Conservation des documents d’une entreprise fermée : durées

Une entreprise fermée doit continuer à conserver ses documents pendant les durées légales, qui courent souvent au-delà de la cessation d’activité : 10 ans pour les livres et pièces comptables, 6 ans pour les documents fiscaux, 5 ans pour la plupart des documents commerciaux, sociaux et juridiques. Ces archives servent de preuve en cas de contrôle fiscal ou URSSAF, de litige avec un client, un fournisseur ou un ancien salarié. Les détruire trop tôt expose à des sanctions et à des redressements.

Dissoudre une société ou fermer une entreprise individuelle ne met pas fin aux obligations d’archivage. Voici, document par document, les durées de conservation à respecter, qui doit conserver les archives après la fermeture et comment les détruire une fois les délais expirés.

Pourquoi conserver les documents d’une entreprise fermée ?

Les archives d’une entreprise servent de preuve. Après la fermeture, elles restent indispensables pour :

• répondre à un contrôle de l’administration fiscale, de l’URSSAF ou de l’inspection du travail, qui peut porter sur les années précédant la fermeture ;
• se défendre en cas de litige avec un client, un fournisseur ou un ancien salarié, tant que le délai de prescription n’est pas écoulé ;
• justifier des droits de l’ancien dirigeant (retraite, liquidation des comptes) ;
• répondre aux demandes d’anciens salariés (attestations, bulletins de paie).

Un archivage bien organisé dès la vie de l’entreprise facilite tout : notre article sur le plan de classement explique comment structurer ses documents.

Tableau des durées de conservation des documents d’entreprise

Les délais ci-dessous courent en général à partir de la date du document, de la clôture de l’exercice ou de la fin du contrat, selon les cas.

Les documents relatifs au personnel

Ces durées sont des minimums légaux. Pour un ancien salarié, certains documents restent utiles bien plus longtemps, notamment pour la reconstitution de carrière : beaucoup d’entreprises conservent donc les données de paie au-delà de 5 ans, ou remettent systématiquement les documents aux salariés.

Le cas des données personnelles

Les données personnelles ne peuvent pas être conservées indéfiniment. La CNIL recommande par exemple de ne pas garder plus de 2 ans les dossiers des candidats non retenus, sauf accord de leur part. Après la fermeture, ne conservez que ce que les obligations légales imposent, puis supprimez le reste.

Qui conserve les archives après la fermeture ?

• En cas de dissolution et de liquidation amiable, le liquidateur organise la conservation des archives. Il est conseillé de désigner nommément, dans le procès-verbal de clôture, la personne qui les garde et le lieu où elles sont conservées.
• En cas de liquidation judiciaire, le liquidateur judiciaire prend en charge les documents nécessaires à la procédure ; l’ancien dirigeant doit coopérer et conserver ce qui lui revient.
• Pour une entreprise individuelle, c’est l’entrepreneur lui-même qui garde ses archives. Notre guide pour fermer une micro-entreprise rappelle les autres étapes de la cessation.

Les archives peuvent être conservées sous forme papier ou électronique. La version numérique doit garantir l’intégrité et la lisibilité des documents pendant toute la durée de conservation ; des règles précises encadrent la numérisation des factures papier.

Les sanctions en cas de non-conservation

L’absence de documents lors d’un contrôle fiscal est sanctionnée par une amende prévue par l’article 1734 du Code général des impôts. Surtout, l’administration peut alors rectifier les bases d’imposition sans pouvoir être contredite par des pièces, ce qui coûte souvent bien plus cher que l’amende. En cas de fraude, d’activité occulte ou de travail dissimulé, le délai de reprise de l’administration est allongé jusqu’à 10 ans : conservez vos documents en conséquence.

Que faire des documents une fois les délais expirés ?

Une fois les durées de conservation dépassées, les documents peuvent être détruits. Procédez de façon sécurisée, surtout pour les documents contenant des données personnelles ou bancaires :

• recourez à un prestataire de destruction qui remet un certificat de destruction ;
• effacez de manière irréversible les fichiers numériques et les sauvegardes ;
• organisez une destruction annuelle selon un calendrier, plutôt que de tout garder « au cas où ».

Fermer une entreprise, et après ?

Une page se tourne, mais votre présence en ligne demeure : un site d’entreprise fermée qui reste en ligne avec d’anciennes coordonnées peut induire les visiteurs en erreur. Pensez à le fermer ou à le mettre à jour. Et si vous lancez un nouveau projet, une création de site vitrine vous permet de repartir sur une base claire.

Questions fréquentes

Combien de temps garder les factures après la fermeture de l’entreprise ?

10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné au titre du Code de commerce, ce qui couvre aussi le délai fiscal de 6 ans.

Combien de temps garder les bulletins de paie ?

L’employeur doit conserver le double des bulletins de paie pendant 5 ans. Le salarié, lui, a intérêt à les garder jusqu’à la liquidation de sa retraite.

Faut-il conserver les documents sur papier ?

Non. Un archivage électronique est possible, à condition de garantir l’intégrité, la lisibilité et la traçabilité des documents pendant toute la durée de conservation.