Intranet : définition, utilité et mise en place en entreprise

Un intranet est un réseau privé, réservé aux salariés d’une entreprise, qui fonctionne avec les mêmes technologies qu’internet : c’est en quelque sorte le site web interne de la société. Il centralise l’information, les documents et les démarches du quotidien (congés, notes de frais, annuaire), et facilite la communication interne quelle que soit la taille de l’entreprise. Voici sa définition précise, ses usages et la méthode pour le mettre en place.

Intranet : définition

Le mot intranet associe « intra » (à l’intérieur) et « net » (réseau). Il désigne un réseau informatique propre à une organisation, accessible uniquement à ses membres : dirigeants, managers et salariés de tous les services. Le grand public n’y a pas accès.

Concrètement, l’intranet prend la forme d’un portail consultable dans un navigateur, après identification. Il peut être hébergé sur un serveur de l’entreprise ou, de plus en plus souvent, chez un prestataire en mode cloud. Toutes les informations utiles y sont rassemblées pour être consultées à tout moment par les personnes autorisées.

Internet, intranet, extranet : quelle différence ?

L’extranet prolonge souvent l’intranet : il ouvre une partie des informations à des personnes extérieures, avec des droits limités.

Pourquoi avoir un intranet dans une entreprise ?

Améliorer la communication interne

L’intranet centralise toutes les communications, qu’elles descendent de la direction ou circulent entre services. Chaque salarié reçoit la même information au même moment, ce qui limite les rumeurs, les malentendus et les oublis. Les outils d’agenda partagé intégrés à de nombreux intranets permettent aussi d’organiser une réunion sans appeler chaque participant pour connaître ses disponibilités.

Impliquer et motiver les équipes

Un salarié bien informé comprend mieux les décisions et se sent davantage partie prenante. En donnant à chacun un accès simple aux informations et aux outils dont il a besoin, l’intranet améliore les conditions de travail. Son effet réel sur l’engagement dépend toutefois de son contenu et de son animation : un intranet jamais mis à jour ne motive personne.

Rester accessible à distance

Un intranet moderne est consultable depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, y compris en déplacement, sur le terrain ou en télétravail, à condition d’être hébergé dans le cloud ou accessible via une connexion sécurisée (VPN, c’est-à-dire un tunnel chiffré vers le réseau de l’entreprise). Les informations publiées sont disponibles immédiatement, à toute heure.

Créer un réseau social d’entreprise

Beaucoup d’intranets intègrent des fonctions sociales : commentaires, partages, réactions, fils de discussion par équipe ou par projet. Les salariés interagissent avec les annonces de la direction et se sentent plus concernés par la vie de l’entreprise. Pour les nouvelles recrues, c’est un moyen rapide de repérer les interlocuteurs et de s’intégrer. Les petits événements de la vie d’équipe (arrivées, anniversaires, naissances) y trouvent aussi leur place et entretiennent la convivialité.

Sécuriser l’accès à l’information

L’accès est réservé aux utilisateurs identifiés, avec un mot de passe et, de préférence, une double authentification (un code envoyé sur le téléphone en plus du mot de passe). Les droits peuvent être réglés finement : certaines rubriques ne sont visibles que par la direction ou par un service. La sécurité réelle dépend de la configuration, des mises à jour et de la politique de mots de passe, qu’il faut définir dès le départ.

Gagner du temps et réduire les coûts

Retrouver un document, une procédure ou un contact prend quelques secondes au lieu de plusieurs échanges d’e-mails. Les formulaires papier disparaissent au profit de demandes en ligne validées par le responsable concerné. Moins d’impressions, c’est aussi moins de dépenses de papier, d’encre et de fournitures.

Quels services trouve-t-on sur un intranet ? Exemples

Un intranet d’entreprise sert à la fois les salariés, les services administratifs et la direction. Voici les fonctions les plus courantes.

L’annuaire interne

L’annuaire regroupe le nom, le poste et les coordonnées de chaque salarié. Contrairement à une liste papier, il se met à jour facilement à chaque arrivée ou départ. Il peut aussi présenter le profil de chacun : formation, compétences, expériences, langues parlées. C’est pratique pour trouver la bonne personne sur un sujet ou repérer un profil en interne avant de recruter.

La gestion des absences et des congés

Le salarié dépose sa demande en ligne, le responsable la valide en un clic, et toutes les demandes sont regroupées au même endroit. Le planning des absences devient visible par l’équipe, ce qui simplifie l’organisation.

Les actualités et les événements

Nominations, nouvelles recrues, résultats, événements internes : l’intranet diffuse l’actualité de l’entreprise à tout le personnel en même temps.

Les déplacements et notes de frais

Pour un voyage d’affaires ou un rendez-vous dans une autre ville, le salarié trouve les formulaires de demande et de remboursement, les remplit en ligne et suit leur validation jusqu’au paiement par la comptabilité.

Les documents et procédures

Règlement intérieur, procédures qualité, modèles de documents, guides d’utilisation : l’intranet sert de bibliothèque de référence. Pour les volumes importants, il peut s’appuyer sur un outil de gestion électronique des documents qui gère les versions, les droits et la recherche.

Le CMS intranet

Comme un site internet, un intranet repose sur un CMS (Content Management System), un logiciel qui permet de publier et de modifier les contenus sans coder. Les responsables de la communication y publient articles, photos et vidéos ; selon les droits accordés, les salariés peuvent commenter, partager ou proposer leurs propres contenus. Un bon moteur de recherche interne fait toute la différence pour retrouver rapidement une information.

Comment mettre en place un intranet dans une entreprise ?

1. Étudier la faisabilité du projet

Commencez par recenser les besoins : quelles informations partager, quelles démarches dématérialiser, quels services impliquer. Faites l’inventaire de l’existant (matériel, logiciels, outils déjà utilisés) pour savoir ce qu’il faut acquérir. Sur le plan financier, comparez le budget disponible au coût du projet, qui varie fortement selon la solution : outil en ligne par abonnement, logiciel open source installé sur vos serveurs, ou développement sur mesure.

Cette étude permet aussi d’estimer l’effet attendu sur l’organisation et la productivité. Si le bénéfice n’est pas clair, mieux vaut redimensionner le projet que lancer un outil que personne n’utilisera. Établissez enfin un planning, en prévoyant le temps de formation des salariés.

2. Choisir qui réalise l’intranet

Deux options s’offrent à vous. Confier le projet au service informatique interne limite les coûts et accélère la mise en place, si l’équipe a les compétences et le temps nécessaires. Faire appel à un prestataire externe demande un budget plus important, mais apporte une expertise et un accompagnement pendant et après le projet. Le prestataire se charge notamment de :

• analyser le système de communication de l’entreprise ;
• déterminer les besoins réels avec les futurs utilisateurs ;
• rédiger le cahier des charges ;
• accompagner la stratégie de communication interne autour du lancement.

De nombreuses entreprises choisissent aujourd’hui une solution hébergée par abonnement : notre article sur les avantages du SaaS détaille aussi ses limites.

3. Lancer et faire vivre l’intranet

Un intranet réussi est un intranet animé. Nommez un responsable éditorial, publiez régulièrement, supprimez les contenus périmés et recueillez l’avis des utilisateurs pour faire évoluer l’outil. Soignez aussi l’ergonomie : les règles qui rendent un site public clair et rapide valent pour un site interne. C’est la même exigence que nous appliquons à chaque création de site vitrine : une arborescence simple, des pages lisibles sur mobile et un contenu à jour.

Quel type de solution choisir ?

Pour une PME, une solution par abonnement suffit souvent. Les grandes structures, ou celles qui manipulent des données sensibles, regardent davantage du côté de l’open source hébergé en interne ou du sur-mesure.

Les erreurs qui font échouer un intranet

• Lancer l’outil sans consulter les utilisateurs : l’intranet doit répondre à leurs besoins concrets, pas seulement à ceux de la direction.
• Tout publier sans hiérarchie : trop d’informations noie l’essentiel. Classez les contenus par usage plutôt que par service.
• Oublier le mobile : une partie des salariés, notamment sur le terrain, n’a pas d’ordinateur. Testez l’intranet sur smartphone.
• Négliger la formation : une courte prise en main au lancement évite que l’outil soit abandonné au bout de quelques semaines.
• Laisser vieillir les contenus : une procédure périmée fait perdre confiance dans tout le reste. Fixez une date de révision à chaque document.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre internet et intranet ?

Internet est un réseau public ouvert à tous. L’intranet utilise les mêmes technologies, mais son accès est réservé aux membres d’une organisation identifiés par un compte.

Qui utilise l’intranet ?

Tous les salariés de l’entreprise, de la direction aux équipes de terrain, chacun avec des droits adaptés à son poste. Les partenaires externes passent, eux, par un extranet.

Existe-t-il des intranets gratuits ?

Oui, certaines solutions open source sont gratuites à l’usage, mais il faut compter l’hébergement, l’installation, les mises à jour et le temps d’administration. Les solutions par abonnement incluent ces services contre un coût mensuel par utilisateur.