Livre de paie et journal de paie : définitions et écritures

Le livre de paie est un registre qui récapitule, salarié par salarié et mois par mois, les informations des bulletins de paie ; le journal de paie est un journal comptable qui enregistre les écritures liées aux salaires et aux cotisations. Ni l’un ni l’autre n’est aujourd’hui obligatoire, mais tous deux restent très utilisés : le premier pour le suivi social, le second pour la comptabilité. L’obligation qui demeure est de conserver le double des bulletins de paie pendant 5 ans.

La gestion de la paie est partagée, dans la plupart des entreprises, entre les ressources humaines et le service comptable, ou confiée à un cabinet. Ce guide explique à quoi servent le livre de paie et le journal de paie, ce que contient un bulletin de paie et comment passer les écritures de paie en comptabilité.

Qu’est-ce qu’un livre de paie ?

Le livre de paie reprend les informations figurant sur les bulletins de paie des salariés, sur un registre ou, le plus souvent aujourd’hui, sous forme informatique. Il peut être :

• récapitulatif : il ne reprend que les lignes principales de chaque bulletin (salaire brut, cotisations, net à payer) ;
• détaillé : il reprend l’intégralité des rubriques de chaque bulletin.

Longtemps obligatoire, coté et paraphé, le livre de paie ne l’est plus. Il reste pourtant un outil pratique : il permet de contrôler la cohérence de la paie d’un mois sur l’autre, de répondre à une demande d’un salarié ou d’un contrôleur, et de préparer les écritures comptables. Les logiciels de paie le produisent automatiquement, sous forme de journal ou de livre de paie mensuel et annuel.

La véritable obligation légale porte sur les bulletins eux-mêmes : l’employeur doit conserver un double des bulletins de paie, ou les conserver sous forme électronique, pendant 5 ans.

Qu’est-ce qu’un journal de paie ?

En comptabilité, un journal est un registre où les opérations sont enregistrées dans l’ordre chronologique. À côté du journal des achats, du journal des ventes et du journal de banque, le journal de paie est un journal auxiliaire : il regroupe toutes les écritures liées aux salaires (rémunérations, cotisations, prélèvement à la source, avantages). Chaque écriture comporte :

• un numéro de pièce ;
• la date de l’opération ;
• les numéros et intitulés des comptes mouvementés ;
• le libellé et le montant de l’écriture.

Le journal de paie n’est pas imposé par la loi, mais il présente trois avantages : moins d’erreurs de saisie, un report plus rapide vers le grand livre, et une ventilation claire des charges de personnel par catégorie ou par service.

Livre de paie et journal de paie : les différences

Le bulletin de paie, la source des deux documents

Le bulletin de paie matérialise la relation entre l’employeur et le salarié. Il est encadré par le Code du travail et remis à chaque versement du salaire, sur papier ou, sauf opposition du salarié, sous forme électronique. Il comporte notamment :

• l’identité de l’employeur (dénomination, adresse, numéro SIRET, code APE) et la convention collective applicable ;
• l’identité du salarié, son emploi et sa classification ;
• la période et le nombre d’heures de travail ;
• le salaire brut et le détail de son calcul ;
• les cotisations et contributions sociales, salariales et patronales ;
• le montant net social, le net à payer avant impôt, le prélèvement à la source et le net payé ;
• la date de paiement et les congés payés.

Les cotisations prélevées financent principalement la Sécurité sociale (maladie, vieillesse, famille), la retraite complémentaire et l’assurance chômage. Les cotisations d’assurance chômage, autrefois versées aux Assedic, sont aujourd’hui recouvrées par l’Urssaf. Le total des charges de personnel constitue la masse salariale, un indicateur clé de la gestion de l’entreprise.

Les écritures du journal de paie

Les écritures de paie utilisent les comptes du plan comptable général. Elles se décomposent en trois temps.

1. La comptabilisation de la rémunération

Le salaire brut est porté en charge au débit du compte 641 « Rémunérations du personnel », ou de ses sous-comptes si vous souhaitez un suivi détaillé :

• 6411 « Salaires, appointements » ;
• 6412 « Congés payés » ;
• 6413 « Primes et gratifications » ;
• 6414 « Indemnités et avantages divers ».

En contrepartie, le compte 421 « Personnel – Rémunérations dues » est crédité du net à payer, et les comptes d’organismes sont crédités des cotisations salariales retenues sur le brut.

2. La comptabilisation des cotisations salariales

Les cotisations retenues sur le salaire sont créditées sur les comptes des organismes qui les recouvrent :

• 431 « Sécurité sociale » (Urssaf) ;
• 4372 « Mutuelles » ;
• 4373 « Caisses de retraite et de prévoyance » ;
• 4378 « Autres organismes sociaux » ;
• 4421 « Prélèvements à la source (impôt sur le revenu) ».

3. La comptabilisation des charges patronales

Les cotisations à la charge de l’employeur sont débitées sur les comptes de charges 645 « Charges de sécurité sociale et de prévoyance » : 6451 « Cotisations à l’Urssaf », 6452 « Cotisations aux mutuelles », 6453 « Cotisations aux caisses de retraite », 6454 « Cotisations aux organismes d’assurance chômage ». En contrepartie, les mêmes comptes d’organismes (431, 437) sont crédités.

Chaque écriture doit être équilibrée : le total des débits égale le total des crédits. Beaucoup d’entreprises regroupent les trois écritures en une seule écriture mensuelle de paie, plus lisible.

Le paiement

Au versement des salaires, le compte 421 est débité par le crédit du compte de banque (512). Au paiement des cotisations, les comptes 431, 437 et 4421 sont débités par le crédit de la banque.

Contrôler les écritures de paie

Deux contrôles simples évitent la plupart des erreurs :

1. Vérifier que les comptes de tiers sont soldés après chaque paiement : le compte 421 doit revenir à zéro après le virement des salaires, les comptes d’organismes après le paiement des cotisations.
2. Rapprocher le compte 641 du livre de paie : le total des salaires bruts comptabilisés doit correspondre au total des bulletins de la période.

Un écart révèle une erreur de saisie, une régularisation oubliée ou un acompte mal enregistré. Ces données se retrouvent ensuite dans le fichier des écritures comptables que l’entreprise doit pouvoir fournir en cas de contrôle fiscal.

Automatiser avec un logiciel de paie

Un logiciel de paie calcule les bulletins, établit la déclaration sociale nominative (DSN) transmise chaque mois aux organismes, produit le livre et le journal de paie, puis génère les écritures comptables à importer dans le logiciel de comptabilité. Vous gagnez du temps et supprimez les erreurs de ressaisie. Pensez à indiquer clairement la période de chaque export, pour faciliter la révision des comptes à la clôture de l’exercice.

Les petites entreprises confient souvent la paie à leur expert-comptable ou à un gestionnaire de paie indépendant. Si vous proposez vous-même ce type de service, une création de site vitrine bien référencée vous aide à être trouvé par les dirigeants de TPE qui cherchent un prestataire près de chez eux.

Questions fréquentes

Le livre de paie est-il obligatoire ?

Non. Le livre de paie n’est plus obligatoire. L’employeur doit en revanche conserver un double des bulletins de paie, papier ou électronique, pendant 5 ans. Le salarié, lui, a intérêt à garder ses bulletins jusqu’à la liquidation de sa retraite.

Quelle est la différence entre livre de paie et journal de paie ?

Le livre de paie est un document social qui reprend les bulletins de paie, salarié par salarié. Le journal de paie est un document comptable qui enregistre les écritures de paie, compte par compte.

Quels comptes utiliser pour les écritures de paie ?

Principalement le compte 641 pour les salaires bruts, 645 pour les charges patronales, 421 pour le net dû aux salariés, 431 et 437 pour les organismes sociaux et 4421 pour le prélèvement à la source.