Comment organiser et garantir la réussite un événement ?

Contrairement à ce que l’on pense, organiser un événement n’est pas une mince affaire. Plusieurs facteurs et éléments sont à prendre en compte, pour garantir la réussite de l’événement et éviter les mauvaises surprises le jour J. Dresser un planning des tâches à accomplir permet d’améliorer l’organisation.

Définir les objectifs

Avant de procéder à la préparation d’un événement quelconque, connaitre la raison pour laquelle il est organisé et les objectifs à atteindre est une priorité. Pour qu’il soit une réussite, les objectifs fixés doivent également être réalistes. Une fois que l’organisateur possède ses réponses, il est plus facile de poursuivre la préparation. Le projet, les décisions à prendre ainsi que toutes les tâches à effectuer en dépendent. En général, cet objectif peut être : partager des informations, améliorer les relations entre les membres d’un groupe ou apporter une formation.

Pour une entreprise, les objectifs d’un événement sont souvent de lancer un produit ou un service, se réunir avec des partenaires financiers, trouver de nouveaux clients ou favoriser l’esprit d’équipe. À partir des informations obtenues, l’organisateur peut planifier l’événement ainsi que toutes les préparations y afférentes.

Définir la cible

Dès qu’une idée de conception d’une manifestation est mise en place, les personnes à cibler sont en quelque sorte connues. Ce choix est déterminant et contribue à la réussite ou non de l’événement. Afin de bien préciser les cibles, il convient de répondre à quelques questions :

• Pour qui organisez-vous l’événement ?
• Est-ce que les cibles se trouvent au sein de l’entreprise ou non ? Si oui, seront-elles accompagnées ?
• S’il s’agit de cibles en externe, qui sont-ils ?
• Comment les contacter et les inciter à venir ?
• Quel est l’objectif par rapport à la cible ?
• À combien est estimé le nombre d’invités ?

Une fois que vous avez répondu à toutes ses questions, il parait plus facile de dresser une liste des personnes attendues. Pour ne pas avoir des surprises, il vaut mieux établir un chiffre qui est plus grand que ce qui a été convenu. Il se peut que des personnes importantes n’y figurent pas encore.

Décider d’une date

La date change en fonction du type d’événement et des personnes ciblées. Elle ne doit pas être identique pour un événement familial, un événement associatif, un événement professionnel ou un événement sportif. Les charges de travail, les tâches à accomplir ne sont pas aussi les mêmes. Pour un événement familial ou sportif, la fin de semaine est la plus appropriée. S’il s’agit d’un événement professionnel, il se déroule souvent pendant les jours de travail. L’idéal serait le mardi, le mercredi et le jeudi. Il ne faut surtout pas réaliser un salon ou une réunion d’affaires le lundi.

Le choix de la date dépend d’une chose très importante : les concurrents. En aucun cas, la date ne devrait être identique à la date d’une manifestation organisée par ces derniers. Ce petit détail est important même si les événements sont totalement différents. À part les concurrents, la date choisie doit coïncider avec une manifestation dont le public cible est également votre cible. Par ailleurs, un événement, pour être réussi, ne peut être organisé durant les vacances. Pendant cette période, le nombre de personnes qui vont y participer sera réduit.

Définir le budget

Dans l’organisation d’un événement, cette étape est la plus difficile. Le budget qu’une entreprise dispose influe sur l’événement qu’elle peut organiser ainsi que la taille de celui-ci. Pour définir les besoins financiers de l’événement, il convient de déterminer les coûts et les dépenses ainsi que les imprévus. Ce dernier point garantit la réussite de la manifestation lorsque l’organisateur doit faire face à des dépenses inattendues.

Si le budget alloué à un événement est déjà défini à l’avance, les dépenses doivent correspondre au montant prévu. Dans certains cas, l’organisateur ne dispose pas des fonds nécessaires. Une solution pour éviter cela consiste à chercher des sponsors ou des partenaires. Cela nécessite évidemment des efforts supplémentaires de la part de tous les responsables.

Parmi les dépenses à prévoir lors d’un événement, les éléments suivants doivent figurer dans la liste :

• La location du lieu ou de la salle
• La sonorisation
• La rémunération des hôtesses ou des animateurs
• Les mobiliers et les équipements
• Les assurances et les autorisations
• Le traiteur s’il y a une restauration

Pour mieux faire, il est plus judicieux d’avoir un document Excel sur lequel enregistrer toutes les dépenses, les coûts et les entrées d’argent s’il y en a. Pour les imprévus, une marge de 15 % du budget total est à prévoir.

Trouver un lieu

Pour être une réussite, le lieu doit convenir au type d’événement. Ainsi, il est indispensable d’accorder une importance particulière à ce détail. Plusieurs critères sont à étudier notamment le type de lieu (en plein air ou en salle), la taille de l’endroit, le nombre de personnes attendues et la location.

Les installations disponibles sur le lieu ont également des impacts. Ici, il est question de cuisine, d’agent de sécurité, de couvert, de tables et de chaises et principalement d’un parking. Ce sont des détails qui garantissent le succès de la manifestation. Si l’événement en question est d’envergure internationale, préférez un endroit proche de l’aéroport.

En ce qui concerne l’emplacement du lieu, un endroit qui n’est pas loin du centre-ville ou qui est proche des moyens de transport convient le mieux. S’il est trop loin, il ne va pas attirer les personnes cibles. Avant de prendre une décision, le mieux est de visiter à l’avance le lieu. Si les invités sont peu nombreux, choisir une salle trop grande n’est pas du tout adapté. Au contraire, une salle trop étroite ne convient pas à de nombreuses personnes.

Analyser les besoins

Les besoins comprennent la logistique et tous les moyens techniques. Ils sont constitués par la sonorisation, les tables et les chaises, les lumières ainsi que tous les autres équipements. Pour les faire parvenir à l’endroit prévu pour la manifestation, un moyen de transport est nécessaire. Ce dernier est également indispensable pour emmener les membres de l’équipe. Dans certains cas, il est aussi nécessaire de prévoir des moyens de transport pour les invités ou les participants.

La préparation se fait généralement trois semaines avant les événements. Pendant cette période, les tâches à effectuer comprennent également la discussion avec le DJ, le traiteur, les animateurs pour parler des besoins de l’entreprise. Il s’agit par exemple des repas à offrir aux invités ou du style de musique à diffuser.

Trouver un canal de communication

L’objectif d’organiser des événements que ce soit dans un espace public ou un lieu privé est d’attirer le plus de monde. Pour y parvenir, adopter les meilleures stratégies de communication est de mise. Plusieurs canaux peuvent être utilisés dont :

• Les réseaux sociaux : c’est la manière la plus simple de partager des informations à des clients cibles. Les réseaux sociaux ne requièrent pas d’important budget et permettent d’atteindre des milliers de personnes en quelques minutes seulement.
• L’E-mailing : ce canal sert à la distribution des invitations aux personnes ciblées.
• Le site web de l’entreprise : cette plateforme sert à diffuser les informations sur la manifestation.
• Les médias : presse, télévision et radio

Partager les responsabilités

La préparation d’un événement ne peut être faite par une seule personne. Elle nécessite un travail d’équipe. Le nombre de personnes nécessaire pour cela dépend de la taille de la manifestation. Pour garantir son efficacité, les responsabilités doivent être partagées entre les membres de l’équipe. Chaque personne accomplit des tâches bien déterminées et connait le calendrier de réalisation de chacune d’elles. Pour que tout se passe bien, choisissez des personnes motivées, dynamiques et déterminées. Si c’est nécessaire et si le budget le permet, faites appel à des équipes supplémentaires.

Un problème au niveau de l’organisation pourra avoir des conséquences négatives sur l’événement et sa réussite. La meilleure solution pour y parvenir est d’utiliser un logiciel de gestion et d’y inclure tous les travaux à réaliser ainsi que les personnes chargées de le faire. En plus des équipes en interne, il y a également les équipes en externe. Ils comprennent les hôtesses, les traiteurs ou encore les animateurs. L’idéal serait de désigner une personne qui s’occupe principalement de cela.

Faire une dernière mise au point avant l’événement

Il s’agit de la dernière étape et la plus importante avant le grand jour. La mise au point est effectuée quelques jours avant l’événement. L’objectif consiste à faire les dernières vérifications pour voir s’il y a des choses qui n’ont pas été faites correctement ou oubliées. Pour que tout se déroule à merveille le jour J, ne pas oublier de vérifier les points suivants :

• La logistique
• L’envoi des invitations
• La salle ou l’espace
• Le traiteur, les animateurs et le DJ
• La sonorisation
• La décoration de la salle
• Le paiement des fournisseurs et des prestataires

Si un détail manque, les rectifications doivent être faites le jour même.

Faire un bilan de l’événement

L’événement est fini après des semaines et des mois d’organisation. La tâche ne s’arrête pas là. Il existe encore une dernière étape à faire. Il s’agit de faire un bilan de l’événement. Ceci est très important dans le sens où l’entreprise doit encore organiser un événement du même genre. Les retours négatifs provenant des participants permettent de connaitre les failles et de s’améliorer.

Pour connaitre l’avis des invités, il est possible de leur proposer de remplir un formulaire d’évaluation. Cela peut être effectué dès la fin de la manifestation ou en ligne quelques jours après la fête. Les réseaux sociaux sont aussi des moyens adaptés pour avoir un meilleur retour. Un bilan sert aussi à connaitre les collaborateurs les plus déterminés et ceux en qui vous pouvez avoir confiance.