Intranet : quelle est son utilité dans une entreprise ?

Avoir une communication interne efficace est un des objectifs des entreprises, quelle que soit leur taille. L’utilisation de l’intranet est un moyen d’y parvenir. Ses nombreuses fonctionnalités font de cet outil un incontournable de la communication et de la culture d’entreprise.

Intranet, de quoi s’agit-il exactement ?

L’intranet est un réseau privé et interne d’une entreprise. Il se sert de la même technologie qu’internet. C’est en quelque sorte le site web interne de la société. Le mot intranet vient de « intra » qui signifie intérieur et de « net » qui signifie réseau. Il s’agit d’un réseau informatique propre, utilisé par les dirigeants et tous les employés.

Tous les départements de la société sont concernés par le réseau depuis les subalternes à la direction générale. Limité uniquement aux employés, intranet n’est pas accessible au grand public. Tout se fait par l’intermédiaire d’un serveur propre à l’entreprise. Il utilise un seul espace numérique en servant du cloud.

Toutes les informations concernant l’entreprise sont centralisées dans ce même réseau pour être accessible n’importe où et à n’importe quel moment. L’intranet propose plusieurs fonctionnalités. Il peut être ajouté à un autre outil : l’extranet. Il permet de partager les informations avec des personnes en dehors de l’entreprise comme un client ou un fournisseur.

Quelle est l’utilité de l’intranet ?

Utiliser un intranet au sein d’une entreprise permet de bénéficier de plusieurs avantages. Il est indispensable que ce soit pour l’entreprise elle-même ou ses employés.

Améliorer la communication au sein de l’entreprise

L’installation de l’intranet permet de faciliter la diffusion des informations dans l’entreprise. Toutes les communications sont centralisées dans un même réseau que ce soit une communication horizontale ou verticale. Comme il s’agit d’un réseau local, chaque employé reçoit les mêmes informations au même moment. Il constitue un moyen d’éviter les rumeurs ou les mauvaises interprétations et d’éviter les oublis. Avec l’intranet moderne, il est possible d’organiser les réunions sans devoir demander à chacun par téléphone leur disponibilité. C’est un outil efficace pour la gestion de son emploi du temps.

Motiver le personnel

L’autre avantage non négligeable de l’installation de l’intranet est la motivation du personnel. Les équipes sont plus consolidées. Selon des études effectuées au sein de plusieurs sociétés, celles qui disposent d’intranet ont connu une nette augmentation de leur productivité. Une meilleure performance est constatée par rapport au temps où l’entreprise n’utilisait pas encore ce système. En offrant un outil qui offre une meilleure condition de travail aux employés, ils sont plus motivés dans leurs tâches.

La disponibilité du réseau

Basé sur le cloud, le réseau intranet est accessible partout. Tous les collaborateurs peuvent utiliser le service même s’ils ne sont pas au bureau. Que ce soit en mission, sur terrain ou en télétravail, il est encore possible d’accéder à ce réseau social d’entreprise.

Il est disponible sur tous les appareils mobiles (Smartphone, tablette ou ordinateur). Le salarié peut être en connexion instantanée avec ses collègues. Les informations émanant de l’entreprise sont consultables immédiatement après leur publication sur le réseau et 24 heures sur 24.

Un réseau social propre à l’entreprise

Les réseaux sociaux sont devenus un besoin du quotidien de chaque personne. Avec l’intranet, l’entreprise possède un réseau social qui lui est propre et qui permet de créer une culture d’entreprise.

Les employés peuvent commenter, partager, faire un « j’aime » ou encore mettre des émojis et interagir avec les informations provenant de la direction. Ils se sentent plus impliqués et plus concernés par tout ce qui se passe dans l’entreprise.

Pour les nouvelles recrues, ce réseau est un moyen plus adéquat de s’intégrer dans l’équipe. En cas d’évènement touchant un membre de l’équipe comme un mariage, la naissance d’un enfant ou un anniversaire, il permet de créer plus d’ambiance et de convivialité.

Un réseau sécurisé

Intranet est un réseau fiable et sécurisé. Il ne s’agit pas seulement d’un réseau local, mais basé sur une connexion sécurisée qui est le Cloud. Concernant les utilisateurs, seul un groupe restreint y a accès. À chaque visite du portail par un utilisateur, un mot de passe est demandé par le serveur.

Un gain de temps et une diminution de cout

Le gain de temps est l’une des plus importantes utilités d’intranet. Cet outil permet de retrouver les informations plus rapidement et efficacement et de consacrer du temps à d’autres tâches. Si auparavant, toutes les demandes et les procédures doivent se faire avec des formulaires, ceci n’est plus indispensable avec l’utilisation d’intranet.

Tous les documents dont un employé a besoin sont disponibles en ligne sur le réseau de l’entreprise. Il lui suffit de remplir et d’attendre une validation du responsable. Ceci constitue un gain de temps non négligeable pour tous les salariés de l’entreprise.

Par ailleurs, ne plus utiliser de papiers pour les formulaires engendre une diminution de dépense liée aux fournitures de bureau, aux encres et aux impressions. Tout se fait en ligne.

Quels sont les services disponibles sur intranet ?

Cet outil dispose de plusieurs fonctionnalités. L’intranet sert à la fois à aider les employés, mais également l’administration et la direction.

L’annuaire de l’entreprise

Chaque entreprise dispose d’un annuaire pour regrouper le nom et le contact de ses employés. Avec les départs et les arrivées, il peut changer avec le temps. Au sein du réseau d’intranet, il existe une fonctionnalité destinée à ce sujet. Les contacts de tout le personnel en service dans l’entreprise y figurent. Pour les nouveaux recrus, ils sont mentionnés dans cette rubrique dès leur arrivée dans l’entreprise. Les employés qui ont quitté l’entreprise sont enlevés de la liste grâce à une mise à jour. Contrairement à un annuaire en papier, il est plus facile de procéder à une modification avec l’outil intranet.

Dans cette même rubrique, il est également possible de connaitre le profil de chaque employé. Il y est mentionné les études faites par une telle personne, ses qualifications, ses expériences ou encore les langues qu’ils pratiquent. Cela facilite le recrutement ou la recherche de la personne qualifiée pour un poste.

La gestion des absences et des congés

Auparavant, quand un salarié souhaite prendre du congé, il doit remplir un formulaire et le faire valider par son supérieur ou par un responsable. L’outil intranet possède une fonctionnalité destinée aux congés et aux absences du personnel. Plus besoin de formulaire, l’intéressé fait une demande de congé ou d’absence dans la rubrique correspondant à cette section et attend la validation de sa demande. Pour faciliter la tâche des responsables, toutes les demandes de congé sont regroupées dans une même section.

Les actualités et les évènements

De nombreux évènements et actualités peuvent se passer dans une entreprise. Ils sont partagés à tout le personnel par l’intermédiaire de l’intranet. Qu’il s’agisse de nouveaux recrus, une nomination à un poste, une fête à laquelle les salariés vont participer, ils seront publiés et connus par tout le monde.

La gestion des déplacements

Dans la réalisation de ses tâches, un employé est amené à se déplacer. Il peut s’agir de voyage d’affaires ou d’un rendez-vous avec un fournisseur dans une autre ville. Ceci demande un frais de déplacement. Cette fonctionnalité disponible sur intranet permet aux personnes concernées de disposer des formulaires nécessaires pour le remboursement de note de frais. L’intéressé remplit les formulaires en ligne et attend la validation par le responsable avant le remboursement par la comptabilité.

Le CMS

Comme sur internet, intranet dispose d’un système de gestion de contenu. Il s’agit de CMS intranet. Cet outil permet d’avoir plus rapidement les informations recherchées. C’est un moyen de gérer et de modifier les contenus de la plateforme tout en laissant aux utilisateurs la possibilité de publier des photos, des vidéos ou encore de faire des commentaires et de partager des informations.

Comment mettre en place l’intranet dans une entreprise ?

Mettre en place l’intranet au sein d’une entreprise nécessite de suivre quelques démarches importantes.

La première étape consiste à l’étude du projet pour évaluer sa faisabilité tant sur le plan logistique que financier. L’entreprise effectue un inventaire des matériels informatiques dont elle dispose. Il peut s’agir d’ordinateurs ou de logiciels intranet. Dans cette étude sont déterminés les matériels à acquérir pour mettre en place l’intranet.

Sur le plan financier, il s’agit de connaitre le budget qu’elle peut dédier à la réalisation de l’intranet contre les budgets nécessaires pour sa mise en place. L’étude de faisabilité est un moyen de savoir l’impact d’un tel projet sur la société, s’il a des effets positifs sur la performance et la productivité des employés.

Dans le cas contraire, il n’est pas important de passer à la réalisation. Dans la phase d’étude, l’entreprise fait un planning des étapes à suivre pour la création du projet et le temps qui y est destiné. Cela aura quelques impacts sur la durée du travail des employés lorsque ces derniers doivent faire un essai ou apprendre à manipuler le réseau intranet.

Dans la seconde partie de la mise en place d’un réseau intranet dans une entreprise vient l’identification du professionnel qui va effectuer le travail. La société dispose de deux choix possibles : contacter le professionnel en informatique au sein de l’entreprise elle-même ou recourir à des experts en externe.

La première option permet de limiter les couts destinés à la réalisation et le temps nécessaire pour la mise en place du projet. C’est également un moyen d’optimiser le budget.

La deuxième option consistant à embaucher un professionnel dans le domaine nécessite un budget plus important. Les avantages résident dans la qualité du travail qui est bien réalisée et une assistance tout au long du projet et même après. Le professionnel se charge de plusieurs tâches dont :

• Analyser le système de communication de l’entreprise
• Faire un cahier de charges
• Déterminer les besoins de l’entreprise
• Assister l’entreprise dans sa stratégie de communication