Qu’est-ce qu’un appel d’offres ?

Avec l’augmentation de plus en plus de la place occupée par la sous-traitance, les appels d’offres sont également de plus en plus nombreux. Mais en réalité, qu’est-ce qu’un appel d’offres ? Chacun peut avoir sa définition de ce terme, mais nous allons vous donner la signification exacte d’un appel d’offres.

Un appel d’offres : qu’est-ce que c’est ?

Un appel d’offres est une procédure durant laquelle un commanditaire met en concurrence de nombreux soumissionnaires pour la fourniture de services, biens ou équipements, ou pour la réalisation d’une prestation de travaux à gros ou petit œuvre.  En fait, l’appel d’offres vise à l’attribution d’un marché à un prestataire qualifié. Et plusieurs entreprises vont devoir concurrencer pour fournir ce service ou ce produit.

Pour la sélection d’un prestataire qualifié pouvant répondre à vos attentes, vous devez passer par plusieurs étapes. Et lors d’un appel d’offres, vos besoins seront exprimés dans un cahier de charges. Enfin, les entreprises prestataires peuvent jouer avec leur relation ou consulter des sites afin de trouver des appels d’offres.

Au sens strict

Le terme « appel d’offres » concerne le passage des marchés publics dans son sens strict. Il s’agit même d’une obligation légale dans le domaine public. Et à partir d’un certain seuil, les appels d’offres publics doivent obligatoirement être diffusés sur le BOAMP (Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics).

L’appel d’offres : privé ou public

Bien que le marché public soit le plus concerné par les appels d’offres, ils concernent également le marché privé. Toutefois, les appels d’offres publics sont plus réglementés. Et les règles dépendent du pays en question.

D’un autre côté, un appel d’offres privé concerne surtout le marketing B to B, bien qu’il commence à prendre de l’ampleur dans le domaine de l’économie. Nous tenons à préciser que sur le marché privé, aucune réglementation ni législation n’organise le choix des opérateurs sur le marché privé.

Toutefois, les commanditaires privés peuvent se référer à des procédures variables selon la nature du marché (produits, travaux ou services) et la valeur de la commande. 

Appel d’offres : des procédures bien réglementées

Sachez qu’un appel d’offres peut être valable à l’échelle nationale, internationale, ou les deux. Mais cette procédure peut également être locale.

Le cas d’un petit marché

En cas de marché inférieur à 25 000 euros :

• Il y aura une procédure de gré à gré : le commanditaire pourra confier ses demandes à un soumissionnaire déterminé, sans passer par un appel d’offres.
• Aucune publicité n’est obligatoire.
• Toutefois, nous vous recommandons de consulter au moins 3 entreprises avant de réaliser votre choix final.

Le cas d’un plus grand marché

Si votre marché est supérieur à 25 000 euros, vous pouvez réaliser un appel d’offres fermé ou ouvert. Ainsi, vous pouvez procéder à un appel d’offres ouvert ou fermé si votre marché se situe au-dessus des seuils dans le domaine public. Cela concerne notamment :

• Tous les marchés de travaux ayant un montant supérieur à 5 225 000 euros hors taxe.
• Les marchés de fournitures ou de services dotés d’un montant supérieur ou égal à 135 000 euros hors taxe. Ce cas concerne les marchés qui sont passés par un établissement de l’État.
• Et les marchés de services ou de produits avec un montant supérieur ou égal à 209 000 euros hors taxe. Ce dernier cas concerne les marchés passés par les établissements des collectivités territoriales.

L’appel d’offres ouvert

Ce dernier est le plus utilisé par les commanditaires. En effet, un appel d’offres ouvert est une procédure ouverte à tous les opérateurs. Et via cela, vous devrez pouvoir sélectionner l’offre qui est la plus avantageuse d’un point de vue économique. Pour en savoir davantage sur les seuils des marchés publics, veuillez consulter la fiche pratique France Marchés !

L’appel d’offres fermé

Si un appel d’offres n’est ouvert qu’à des opérateurs sélectionnés, il est dit « restreint » ou « fermé ». Dans ce cas, le nombre d’entreprises pouvant présenter leur offre est limité.

Si vous êtes concernés par les mêmes conditions qu’un appel d’offres ouvert, vous êtes libres de choisir la procédure qui vous convient. En effet, les modalités idéales dépendront des caractéristiques et de la nature de vos besoins.

Toutefois, votre appel d’offres doit toujours se référer aux réglementations sur le marché public :

• Le libre accès à la commande.
• La transparence.
• Et l’égalité lors du traitement des entreprises qui candidatent.

Ainsi, avant sa diffusion, votre appel d’offres sera sujet à des contrôles. Il faut que votre commission des marchés approuve le respect des réglementations dans votre cahier de charges.

Les cas particuliers

Votre appel d’offres peut également se dérouler sous la forme d’une procédure négociée sans mise en concurrence ni publicité. Mais cela est uniquement possible dans des situations bien déterminées :

• Des circonstances imprévisibles (risque d’incendie, dangers sanitaires, etc.).
• Des cas urgents.
• La réception d’un seul dossier de candidature.
• Etc.

Appel d’offres : les deux types de procédures possibles

La procédure adaptée

Si vous êtes un acheteur public œuvrant pour un marché avec une valeur inférieure aux seuils, vous pouvez adopter une procédure adaptée. Cette dernière vous permettra alors de choisir vos modalités de sélection et de choix pour votre appel d’offres. Toutefois, vous devez toujours respecter la législation concernant les marchés publics.

La procédure formalisée

Votre passation doit suivre une procédure formalisée si la valeur de votre marché est supérieure ou égale aux valeurs seuils. Ainsi, en vous basant sur des critères objectifs, vous pouvez choisir la meilleure offre. Enfin, vous pouvez également effectuer une négociation des conditions avec les candidats.

Appel d’offres : une procédure dépendante du cahier de charges

Avant de lancer un appel d’offres, vous devez d’abord élaborer votre cahier de charges. En effet, sur ce dernier, les opérateurs pourront trouver :

• Les informations principales sur votre organisme.
• L’objet et les caractéristiques du projet.
• Vos besoins bien détaillés (nature et étendue du service ou du travail à réaliser).
• Le délai de la validité de l’annonce.
• Les conditions de participation.
• Les critères d’attribution de la prestation.
• Et la date limite de dépôt des dossiers de candidature des opérateurs.

Puis, votre appel d’offres doit contenir :

• Un formulaire pour accuser la réception de votre cahier de charges.
• Et bien évidemment, le cahier de charges lui-même.

Enfin, votre cahier de charges doit spécifier vos exigences particulières pour les dossiers de candidature attendus et pris en compte.

Appel d’offres : la création de lots

Tout appel d’offres conduit à une création de lots après la fermeture de réception des dossiers de candidature. Il s’agit d’une création de lots de mise en œuvre en fonction de vos attentes et priorités. Ensuite, vous mettrez en concurrence ces lots, avant que chaque lot ait droit à un contrat bien déterminé chacun.

Appel d’offres : les critères de choix

Un appel d’offres doit toujours aboutir au choix final d’un opérateur suffisamment compétent qui réalisera le travail ou le service pour vous. Ainsi, nous tenons à vous donner les critères de choix afin d’atteindre cet objectif final.

Le tarif

En tant que commanditaire, vous devez évaluer à l’avance un coût approximatif pour les services que vous attendez de votre futur opérateur. Ainsi, vous pouvez prendre en compte ce critère afin de choisir ce dernier. Toutefois, ne vous focalisez pas sur l’offre proposée à un plus bas tarif. Nous vous conseillons de collaborer avec l’opérateur proposant un service à bon rapport qualité-prix.

Les langues

Dans le cahier de charges relatif à votre appel d’offres, vous devez préciser les éventuels besoins d’adaptation des services ou produits selon la langue des utilisateurs ou consommateurs. Il se peut également que vous ayez besoin d’un opérateur multilingue, si c’est nécessaire.

Ainsi, nous vous conseillons de choisir une entreprise capable de satisfaire vos besoins linguistiques.

Les fonctionnalités à offrir

Chaque candidat doit également vous prouver suffisamment qu’il peut assurer vos besoins en fonctionnalités. Ainsi, n’oubliez pas de bien les spécifier dans votre cahier de charges.

L’accompagnement

Choisissez également une entreprise pouvant vous accompagner durant toute la vie des services ou produits, ainsi qu’au cours de leur mise en œuvre. Par-dessus tout, votre opérateur doit disposer de :

• Une capacité adéquate en ressources humaines.
• Un service après-vente satisfaisant et accessible dans votre zone géographique.
• Et un réseau de distribution bien suffisant.

La méthodologie

Nous vous conseillons également de confier les missions à un soumissionnaire qui travaille en respectant les standards méthodologiques et les bonnes pratiques du métier. Toutefois, si ces dernières surpassent vos besoins, vous n’êtes pas obligés d’en prendre compte lors de votre choix.

La technique

Enfin, assurez-vous que les capacités techniques de l’entreprise prestataire sont conformes aux normes et standards techniques. Et il faut que ces deniers soient reconnus sur le marché.

L’appel d’offres : une procédure variable

Si votre appel d’offres n’a pas lieu à l’échelle internationale, il peut se dérouler de manières variables en fonction de votre pays. En effet, les appels d’offres ne sont pas identiques en France, au Canada, aux USA, en Algérie, etc. Les bases restent les mêmes, mais il peut y avoir des différences sur leur réalisation.