Déclaration de non condamnation : qui, quand et comment

La déclaration de non condamnation est une attestation sur l’honneur par laquelle un futur dirigeant ou commerçant affirme ne faire l’objet d’aucune condamnation ni interdiction l’empêchant de gérer une entreprise. Elle est exigée lors de l’immatriculation d’une entreprise et à chaque nomination d’un nouveau dirigeant. Elle mentionne aussi la filiation du déclarant, c’est-à-dire les noms de ses parents, d’où son nom complet : déclaration de non-condamnation et de filiation.

Le document tient en une page, mais une fausse déclaration expose à des sanctions pénales. Voici qui doit la fournir, quand, ce qu’elle contient et ce que vous risquez en cas d’inexactitude.

À quoi sert la déclaration de non condamnation ?

Un tribunal peut interdire à une personne de diriger, gérer, administrer ou contrôler une entreprise, par exemple après une faillite personnelle, une banqueroute ou certaines infractions financières. Cette interdiction de gérer peut être prononcée pour une durée allant jusqu’à quinze ans.

La déclaration sur l’honneur permet au greffe de s’assurer, au moment de l’inscription, que le dirigeant n’est pas sous le coup d’une telle mesure. Les informations de filiation servent à identifier précisément la personne, notamment pour les vérifications auprès du casier judiciaire. Elle ne demande pas d’avoir un casier judiciaire vierge : seules les condamnations et interdictions qui empêchent d’exercer une activité commerciale ou de diriger une société sont visées.

Qui doit la fournir ?

L’article A. 123-51 du Code de commerce fixe la liste. Sont notamment concernés :

• les commerçants et entrepreneurs individuels exerçant une activité commerciale, y compris les micro-entrepreneurs concernés ;
• les dirigeants des sociétés commerciales : gérants de SARL, présidents et directeurs généraux de SAS ou de SA, administrateurs et membres des organes de direction ;
• les gérants des sociétés civiles (SCI, SCM, etc.) ;
• les dirigeants et administrateurs des groupements d’intérêt économique ;
• plus largement, les personnes ayant le pouvoir d’engager la société envers les tiers.

Ni la forme juridique ni la taille de l’entreprise ne changent l’obligation : la règle vaut aussi bien pour une petite SARL familiale que pour une grande société. Les commissaires aux comptes, eux, ne sont pas concernés.

À quel moment la remettre ?

• À la création : elle fait partie du dossier d’immatriculation au RCS, déposé en ligne sur le guichet unique des formalités d’entreprises géré par l’INPI.
• En cours de vie de l’entreprise : à chaque nomination d’un nouveau dirigeant, le dossier de modification doit comporter sa déclaration.
• Lors d’une reprise : le repreneur d’un fonds ou le nouveau gérant d’une société reprise doit également la fournir.

Pour replacer cette pièce dans l’ensemble de la procédure, consultez notre guide des étapes de création d’entreprise.

Que contient la déclaration ?

Le document est rédigé et signé par la personne concernée elle-même. Des modèles sont proposés par l’administration et par les greffes ; il est aussi possible de le rédiger librement s’il contient les mentions suivantes :

• nom, prénoms et, le cas échéant, nom d’usage du déclarant ;
• adresse personnelle ;
• date et lieu de naissance ;
• filiation : nom et prénoms du père et de la mère ;
• la formule par laquelle le déclarant atteste sur l’honneur n’avoir fait l’objet d’aucune condamnation pénale ni de sanction civile ou administrative de nature à lui interdire de gérer, administrer ou diriger une personne morale ou d’exercer une activité commerciale ;
• la date et le lieu de rédaction ;
• la signature.

Conseil pratique : vérifiez l’orthographe exacte des noms et des lieux de naissance, en particulier pour les parents nés à l’étranger. Une incohérence avec les pièces d’identité fournies peut retarder l’immatriculation.

Quelles sanctions en cas de fausse déclaration ?

Donner de mauvaise foi des indications inexactes ou incomplètes en vue d’une immatriculation ou d’une modification au registre est puni par l’article L. 123-5 du Code de commerce : jusqu’à 4 500 € d’amende et six mois d’emprisonnement. Le tribunal peut aussi priver la personne condamnée, pendant cinq ans au plus, du droit de vote et d’éligibilité aux élections des tribunaux de commerce, des chambres de commerce et d’industrie et des conseils de prud’hommes. Le même soin s’impose pour d’autres documents, comme l’attestation de présence employeur, dont nous rappelons l’utilité et les règles.

Surtout, diriger une entreprise malgré une interdiction de gérer constitue un délit distinct, plus lourdement sanctionné. Si vous avez un doute sur votre situation, demandez un extrait de votre casier judiciaire (bulletin n° 3) et faites-vous conseiller avant de signer.

Après l’immatriculation

Une fois l’entreprise inscrite, l’étape suivante est de se faire connaître. Pour un commerce, un artisan ou une société de services, un site qui présente l’activité, la zone d’intervention et les moyens de contact reste la base. Notre offre de création de site vitrine accompagne les entreprises dès leur lancement.

Questions fréquentes

Faut-il joindre un extrait de casier judiciaire ?

Non, la déclaration sur l’honneur suffit pour l’immatriculation. Le greffe peut ensuite procéder à ses propres vérifications.

Un micro-entrepreneur doit-il fournir une déclaration de non condamnation ?

Oui lorsqu’il exerce une activité commerciale soumise à immatriculation au registre. La règle dépend de la nature de l’activité, pas du régime fiscal.

Pourquoi indiquer le nom de ses parents ?

La filiation permet d’identifier sans ambiguïté le déclarant, notamment en cas d’homonymie, et facilite les vérifications auprès du casier judiciaire.