Séminaire virtuel : organiser un séminaire 100 % digital

Un séminaire virtuel est un séminaire d’entreprise organisé entièrement en ligne : présentations en visioconférence ou sous forme d’émission filmée, ateliers à distance et activités de team building digitales. Il évite les déplacements et la location de salle, réunit des équipes dispersées et permet de consacrer le budget économisé au contenu. Pour qu’il fonctionne, il demande la même préparation qu’un séminaire classique, souvent avec l’aide d’un prestataire spécialisé.

Les séminaires occupent une place importante dans la vie d’une entreprise. Ces moments qui mêlent réunions de travail et détente renforcent l’esprit d’équipe, la cohésion et la motivation des salariés. Leur organisation pose pourtant de nombreuses questions : déplacer les participants, trouver un lieu adapté, et continuer à faire tourner l’entreprise pendant ce temps. Le séminaire 100 % digital, largement adopté pendant la crise sanitaire, reste une réponse efficace, notamment pour les équipes en télétravail ou réparties sur plusieurs sites.

Comment organiser un séminaire virtuel ?

Se faire accompagner par un spécialiste de l’événement digital

Pour un séminaire, la majorité des sociétés font appel à un organisateur d’événements ou à une agence événementielle. Vous pouvez faire de même pour un séminaire à distance et confier son organisation à Event Success, une entreprise spécialisée dans l’événement digital et l’organisation de séminaires à distance. Plus besoin de salle de réunion : le séminaire se tient sur internet, sous la forme d’un webinaire, c’est-à-dire une conférence diffusée en ligne à laquelle les participants assistent depuis leur ordinateur. Le prestataire vous propose également des activités de team building 100 % digitales.

Choisir le format des présentations

Plusieurs options s’offrent à vous pour les temps de présentation :

• la visioconférence : simple à mettre en place, elle convient aux interventions courtes et aux échanges en petits groupes ;
• l’émission filmée : vous louez un studio, tournez les présentations comme une émission de télévision et pouvez même recevoir des invités, pendant que les participants suivent le direct en ligne ;
• les contenus préenregistrés : courts-métrages, capsules audio ou visuels soignés, diffusés pendant le séminaire ou mis à disposition ensuite.

Prévoir des activités ludiques

Un séminaire virtuel ne se limite pas aux réunions. De nombreuses activités se pratiquent aujourd’hui à distance : escape game virtuel, atelier de cuisine en ligne, quiz en équipes, défis collaboratifs. Vous pouvez aussi organiser une compétition de team building récompensée par un voyage incentive, c’est-à-dire un séjour offert pour motiver et remercier les équipes.

Préparer la technique et le rythme

Quelques règles évitent les écueils les plus fréquents :

• testez la plateforme et la connexion des intervenants avant le jour J ;
• envoyez aux participants le lien, le programme et les consignes plusieurs jours avant ;
• alternez des séquences courtes : l’attention baisse vite derrière un écran ;
• prévoyez des pauses et des temps d’échange en petits groupes ;
• désignez un animateur chargé de faire participer le public (sondages, questions, chat).

Pour les étapes communes à tous les événements (objectifs, budget, rétroplanning), consultez aussi nos conseils pour organiser un événement.

Les avantages d’un séminaire 100 % digital

Le séminaire digital est d’abord l’occasion de proposer quelque chose de différent à vos collaborateurs, une expérience collective inédite pour beaucoup d’entre eux.

Il est aussi plus simple à organiser si vous le confiez à un prestataire. Vous n’avez plus à sélectionner ni à louer une salle, ni à gérer les transports et l’hébergement : il suffit de fixer la date et l’heure. Vous économisez du temps et de l’argent.

Ce temps et ce budget peuvent être réinvestis dans le contenu. Émission filmée, courts-métrages, contenus audio ou visuels de qualité : les formats sont nombreux, laissez parler votre créativité.

Enfin, le séminaire virtuel change des éternels séminaires à l’hôtel tout en atteignant les mêmes objectifs : informer, fédérer et motiver. Vous gardez simplement le choix du chemin pour y parvenir.

Prolonger le séminaire après l’événement

Un événement en ligne laisse des traces utiles : replays, supports, contenus filmés. Mettez-les à disposition des participants et de ceux qui n’ont pas pu se connecter. Ces contenus peuvent nourrir votre plan de formation : nous détaillons les avantages du e-learning dans un article dédié. Certains extraits, comme une intervention de votre dirigeant ou la présentation d’un nouveau service, peuvent aussi enrichir votre site. Si celui-ci ne reflète plus votre activité, une création de site vitrine vous permet de présenter votre entreprise et ses temps forts sous un jour actuel.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un séminaire virtuel ?

C’est un séminaire d’entreprise qui se déroule entièrement en ligne : présentations, ateliers et activités de cohésion se font à distance, via une plateforme de visioconférence ou une diffusion filmée.

Combien de temps doit durer un séminaire digital ?

Mieux vaut des sessions plus courtes qu’en présentiel. Une demi-journée bien rythmée, ou plusieurs sessions réparties sur quelques jours, retient mieux l’attention qu’une journée entière devant un écran.

Quelles activités proposer pendant un séminaire virtuel ?

Escape game virtuel, atelier de cuisine en ligne, quiz en équipes, défis collaboratifs ou émission en direct avec des invités : choisissez des activités qui font interagir les participants plutôt que de les laisser spectateurs.