Business

Tout savoir sur les avantages de la GED (Gestion Électronique de Documents)

Le 13 juillet 2022 - 9 minutes de lecture
GED

Selon une étude menée par l’AIM ou l’Association Information et Management, les employés passent une grande partie de leur temps de travail à chercher des informations. La plupart des informations au sein d’une entreprise se trouvent dans divers dossiers. La mise en place d’un système informatisé permet de faciliter cette recherche et d’améliorer la productivité de l’entreprise. C’est dans ce contexte qu’intervient une solution GED ou Gestion Electronique de Documents.

Qu’est-ce que la GED ?

La Gestion Electronique de Documents (GED) ou DMS (Document Management System) ou encore EDM (Electronic Document Management) en anglais est un procédé pour gérer tous les documents de l’entreprise.

L’objectif est de sécuriser tous les types de documents et de simplifier leur consultation. Ce processus prend en compte tout le cycle de vie du document depuis sa création, sa diffusion jusqu’à son archivage. Les logiciels GED ont pris de l’importance avec l’évolution du numérique dans les entreprises. Cette solution permet de digitaliser les documents pour faciliter le travail des employés. Elle est une manière de simplifier leur circulation. Cette nouvelle mode de gestion de documents s’applique surtout pour les affaires courantes et les fichiers utilisés quotidiennement. Ces derniers nécessitent une circulation rapide et parfois quelques modifications. Les solutions GED sont accessibles pour les documents entrants et les documents sortants.

Comment fonctionne la GED ?

Pour la mise en place d’une solution de Gestion Electronique de Documents, l’entreprise a le choix entre un logiciel en mode SAAS ou un serveur dédié. L’accès au service dépend de la décision du dirigeant de l’entreprise. C’est ce dernier qui définit les règles quant à l’utilisation de ce logiciel de gestion et aux services disponibles. Le dirigeant décide également quelle information et quel document sont accessibles par tel employé et tel département. Ainsi, les documents sont rassemblés, stockés et archivés de manière régulière dans un espace unique. La façon dont ils sont insérés dépend du type de document :

  • Les documents papier tels que les factures, les courriers, les bons de livraison sont scannés avant d’être numérisés. Chaque dossier comprend un index contenant un mot clé qui est créé automatiquement par le logiciel.
  • Les documents dématérialisés comme les fichiers PDF, les documents Word, les images et les vidéos sont déposés dans un stockage électronique grâce à un pilote d’impression spéciale. Concernant les mots clés à utiliser pour leur identification, deux choix s’offrent à l’utilisateur à savoir créer lui-même les mots clés ou appliquer un mot clé spécialisé qui est créé automatiquement.
  • Les courriers électroniques sont insérés automatiquement dans le logiciel GED à partir d’un programme de messagerie. Comme tous les autres documents, le logiciel fournit automatiquement un mot clé pour chaque courrier.

À chaque fois qu’une personne effectue une recherche, cela nécessite la saisie des mots clés. Le document recherché apparait ensuite avec une miniature permettant de le reconnaître.

La Gestion Electronique de Documents comprend plusieurs fonctionnalités dont :

  • La création des documents numériques
  • La collecte des courriers électroniques
  • L’indexation de tous les documents
  • La consultation et la recherche accélérée de documents
  • La gestion de ces documents et leur classement
  • La diffusion des documents à tous les destinataires que ce soit en interne ou en externe
  • Leur stockage et leur archivage pour assurer leur sécurisation
  • L’accès aux documents

Le logiciel possède d’autres fonctionnalités qui assurent l’automatisation de documents. Il intègre d’autres services plus intéressants pour faciliter la gestion de fichiers sous un format PDF.

Quels sont les avantages de la GED ?

L’organisation des documents dans une entreprise joue un rôle important. La mise en place du logiciel GED permet de gérer au mieux cette tâche et lui offre de nombreux avantages.

La centralisation des documents

Les documents contenant des données essentielles peuvent se perdre. Il est souvent difficile de trouver leur emplacement pour un besoin urgent. Une solution GED permet de les centraliser en un unique emplacement pour faciliter leur classement et leur consultation. Avec un accès qui est contrôlé, l’entreprise dispose de plus de sécurité. Par ailleurs, cette mode de gestion documentaire effectue de temps en temps une mise à jour pour que les collaborateurs puissent voir les changements au niveau de chaque document.

La réduction des couts

Selon une étude réalisée en France, un employé utilise 2500 feuilles de papier en une année. Les besoins en fourniture de bureau constituent un budget important. La GED est pour une entreprise l’une des solutions pour diminuer graduellement l’utilisation de papier et son impact négatif sur l’environnement.

Grâce à ce système, elle a la possibilité de numériser simplement les documents importants au lieu de les imprimer et de gaspiller des papiers. Une diminution de l’utilisation de papier engendre également une réduction des couts liés à l’envoi des colis et à l’achat de fournitures de bureau telles les encres pour l’impression.

L’accélération de la recherche des documents

Avec le système informatisé GED, tous les documents essentiels de l’entreprise sont centralisés et stockés de manière permanente. Ils sont ainsi accessibles à tout moment et quel que soit le format du document : mail, document Word, fax, image ou vidéo. Avec une navigation internet, il est aussi possible de les consulter à distance. Chaque employé de l’entreprise peut effectuer une recherche avancée dans ce système informatisé. Les contenus sont accessibles en quelques clics depuis son ordinateur et en peu de temps.

Un gain de temps

Comme il est dit auparavant, la recherche de documents dans le logiciel GED se fait de manière simple et rapide. Avec les multitudes de documents qui circulent dans l’entreprise chaque jour, trouver l’emplacement exact d’un dossier quelconque n’est pas facile. Il fallait consulter leur date de création, le type de document et bien d’autres informations. L’utilisation de la GED leur permet de gagner un temps considérable. Grâce aux mots clés, les documents sont consultables en un temps record. Les employés peuvent se consacrer à d’autres tâches et augmenter leur productivité.

La diminution de la perte de document

Incendie et inondation sont des risques auxquels il faut s’attendre dans une entreprise. Il se peut que les dossiers soient également perdus ou mal classés qu’il est très difficile de les retrouver. Le logiciel GED constitue une solution efficace pour réduire ces risques. Même si les documents physiques ne sont pas disponibles, les employés en cas de besoin peuvent les consulter dans l’armoire numérique.

La sécurisation des informations

Les dossiers de l’entreprise contiennent des données compromettantes la concernant ainsi que ses partenaires. Utiliser une application qui est sure est indispensable pour assurer leur sécurisation et leur confidentialité. La GED propose une protection maximale des dossiers qui sont archivés sur un système informatique. Elle permet d’assurer leur traçabilité et de faciliter les suivis en interne. La transparence est également de mise. De plus, les entreprises utilisant ce procédé respectent les périodes légales pour l’archivage des documents.

Quelles sont les étapes du processus de gestion des documents via une GED ?

La solution de Gestion Electronique de Documents possède plusieurs fonctionnalités. Chaque document poursuit des étapes importantes avant leur archivage.

L’acquisition et la numérisation

Cette première étape concerne la numérisation de tous les dossiers qui ont un format papier. Chaque document papier est scanné puis transformé en documents électroniques. Pour cette tâche, l’entreprise utilise le logiciel OCR, un système de reconnaissance optique de caractères. Une fois numérisés, ils seront transférés manuellement ou automatiquement dans une solution GED. En ce qui concerne les documents numériques tels que les mails, ils sont collectés automatiquement par le logiciel.

Le traitement des dossiers

Une fois que les dossiers sont collectés dans la GED, le système effectue automatiquement un traitement pour chacun d’eux. Cette deuxième étape comprend la classification des documents ainsi que leur indexation. Cela consiste à créer une définition pour chaque dossier comme la date de création du fichier, le type de document ou encore le nom du fichier. Le traitement des dossiers inclut également une détermination de son contenu pour simplifier les recherches et les consultations.

Le stockage des informations

Le stockage des informations consiste à déplacer les dossiers dans un espace de stockage électronique. Cet espace doit être suffisant pour recevoir toutes les données et assurer leur sécurisation. Pour chaque dossier, il existe une copie destinée à une sauvegarde qui peut être utilisée en cas d’accidents ou de pannes du matériel.

La définition des fonctionnalités

Chaque document est organisé selon une fonctionnalité bien précise. Cela permet de le valoriser et d’assurer la sécurisation des informations contenues dans le document. Pour certains documents, une modification est faisable tandis que pour d’autres, cela est interdit. Le logiciel GED définit également les personnes qui ont le droit d’accéder aux fichiers et d’effectuer une modification.

L’archivage

Il s’agit de la dernière étape des fonctionnalités du système GED. Tous les documents n’ont pas la même utilité ni les mêmes durées d’archivage. C’est pour cette raison que le logiciel définit ceux qui sont utilisés tous les jours par les employés de l’entreprise. D’autres dossiers servent seulement à être archivés pour des raisons légales. C’est au logiciel de prendre en compte les particularités de chaque fichier admis sur le système.

Marie

Responsable éditoriale du site SEOTECH