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Quelle est l’utilité d’une attestation de présence ? Comment la rédiger ?

Le 16 août 2022 - 8 minutes de lecture
Attestation de présence

Pour de nombreuses raisons, un employé peut demander une attestation de présence. Il s’agit d’un document établi par l’employeur. Appelée aussi attestation de présence en entreprise, elle sert à justifier que le salarié était bien présent au sein de la société pendant les heures de travail.

Qu’est-ce qu’une attestation de présence ?

Une attestation de présence est un document établi par le dirigeant d’une entreprise pour certifier la présence d’un salarié sur son lieu de travail. Elle mentionne la date et les heures pendant lesquelles l’employé a travaillé au sein de l’entreprise. Ce document est également appelé « attestation de présence employeur » ou attestation de présence en entreprise. Contrairement aux autres documents officiels, l’attestation n’est délivrée que si le salarié en fait une demande par mail, de vive voix ou par écrit. Les motifs peuvent être d’ordre juridique, administratif ou financier. La rédaction de l’attestation de présence n’engage pas le dirigeant.

Ce type de document n’est attribuable que pour des salariés uniquement. Les stagiaires ne peuvent pas demander à son employeur de leur délivrer une attestation de présence. Cette dernière ne fait pas également office de justificatif pour une formation. Dans ce cas, l’employeur délivre à son salarié une attestation de présence pour une formation, un document différent de l’attestation de présence classique.

À quoi sert une attestation de présence ?

Pour une raison ou une autre, tous les salariés d’une entreprise ont le droit de demander une attestation de présence auprès de son entreprise. Elle peut être délivrée pour différents motifs.

Pour un motif professionnel

Une attestation de présence employeur est demandée pour une raison professionnelle comme un contrat de travail temporaire. Il peut être aussi nécessaire de l’avoir pour un contrat d’intérim ou une conclusion d’un contrat d’apprentissage. Dans ce cas, l’attestation sert de justificatif que la personne travaillait dans une entreprise à un moment donné. Ce document justifie également que la personne n’est pas encore licenciée.

Pour un motif financier

Pour réaliser des démarches administratives dans une banque ou dans l’administration publique, une attestation de présence en entreprise est exigée. Les établissements bancaires ont besoin de ce document pour une ouverture de compte ou un prêt.

Pour un motif juridique

Dans le domaine juridique, une attestation de présence est requise lors d’une enquête incluant une personne. Cette dernière doit prouver qu’elle était bien dans l’entreprise lors des faits.

Comment rédiger une attestation de présence ?

L’attestation de présence ressemble à une déclaration sur l’honneur de l’employeur. Ce dernier affirme que les informations qu’il établit dans le document sont bien correctes. Dans le cas contraire, il peut s’exposer à des sanctions, telles qu’une peine d’emprisonnement.

Il n’existe pas de règle standard quant aux mentions qui y figurent. L’employeur détermine les informations à mettre dans le document. Chaque entreprise peut avoir un modèle qui lui est propre. Les informations suivantes sont utiles et obligatoires pour une attestation de présence :

  • La mention « Attestation de présence employeur »
  • La date d’embauche de l’employé et son ancienneté
  • Les informations concernant l’employeur : elles comprennent les renseignements permettant d’identifier la société, dont sa dénomination, son adresse, son immatriculation, son numéro SIRET ou encore son activité principale.
  • Les informations concernant le salarié : il s’agit d’informations sur le travailleur comme son nom et son prénom, son immatriculation, son poste, le type de contrat de travail.
  • Les dates et les heures pendant lesquelles le travailleur était dans son lieu de travail.
  • La date et le lieu de la rédaction de l’acte
  • La signature de la personne qui signe le document ainsi que le poste qu’il occupe dans la société

Pour faciliter la rédaction de l’acte, le dirigeant peut se procurer de modèle d’attestation de présence. Celui qui a été choisi doit convenir à l’employé.

Quelle est la validité d’une attestation de présence ?

Contrairement à d’autres documents officiels comme une attestation de travail, l’attestation de présence n’a pas de durée de validité. Elle peut être utilisée à durée indéterminée. Par ailleurs, la loi ne définit pas de durée de validité pour ce type de document. Tant que les informations qui y figurent sont exactes, un renouvellement n’est pas nécessaire.

Toutefois, lors de réalisation de certaines démarches administratives, une attestation de présence avec une validité de 3 mois est exigée. Si ce cas se présente, le travailleur peut faire une nouvelle demande auprès de son employeur pour le renouvellement du document. L’employeur doit lui fournir de nouveau le document. À noter qu’une telle attestation est délivrée aux employés en Contrat à Durée Indéterminée et en Contrat à Durée Déterminée.

Quelle sanction pour une fausse attestation de présence ?

Pour un employeur, délivrer une attestation de présence en entreprise avec de fausses informations est puni par la loi. Considérée comme « faux et usage de faux », la loi prévoit des sanctions en ce sens dans l’article L.441-7 du Code pénal.

Les sanctions sont une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 € et une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à un an.

Pour éviter tout problème pouvant mener à une sanction, l’employeur doit bien vérifier le document avant de le remettre à son employé. S’il existe un doute quant à la présence de l’employé durant les dates et heures mentionnées, il doit revoir les registres de présence de la société ou demander des informations à ses collaborateurs.

Quelles sont les autres attestations délivrées en entreprise ?

Outre l’attestation de présence en entreprise, il existe d’autres documents dont les employés ont besoin. Ils ne s’utilisent pas de la même manière qu’une attestation de présence. Certaines attestations sont obligatoires et l’employeur se doit de les délivrer à son employé même si ce dernier ne fait pas de demande.

  • L’attestation pôle emploi : ce type de document est délivré par Pôle emploi pour les personnes qui sont à la recherche d’emploi. L’attestation pôle emploi est demandée par les banques lors d’une demande de prêt.
  • L’attestation de présence entretien : elle concerne la présence d’une personne dans une entreprise pour un entretien d’embauche. Le document peut être demandé même si la personne n’a pas eu le poste.
  • L’attestation d’embauche : il s’agit de document officiel qui prouve qu’une personne vient d’être embauchée dans la société. Le document peut être délivré même si le contrat de travail n’a pas encore été signé. C’est en quelque sorte une promesse d’embauche de la part de la société.
  • L’attestation de stage : cette attestation est seulement destinée aux stagiaires de l’entreprise. Elle sert à valider le stage.
  • L’attestation de travail : elle est également appelée « attestation d’emploi ». C’est un document qui prouve qu’une personne est un employé d’une société. Contrairement à une attestation de présence, l’attestation de travail a une durée de validité de 3 mois.
  • Le certificat de travail : ce document est délivré par l’employeur lorsqu’une personne quitte son emploi. Il s’agit d’un document obligatoire et indispensable en cas d’embauche par une autre société.

Que faire après la rédaction de l’attestation de présence ?

Après la rédaction et la signature de l’attestation de présence par l’employeur, le document est remis au salarié qui a fait la demande. Pour ce faire, il existe différentes solutions plus ou moins sécurisées.

Remis au salarié en main propre, le risque de perte ou de non-délivrance de l’attestation de présence est quasi inexistant. Le salarié reçoit en peu de temps le document et peut l’utiliser de suite. Pour l’entreprise, cela ne nécessite pas de frais d’envoi.

L’attestation de présence peut être envoyée à l’intéressé par une simple lettre. La réception est plus longue et les risques de perte du document sont élevés. Par ailleurs, il n’existe pas de garantie en ce sens.

Un autre moyen pour faire parvenir l’attestation au salarié est de l’envoyer par lettre recommandée. La réception du document par le destinataire est plus sure. Quant à sa réception, elle est plus rapide.

Charles

Rédacteur sur différents médias, dont SEOTECH