La conservation des documents d’une entreprise fermée

Une entreprise ou un entrepreneur se doit de conserver les archives de son activité pendant une durée minimale, et ce, même après la cessation de son activité. La durée de conservation des documents dépend de la nature des documents. Il faut savoir que des contrôles administratifs et fiscaux peuvent survenir à tout moment, il est donc important d’être en possession d’éléments de preuve en cas de contentieux.

Pourquoi faut-il garder les papiers d’une entreprise fermée ?

Il est nécessaire de conserver les documents essentiels de l’activité de l’entreprise, que ce soit pendant sa vie sociale ou après sa fermeture. Archiver les documents est un moyen de disposer en permanence des informations sur son activité et assure la bonne gestion au quotidien.

L’ensemble de ces documents peuvent servir d’élément de preuve sur l’existence des droits et des obligations ou témoigner de certaines activités. Les archives peuvent aussi servir de garantie en cas de litige avec un client ou un fournisseur. Les archives permettent aussi de conserver l’historique et les données clés de l’activité de l’entreprise pour garantir une protection en cas de contentieux. Dans une situation où il y a une vérification ou contrôle de l’administration (inspection du travail, service des impôts, URSSAF), ces documents serviront de preuve.

La durée de conservation des documents d’une entreprise fermée

Documents civils et commerciaux

La durée de conservation des documents est de 5 ans pour les documents suivants : les contrats conclus lors d’une relation commerciale, les documents établis pour le transport de marchandises et les documents bancaires.

D’après l’article 16 du règlement européen n° 2913/92 du conseil du 12 octobre 1992, les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Quant aux polices d’assurance, la durée minimale de conservation est de 2 ans à partir de la résiliation du contrat. (Article L.114-1 du code des assurances)

Les autres documents tels que la facture client ou fournisseur, les bons de commande ou les bons de livraison doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents des ressources humaines

Au sein d’une entreprise, les documents des ressources humaines sont très importants, et une bonne gestion de ces documents est indispensable pour mener les activités de la société sereinement.

La durée de conservation des documents des ressources humaines est de 5 ans pour les documents suivants : les bulletins de paye, le registre unique du personnel, les contrats de travail, primes indemnités, soldes tout compte, informations relatives aux accidents du travail, les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régime de retraite, la mise en demeure de l’inspection de travail et contrôle du CHST.

Les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur le salaire, la comptabilisation des jours de travail est quant à eux conservée pendant 3 ans.

Documents et pièces comptables

La durée de conservation est de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice pour les documents suivants : les livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…) ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison, de réception, facture client et fournisseur).

Documents fiscaux

Selon l’article L102B du livre des procédures fiscales, il est stipulé que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant 6 ans ».

Cette durée de conservation de 6 ans est appliquée pour les documents suivants : les impôts sur le revenu impôts sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux, les bénéfices non commerciaux et bénéfices agricoles en régime réel, les impôts directs locaux, les cotisations foncières des entreprises, la valeur ajoutée des entreprises, les taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…), etc.

Certains délais peuvent être allongés à 10 ans en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, etc.

Documents sociaux

La durée de conservation des documents relatifs au compte annuel est de 10 ans. Quant aux convocations, feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapport des commissaires aux comptes, ils doivent être conservés pendant 3 ans.

Les statuts de la société, d’un GIE, ou d’une association doivent être gardés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS).

Les traités de fusion et tout acte lié au fonctionnement de l’entreprise doivent être conservés pendant 5 ans.

Les sanctions en cas de non-conservation des papiers de l’entreprise

Selon l’article 1734 du code général des impôts, la non-conservation, la destruction avant les délais prescrits, le refus de communiquer entraîne une amende de 10 000 € applicable sur chaque demande dès lors si les renseignements demandés ne sont pas communiqués.

Une amende s’élevant à 1 500 € est aussi applicable pour chaque document, sans que le total des amendes ne dépasse pas 50 000 €, en cas d’opposition à la prise de copie mentionnée à l’article L. 13F du livre des procédures fiscales.

Peut-on conserver les données des candidats après la fermeture de son entreprise ?

Les données personnelles des candidats non retenus lors d’un entretien d’embauche peuvent être conservées pendant 2 ans au maximum tout au plus sauf si le candidat concerné en demande l’effacement. Ce délai est recommandé par la CNIL, elle stipule aussi que les informations demandées au candidat ont pour finalité d’apprécier sa capacité à occuper l’emploi proposé. Ces informations doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles du candidat.

Que faire des documents de l’entreprise à jeter ?

Il est désormais possible d’externaliser l’archivage des documents périmés ou bien les conserver dans un fichier électronique dédié. Au-delà de la durée légale de conservation des documents, les documents peuvent être détruits. Pour ce faire, il faut contacter une entreprise spécialisée dans la destruction de documents périmés. Ils procèdent d’une manière sécurisée et avec une démarche écoresponsable. Pour une meilleure organisation avec un suivi du flux des documents, il est préférable de recourir à la destruction des documents au moins une fois par an.