Avantages du SaaS : pourquoi gérer son entreprise en mode SaaS

Le SaaS (Software as a Service) est un logiciel utilisé en ligne, par abonnement, sans installation sur les serveurs de l’entreprise. Ses principaux avantages : un coût d’entrée faible, des mises à jour automatiques, un accès depuis n’importe où, une maintenance et un hébergement pris en charge par l’éditeur, et un travail d’équipe facilité. Ses limites tiennent surtout à la dépendance envers le fournisseur et à la connexion internet.

Logiciel de gestion, CRM, comptabilité, outil de facturation ou de gestion de projet : une grande partie des logiciels d’entreprise sont aujourd’hui proposés en mode SaaS. Il suffit d’un abonnement et d’une connexion internet pour disposer d’outils fiables, sans investir dans une infrastructure. Voici comment fonctionne ce modèle, ce qu’il apporte et les points de vigilance avant de signer. Pour travailler à plusieurs sur un même document, découvrez les outils d’écriture collaborative.

SaaS : définition et fonctionnement

Le mode SaaS fait partie du cloud computing, c’est-à-dire l’utilisation de ressources informatiques (serveurs, stockage, logiciels) fournies à distance via internet. Concrètement, l’entreprise ne télécharge pas le logiciel et ne l’installe pas sur ses propres serveurs : elle s’y connecte depuis un navigateur ou une application, et paie un abonnement, généralement mensuel ou annuel, souvent calculé par utilisateur.

L’éditeur héberge le logiciel et les données, assure la maintenance, les sauvegardes et les mises à jour. Il fournit souvent aussi l’accompagnement à la prise en main. L’entreprise, elle, se concentre sur l’usage de l’outil et sur la gestion de ses projets.

Le SaaS facilite aussi le travail collectif : tous les collaborateurs travaillent sur la même plateforme, avec des données à jour en temps réel. C’est particulièrement vrai pour un CRM en SaaS (Customer Relationship Management, un logiciel de gestion de la relation client), l’un des usages les plus répandus de ce modèle : chaque commercial voit l’historique complet des échanges avec un client.

Les avantages de la gestion en mode SaaS

Moins de frais d’installation et de maintenance

Pas de serveur à acheter, pas d’installation sur chaque poste, pas de prestataire à mobiliser pour chaque mise à jour. Les données étant hébergées à distance, investir dans un serveur interne perd son intérêt, et les coûts d’infrastructure baissent.

Des mises à jour automatiques

L’éditeur déploie lui-même les nouvelles versions et les correctifs de sécurité. Vous n’avez plus à gérer de montée de version, et tous les utilisateurs travaillent sur la même version de l’outil. Les nouveautés arrivent progressivement, ce qui évite les changements brutaux d’interface.

Un coût prévisible

L’abonnement remplace un investissement initial important. Il est en général comptabilisé en charges, alors qu’une licence achetée ou un serveur constitue un investissement amorti sur plusieurs années. Ce traitement peut être intéressant pour la trésorerie et la fiscalité de l’entreprise : faites-le valider par votre expert-comptable.

Un accès partout et à tout moment

Une connexion internet suffit pour travailler depuis le bureau, le domicile ou en déplacement, sur ordinateur, tablette ou smartphone. C’est un atout pour le télétravail et pour les équipes réparties sur plusieurs sites.

Une sécurité professionnelle

Les grands éditeurs, comme Microsoft, investissent dans la sécurité des données des moyens qu’une PME ne peut pas mobiliser seule : centres de données protégés, sauvegardes, chiffrement, surveillance permanente. Le risque ne disparaît pas pour autant : gestion des mots de passe, double authentification et droits d’accès restent de votre responsabilité.

Une solution évolutive

Ajouter un utilisateur ou passer à une offre supérieure se fait en quelques clics. L’outil suit la croissance de l’entreprise sans nouvel investissement matériel. C’est la raison pour laquelle ce modèle s’est largement imposé, en France comme ailleurs.

Les inconvénients à prendre en compte

• La dépendance envers le fournisseur : vos données et vos processus reposent sur un éditeur. Interrogez-vous sur les conséquences d’un changement de fournisseur, d’une hausse de tarif ou d’un litige.
• La connexion internet : sans réseau, l’outil devient inaccessible, sauf mode hors ligne prévu par l’éditeur.
• La localisation des données : vérifiez où elles sont hébergées et si l’éditeur respecte le RGPD.
• Le coût dans la durée : un abonnement payé pendant des années peut finir par dépasser le prix d’une licence.

Avant de signer, lisez chaque clause des CGU (conditions générales d’utilisation) et du contrat : niveaux de service, sauvegardes, conditions de résiliation et surtout récupération de vos données dans un format exploitable. Bien choisir son fournisseur de solutions SaaS reste la meilleure façon d’éviter les problèmes. Les mêmes questions se posent lorsqu’on externalise la gestion de son informatique : voir notre article sur l’infogérance.

Exemples d’outils SaaS utiles à une PME

CRM, facturation et comptabilité, messagerie et suite bureautique, gestion de projet, signature électronique, emailing : la plupart des besoins courants ont leur version SaaS. Pour l’emailing par exemple, voyez pourquoi choisir un logiciel d’emailing. Votre site internet peut, lui aussi, s’appuyer sur ce modèle : un CMS hébergé, maintenu et mis à jour par un prestataire vous évite de gérer la technique. C’est l’approche que nous proposons avec la création de site vitrine.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ?

C’est un logiciel hébergé par son éditeur et utilisé via internet, sur abonnement. L’utilisateur n’installe rien : il se connecte depuis un navigateur ou une application, et l’éditeur s’occupe de l’hébergement, de la maintenance et des mises à jour.

Quelle différence entre SaaS et logiciel sous licence ?

Avec une licence, vous achetez le droit d’utiliser un logiciel que vous installez et maintenez vous-même. Avec le SaaS, vous louez l’accès à un service hébergé et maintenu par l’éditeur, tant que l’abonnement court.

Mes données sont-elles en sécurité dans un SaaS ?

Les éditeurs sérieux appliquent des mesures de sécurité avancées, souvent supérieures à ce qu’une PME peut mettre en place seule. Vérifiez tout de même la localisation des données, les sauvegardes, la conformité au RGPD et les conditions de récupération des données en fin de contrat.