Ce qu’il faut savoir sur le formulaire S3201 et son utilité

Dans une entreprise, l’employeur est tenu de respecter certaines obligations. Lors d’un arrêt de travail ou d’un congé prolongé de ses salariés, il doit compléter un formulaire destiné à cet effet. Il s’agit du formulaire S3201 qui est un document émanant de l’administration. Ce formulaire doit être envoyé à la caisse d’assurance maladie de l’employé pour les indemnités.

Formulaire S3201, en quoi cela consiste ?

Le formulaire S3201 est un document officiel identique à une attestation de salaire. Appelé aussi Cerfa 11135*4, il est utilisé dans le cas d’une incapacité de travailler du salarié et envoyé à sa caisse d’assurance maladie. Établi par l’employeur, le formulaire S3201 permet de connaitre les indemnités journalières que doit payer l’assurance durant la période de congé ou d’arrêt maladie.

Dès qu’un employé informe son supérieur de son état de santé ou d’un futur arrêt du travail, l’employeur doit procéder immédiatement au remplissage du formulaire S3201. Ce document émane du centre d’enregistrement et de révision des formulaires administratifs. Pour l’assureur, le formulaire S3201 constitue un moyen de déterminer si le salarié peut percevoir des indemnités journalières ou non. Si c’est le cas, elle fait des calculs correspondant aux cotisations de l’employé en tenant compte de son salaire de base.

Le formulaire S3201 est utilisé dans les situations suivantes :

• Grossesse, accouchement, congé de maternité et paternité
• Accueil d’enfant, adoption
• Arrêt maladie avec ordonnance provenant du médecin et/ou entrainant une hospitalisation
• Accident de travail entrainant un examen médical
• Reprise de travail à temps partiel

Le formulaire S3201 est différent du formulaire S6202 qui est réservé aux accidents de travail et aux maladies professionnelles. Comme il s’agit d’un document obligatoire pour tout employeur, ne pas remplir ce formulaire peut engendrer pour ce dernier une poursuite au conseil de Prud’hommes.

Quelle est l’utilité d’un formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 est l’un des documents très importants pour le salarié, l’employeur et la sécurité sociale.

Pour un employé, utiliser la cerfa 11135*4 est indispensable quand celui-ci est en arrêt maladie ou en congé prolongé. C’est une manière de réclamer ses droits et de profiter des cotisations sociales qui sont retirées de sa rémunération. Si ce formulaire n’est pas envoyé auprès de l’assurance, le salarié ne peut pas profiter d’une indemnisation pendant ses jours de congés ou de maladie.

Pour l’employeur, compléter un formulaire S3201 est une obligation selon le Code du Travail. Ne pas exécuter cette tâche entraine une sanction émanant du conseil de Prud’hommes.

Pour l’assureur, l’existence du formulaire S3201 permet de déterminer si un employé peut bénéficier ou non des indemnités journalières. Le document explique en détail les problèmes du salarié causant l’arrêt de son travail ainsi que tout ce qui concerne son salaire et ses cotisations.

Que contient le formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 est un document officiel très important. Son remplissage ne doit pas être pris à la légère. Il peut être utilisé par tous les employés de l’entreprise, par le dirigeant et les subordonnées. Ce document contient :

• La raison qui a causé l’arrêt de travail ou le congé prolongé
• Les informations sur l’employeur
• Les informations sur le salarié
• Les renseignements indispensables pour l’assurance maladie (salaire, heures de travail…)

Il s’agit principalement d’un formulaire utile pour la vérification et le calcul des allocations financières à verser à l’employé. Son établissement est primordial si le motif de l’absence est mentionné dans le Code de Travail.

Comment remplir un formulaire S3201 ?

Remplir le formulaire S3201 est indispensable pour pouvoir bénéficier des indemnités journalières émanant de son assureur. À part l’en-tête, le document présente plusieurs sections ; ces dernières sont importantes les unes les autres. Il comporte 5 sections qui doivent être complétées correctement.

L’en-tête

L’en-tête du formulaire constitue le motif pour lequel le salarié a pris un congé prolongé ou a fait un arrêt de travail. Il suffit de cocher la case correspondante à la situation de l’employé. Ce dernier a le choix entre la case maternité, paternité ou maladie.

La section 1

Après avoir rempli l’en-tête de l’attestation de salaire, l’employeur peut enchainer avec les autres sections du document. La section 1 du formulaire S3201 est destinée aux informations concernant l’employeur. Si le gérant se déclare en son nom, la section à compléter est la même. La section 1 se démarque par le champ « Employeur ». Dans cette rubrique, les informations suivantes doivent y figurer :

• Le nom de la société
• L’adresse de la société
• Son numéro de téléphone
• Son numéro Siret

S’il s’agit d’une entreprise de travail temporaire, il est essentiel de cocher la case se trouvant sur la droite de la section.

La section 2

Cette deuxième rubrique est réservée à l’employé. Elle doit comporter tous les renseignements sur ce dernier dont :

• Le nom du salarié
• Son état civil
• Son numéro de sécurité sociale comportant 15 chiffres
• Son numéro d’immatriculation à la société
• Son adresse
• Sa catégorie professionnelle : cadre, ouvrier, apprenti…
• Le poste qu’il tient dans la société
• Le numéro INSEE

Si l’une de ces informations manque, le dossier risque d’être rejeté par l’assurance ou retardé dans le paiement des indemnités.

La section 3

Cette troisième section du formulaire S3201 est la plus difficile à compléter. Il s’agit également de la partie qui comporte les informations les plus pertinentes pour le calcul des indemnités. Elle comporte des sous-parties qui concernent la situation de l’employé dans la société où il travaille. Plusieurs champs doivent être remplis dans cette section.

• Dans la case « Renseignements permettant l’étude des droits » : mettre la situation de l’employé à la date où il a arrêté de travailler. L’employeur doit déterminer si l’intéressé a travaillé ou non à la date d’arrêt.
• La date du dernier jour de travail et la date de retour au travail sont également à mentionner
• Si l’employé choisit une reprise de travail à temps partiel, il est impératif de cocher sur l’une des cases suivantes : « motif familial », « raison personnelle » ou « reprise à temps partiel ».
• Mentionner s’il s’agit de cas général c’est-à-dire d’un travail en continu ou de cas particulier pour un travail non continu. Dans le cas d’un travail en continu, prendre en compte les 3 derniers salaires et cocher « Cas général ». Pour un travail non continu, tenir compte des 12 derniers mois de salaire et cocher « Cas particulier ».
• Si la durée de travail du salarié pendant les 3 mois avant l’arrêt du travail ou le congé prolongé est de plus de 200 h, choisir le champ « Plus de 200 h ». Pour une durée de plus de 800 heures pendant le dernier trimestre, cocher le champ « Plus de 800 heures ».
• Dans la rubrique « Salaires de références » : mettre le salaire brut de l’employé. Si nécessaire, la société peut envoyer le bulletin de paie du salarié comme pièce jointe.
• Le motif de l’arrêt de travail : la raison de l’arrêt du travail doit apparaitre une fois de plus dans cette section. S’il s’agit de congé payé, choisir la rubrique COP. Si l’arrêt est dû à une maladie, cocher MAL. Dans ce même champ, le nombre d’heures réelles pendant lequel le salarié a travaillé et le nombre d’heures où il aurait dû travailler sont à mentionner.
• Pour les cotisations sociales et les périodes de leur versement, des rubriques spéciales se trouvant à droite du formulaire leur sont destinées.

La section 4

La section 4 du formulaire S3201 est une attestation sur l’honneur. Elle doit être remplie lorsque le motif de l’arrêt est une adoption, une maternité ou une paternité. Cette attestation est à signer par le salarié.

La section 5

Il s’agit de la dernière section du Céfa 11135*4. Cette rubrique concerne une demande de subrogation. Cela consiste à un paiement du salaire total par l’employeur. À la place du salarié, il reçoit toutes les indemnités perçues provenant de l’assurance. Cette démarche est effective si elle figure dans les conventions collectives de la société. Une demande d’abrogation n’est possible que si le salaire de l’employé est supérieur ou égal aux indemnités qu’il pourra percevoir de la caisse d’assurance maladie. Pour pouvoir bénéficier de ce service, le numéro de compte bancaire ou compte postal de l’employeur est nécessaire. Il sera utilisé pour verser directement les indemnités de son salarié. La validation se fait en cochant le champ « Demande d’abrogation ».

Quand toutes ces informations sont complètes, la signature du salarié dans la partie droite du formulaire est obligatoire. Elle est importante pour qu’il soit validé par la caisse d’assurance maladie.

Comment se procurer d’un formulaire S3201 ?

Le formulaire S3201 est un document officiel et obligatoire pour tout employeur. Son remplissage constitue une tâche essentielle et délicate. Il est important de faire une vérification avant de l’envoyer au service concerné. Une petite erreur au niveau du remplissage des informations peut entrainer un retard du paiement des indemnités. Dans le pire des cas, cela est une raison de refus de versement des indemnités journalières par la Sécurité sociale.

Pour se procurer du formulaire S3201, il existe deux moyens :

• En téléchargeant gratuitement le formulaire en ligne : il est disponible sur le site de l’administration. Il suffit de l’imprimer, de le remplir correctement en faisant très attention aux informations fournies et le faire signer par le salarié. Il doit être ensuite envoyé par courrier à l’assurance de l’employé.
• En faisant une déclaration en ligne : toutes les informations sont à remplir en ligne sur le site net-entreprises.fr. Pour les entreprises disposant d’un DSM ou Déclaration sociale Nominative, l’assurance peut accéder à toutes les informations concernant l’employé.

Le remplissage du formulaire S3201 est identique que ce soit avec un remplissage en ligne ou qu’il s’agit d’envoi de dossier par courrier. Les informations que comporte chaque formulaire sont les mêmes. Cependant, la durée de retour de la part de la caisse d’assurance maladie est plus réduite si l’employé choisit une déclaration en ligne.