les contrats, mais c’est une précaution courante : le document confirme que le partenaire est bien immatriculé, qu’il n’est pas en liquidation et que la personne qui signe en est bien le représentant légal.

Pour certaines prestations, la vérification est même imposée. Une entreprise qui confie une prestation d’un montant significatif à un sous-traitant doit ainsi s’assurer qu’il est régulièrement immatriculé, dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé ; le Kbis fait partie des justificatifs à recueillir.

Il sert aussi à se renseigner sur un client ou un partenaire : tout le monde peut commander le Kbis d’une autre société. Vérifier qu’un fournisseur est bien immatriculé, qu’il est toujours dirigé par votre interlocuteur et qu’il ne fait pas l’objet d’une procédure collective est un réflexe prudent avant de signer.

Obtenir un prêt ou un financement

Pour accorder un crédit, une banque doit connaître précisément l’emprunteur. Le Kbis fait partie du dossier, avec les bilans et le prévisionnel. Il lui permet de vérifier l’identité de l’entreprise, ses dirigeants et l’absence de procédure collective. Il est aussi demandé pour un crédit-bail, une location longue durée de véhicules ou une demande d’aide publique.

Répondre à un appel d’offres

Dans les marchés publics, l’acheteur doit s’assurer que le candidat retenu est en règle. Le Kbis, ou un document équivalent, fait partie des pièces qui peuvent être exigées au moment de l’attribution du marché. Des acheteurs privés le demandent aussi lors de la sélection de leurs fournisseurs.

Les autres usages du Kbis

L’extrait Kbis est demandé dans de nombreuses autres démarches :

• la signature d’un bail commercial ;
• l’ouverture d’un compte chez un grossiste réservé aux professionnels ;
• la souscription d’assurances professionnelles ;
• l’ouverture d’un abonnement d’énergie ou de télécommunications au nom de la société ;
• les formalités de modification ou de cession de l’entreprise ;
• les démarches auprès de certaines administrations ou ordres professionnels.

À l’inverse, exercer une activité commerciale sans être immatriculé peut être qualifié de travail dissimulé : cette infraction est punie de 3 ans d’emprisonnement et de 45 000 € d’amende pour une personne physique, et jusqu’à 225 000 € pour une personne morale.

Combien de temps un extrait Kbis est-il valable ?

Aucun texte ne fixe de durée de validité. En pratique, banques, administrations et acheteurs publics exigent un extrait de moins de 3 mois, pour être sûrs que les informations sont à jour.

Comment obtenir son Kbis gratuitement ?

Le dirigeant d’une société peut télécharger son Kbis gratuitement, et autant de fois qu’il le souhaite, sur MonIdenum, le service d’identité numérique des greffes des tribunaux de commerce. Il suffit de créer un compte, de vérifier son identité, puis de télécharger l’extrait au format PDF.

La gratuité est réservée aux représentants légaux de la société : gérant de SARL, président de SAS, directeur général, administrateurs selon les cas. Le service vérifie que la personne qui fait la demande figure bien parmi les dirigeants inscrits au registre.

Toute autre personne (un associé non dirigeant, un comptable, un partenaire) doit passer par une commande payante, ou demander au dirigeant de lui transmettre l’extrait.

MonIdenum est une plateforme sécurisée gérée par les greffes des tribunaux de commerce. Les informations qu’elle délivre proviennent directement du RCS : l’extrait obtenu a la même valeur juridique qu’un extrait remis par le greffe.

Étape 1 : créer son compte MonIdenum

1. Rendez-vous sur le site monidenum.fr et lancez la création de votre identité numérique.
2. Renseignez votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone portable, qui servira à recevoir des codes de confirmation.
3. Vérifiez votre identité en fournissant une pièce d’identité valide (carte d’identité, passeport ou titre de séjour), selon la procédure proposée.
4. Choisissez un mot de passe robuste.
5. Rattachez votre compte à votre société, en indiquant son numéro SIREN.

Une fois l’identité validée, le compte est actif. La création est gratuite et le compte peut être fermé à tout moment.

Étape 2 : télécharger l’extrait

1. Connectez-vous à votre espace avec vos identifiants et le code de confirmation reçu.
2. Accédez à la rubrique consacrée aux extraits Kbis de vos entreprises.
3. Cliquez sur le bouton de téléchargement à côté du nom de la société.

L’extrait s’affiche au format PDF : vous pouvez l’enregistrer, l’imprimer ou l’envoyer directement à votre banque ou à votre client. Comme il est gratuit et immédiat, téléchargez un extrait récent à chaque demande plutôt que de réutiliser un ancien document.

Si vous dirigez plusieurs sociétés, toutes celles où vous êtes inscrit comme représentant légal peuvent être rattachées au même compte.

Les autres moyens d’obtenir un Kbis

Moyen	Pour qui	Coût
MonIdenum	Dirigeants de la société	Gratuit
Site Infogreffe	Toute personne, avec le nom ou le SIREN	Payant (quelques euros par extrait)
Greffe du tribunal de commerce	Toute personne, sur place ou par courrier	Payant

Les sites d’information sur les entreprises affichent souvent gratuitement les données du registre. C’est utile pour se renseigner, mais ces fiches ne remplacent pas un extrait Kbis officiel lorsque celui-ci est exigé.

Au moment de la création, le premier extrait est transmis à l’entreprise une fois l’immatriculation validée.

Attention aux sites qui vendent le Kbis trop cher

En tapant « Kbis » dans un moteur de recherche, on tombe facilement sur des sites privés qui proposent de commander l’extrait à votre place. Certains facturent des frais de service élevés ou glissent un abonnement payant dans les conditions de vente. Avant de payer, vérifiez que vous êtes bien sur un service officiel : MonIdenum pour les dirigeants, Infogreffe ou le greffe lui-même pour les autres. Un dirigeant n’a aucune raison de payer pour obtenir le Kbis de sa propre société.

Que faire si votre Kbis comporte une erreur ?

Si une information est inexacte (adresse, dirigeant, capital), le Kbis ne fait que refléter ce qui est inscrit au registre. Il faut donc corriger la source :

• si l’erreur vient de votre déclaration, déposez une formalité de modification sur le guichet unique, avec les justificatifs ;
• si l’erreur vient d’une saisie du greffe, contactez le greffe qui tient votre dossier pour demander une rectification.

Une fois la correction inscrite, téléchargez un nouvel extrait et transmettez-le aux organismes qui avaient reçu l’ancien.

Le Kbis et la confiance de vos clients

Le Kbis rassure vos partenaires lors des démarches officielles. Au quotidien, ce sont d’autres signaux qui inspirent confiance à vos clients : des mentions légales complètes (dénomination, forme juridique, capital, SIREN, adresse du siège), une adresse et un téléphone faciles à trouver. Ces mentions sont d’ailleurs obligatoires sur le site internet d’une entreprise. Si vous n’avez pas encore de site, une création de site vitrine permet de présenter votre activité et ces informations de façon claire et professionnelle.

Questions fréquentes

Un micro-entrepreneur a-t-il un extrait Kbis ?

Non. Le micro-entrepreneur commerçant obtient un extrait K ; les artisans et les professions libérales justifient de leur immatriculation par un extrait du registre national des entreprises et un avis de situation SIRENE.

Quelle différence entre Kbis et extrait K ?

L’extrait Kbis concerne les personnes morales (sociétés, GIE), l’extrait K les commerçants personnes physiques. Les deux sont délivrés par le greffe à partir du RCS.

Quelle différence entre Kbis et numéro SIRET ?

Le numéro SIRET identifie un établissement de l’entreprise auprès de l’INSEE. Le Kbis est un document du greffe qui atteste de l’immatriculation au RCS et détaille la situation juridique de l’entreprise, dont son numéro SIREN.

Le Kbis indique-t-il le code APE ?

Le code APE est attribué par l’INSEE : il figure sur l’avis de situation au répertoire SIRENE. Pour le connaître de façon certaine, consultez cet avis.

Le Kbis téléchargé gratuitement a-t-il une valeur officielle ?

Oui. L’extrait délivré par MonIdenum provient du registre du commerce et des sociétés et a la même valeur qu’un extrait remis par le greffe.

Peut-on obtenir gratuitement le Kbis d’une autre entreprise ?

Non, pas sous forme d’extrait officiel : la commande est payante pour un tiers. Les données publiques de l’entreprise restent toutefois consultables gratuitement en ligne.

Le Kbis est-il obligatoire pour signer un contrat ?

Pas pour tous les contrats. Mais il est très souvent demandé par les banques, les bailleurs, les grands clients et les acheteurs publics, qui veulent s’assurer de l’existence et de la situation de leur partenaire.