Livre de paie et journal de paie pour les entreprises

L’administration des employés est un élément fondamental du bon fonctionnement d’une entreprise. Et la gestion de la paie en est une composante extrêmement importante. Dans la majorité des cas, cet aspect est pris en charge par la direction des RH (ressources humaines) et le service comptable de votre société. Et parmi les documents spécifiques à établir pour la comptabilisation, la gestion et le suivi du salaire de vos employés, le livre de paie et le journal de paie sont à privilégier.

Qu’est-ce qu’un journal de paie ?

Au sein d’une entreprise, le journal de paie est un document comptable nécessaire pour enregistrer tous les mouvements financiers liés à la paie de vos employés. Tout comme le journal de banque, le journal des ventes, et celui des achats, le journal de paie est un « auxiliaire« .

Ce document comprend plusieurs informations, à savoir :

• Le numéro de pièce.
• La date de l’opération.
• Le numéro et le libellé de compte.
• Et le montant et le libellé de l’écriture.

Nous tenons à préciser qu’un journal de paie présente ces informations suivant leur ordre chronologique. Ainsi, pour être plus précis, ce document contient des informations relatives aux salaires, aux taxes sur les salaires, aux traitements, aux avantages, etc. Et bien que le journal de paie ne soit pas obligatoire au sein d’une entreprise, il vous permet de :

• Diminuer les erreurs de saisie.
• Gagner du temps pour la consignation de données dans votre grand livre.
• Et diviser vos catégories de main d’œuvre.

Qu’est-ce qu’un livre de paie ?

D’un autre côté, nous avons le livre de paie. Il s’agit d’un document spécifique reprenant des informations figurant sur les bulletins de paie de vos employés. Mais cette fois-ci, elles seront sur un registre spécial ou un support informatique. Et les informations des bulletins de paie peuvent être paraphées et cotées sur votre livre de paie.

Nous tenons également à préciser que vous pouvez établir un livre de paie :

• Récapitulatif : dans ce cas, vous ne reprendrez que les lignes les plus importantes des bulletins de salaires de vos salariés.
• Ou détaillé : ce type de livre de paie reprend exhaustivement toutes les données inscrites sur vos bulletins de paie.

Cependant, si les bulletins de paie sont obligatoires, ce n’est pas le cas du livre de paie. Cette absence d’obligation a commencé depuis la loi du 2 juillet 1998. Quoi qu’il en soit, vous devez conserver une seconde version des bulletins de salaire de vos employés pour une durée de 5 ans.

Le bulletin de paie

Nous tenons à vous donner la signification et les contenus de ce document pour que vous puissiez mieux comprendre ce qu’est un livre de paie. En fait, le bulletin de paie assure la matérialisation de votre relation avec chaque salarié. Il est soumis à des réglementations du Code de travail. Et sachez que vous devez remettre ces bulletins de paie à vos employés selon une période prédéfinie.

Ainsi, dans chaque bulletin de paie, il doit y avoir :

• Des informations sur le salarié concerné.
• Des informations sur l’employeur ou l’entreprise.
• Le code APE ou le code NAF.
• Son salaire exact.
• La technique de calcul du montant de cette rémunération.
• La date de paiement de ce salaire.
• Les congés payés (dates, etc.).
• Etc.

Ainsi, ce document assure une certaine transparence envers vos employés. Ces derniers pourront connaître leur salaire de base, la totalité de leur rémunération finale, et les prélèvements sociaux appliqués à leur salaire.

Enfin, nous tenons à préciser que les prélèvements sociaux obligatoires pour chaque employé sont :

• Les cotisations pour la retraite.
• L’Assedic (association pour l’emploi dans l’industrie et le commerce).
• Et les cotisations salariales auprès de l’Urssaf (unions de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocations familiales).

Les 3 parties d’un journal de paie

Sachez que vous devez rédiger vos écritures de paie dans votre journal de paie. Et généralement, elles se divisent en 3 parties bien distinctes. Nous allons vous les détailler pour vous aider à mieux comprendre le contenu d’un journal de paie.

La comptabilisation du salaire net

Dans cette partie, vous pouvez détailler les charges ou simplifier le contenu.

Comptabilisation facilitée

Dans ce cas, vous devrez uniquement créditer le compte « Personne – Rémunérations dues » (421) et débiter le compte « Rémunération du personnel » (641). Enfin, vous pourrez déterminer le montant de la rémunération nette de votre salarié en consultant le salaire inscrit dans le premier compte.

Comptabilisation détaillée

Pour effectuer ce type de comptabilisation, vous devrez débiter de nombreux comptes :

• « Salaire de personnel – Primes et gratifications » (6413).
• « Salaire de personnel – Congés payés » (6412).
• « Salaire de personnel – Appointements et salaires » (6411).
• Etc.

Puis, vous allez devoir créditer le compte « Personne – Salaire dû« .

Nous tenons à préciser que les bulletins de paie doivent montrer la rémunération nette de chaque salarié tout en bas. Par ailleurs, si vous utilisez un logiciel pour établir ce document de comptabilité, ce salaire net est mis en gras et encadré, en plus de contenir la mention « net à payer ».

La comptabilisation des charges patronales

Cette partie d’un journal de paie se divise encore en deux parties. Mais sachez tout de même que l’architecture de cette partie est bien réglementée. Et vous devez bien équilibrer les écritures.

Les cotisations patronales Urssaf

Afin de comptabiliser ces cotisations, vous devez :

• Débiter le compte « Cotisations à l’Urssaf » (6451).
• Puis créditer le compte « Sécurité Sociale » (431).

Veillez bien à l’égalité des deux montants inscrits sur ces deux comptes de comptabilité.

Les autres cotisations patronales

À part l’Urssaf, vous devez également :

• Débiter le compte « Cotisations aux Assedic » (6454).
• Avant de créditer le compte « Assedic » (4374).

Les 2 montants doivent également être identiques.

La comptabilisation des charges salariales

Vous devez également comptabiliser les charges salariales, à part la rémunération nette et les charges patronales. Dans cette partie, vous devez également créditer de nombreux comptes dans la majorité des cas. Créditez les comptes :

• « Caisse de retraite » : 4373.
• « Sécurité Sociale » : 431.
• « Prélèvement à la source » : 4421.
• « Mutuelles » : 4372.
• Et « Autres organismes sociaux » : 4378.

Enfin, vous pouvez effectuer des subdivisions si elles n’altèrent pas l’équilibre de l’architecture de ces divers comptes comptables.

La fusion de ces 3 écritures de paie

Sachez que vous pouvez également fusionner ces 3 parties de comptabilisation. Cela vous permettra d’avoir un journal de paie plus facile à lire et à comprendre. Mais cette fusion vous permettra également d’avoir rapidement le salaire brut de vos employés (rémunération nette + charges patronales + charges salariales).

Écritures de paie : le contrôle

Le contrôle du contenu de votre journal de paie peut être réalisé en deux étapes :

• Après chaque règlement, vérifiez que tous les comptes sont à zéro (organismes sociaux et personnels).
• Puis, comparez les salaires versés dans les comptes 641 avec ceux inscrits dans vos bulletins de paie ou vos livres de paie.

Sachez que vous devez absolument effectuer ce contrôle pour vous assurer qu’il n’y a aucun écart.

L’établissement d’un journal de paie via un logiciel comptable

Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel comptable pour faciliter la gestion des salaires de vos employés. Grâce à un tel logiciel, vous pourrez :

• Créer automatiquement des écritures de paie, ce qui sera un gain de temps très considérable.
• Et importer directement les informations pour votre journal de paie. Il n’y aura ainsi aucune erreur de saisie.

Toutefois, n’oubliez pas de préciser la période de vos bordereaux pour mieux réviser vos virements à la fin de chaque exercice.