Facture : tout sur les mentions obligatoires

Lors de l’accomplissement d’une vente ou d’une prestation de service, une facture devra toujours être présente. La facturation fait partie des démarches importantes au sein d’une entreprise. Que ce soit au niveau commercial ou juridique, la facture reste un élément de preuve incontournable. Bien sûr, cet élément justificatif doit comporter plusieurs mentions obligatoires. Une erreur ou une infraction au règlement expose l’entrepreneur à une sanction. De ce fait, il est important de bien respecter les règles et les obligations sur ces mentions obligatoires.

À quoi sert une facture ?

Une facture, c’est une note qui comporte tous les détails sur un service réalisé ou sur des marchandises vendues. Autrement dit, elle représente un élément justificatif que le fournisseur doit donner à son client. Cette dernière doit être établie en 2 exemplaires ou plus. Des indications détaillées doivent s’y trouver. Cette note peut être conservée durant 3 à 10 ans, mais cela dépend de la nature du document ou du support.

Dans le domaine juridique, la facture est une preuve sur la réalité de la prestation réalisée ou le produit vendu. Grâce à elle, le vendeur ou le prestataire de service peut constater son droit de créance. Dans le commerce, la facture sert à détailler les conditions de négociation de vente entre l’entrepreneur et le client. Précisément, il s’agit du détail des montants à payer. Pour les comptables, c’est un élément justificatif qui permet d’établir les comptes annuels. Au niveau fiscal, cette preuve est utilisée comme support à l’exercice des droits sur la « taxe sur valeur ajoutée » (TVA).

Quelles sont les principales mentions obligatoires ?

Selon l’énoncé de l’article L441-3 du code de commerce, toutes les factures doivent être émises par les professionnels. Elles doivent également contenir toutes les mentions obligatoires. Ce sont :

L’identité des acteurs :

Les informations sur le fournisseur et sur le client sont les premières indications à mentionner. Cela implique le nom, le prénom, l’adresse et le contact. Il y a aussi le numéro individuel d’identification fiscale de l’émetteur et du client, en cas échéant. Il faut noter que le client ne possède ce numéro que lorsque l’opération est réalisée à l’étranger.

La date :

Le professionnel doit également mentionner la date d’émission avec le numéro de la facture. Il en est de même pour la date de la vente ou de la réalisation du service. Il faut préciser que la date d’émission de la facture correspond au jour de la réalisation de la facture.

Les prix :

Le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services réalisés doit être mentionné dans la facture. Sans oublier les réductions des prix acquises à la date de la vente ou de la prestation. En effet, il s’agit d’une remise ou d’une ristourne acquise à la date de la vente ou de la prestation.

Les détails :

Ce sont la quantité et la dénomination précise des produits vendus et des services rendus. Cela implique également le montant total hors taxes à payer. Il faut également y mentionner les conditions de règlement et d’escompte (en cas de paiement prématuré).

Les pénalités :

Le taux des pénalités exigibles et le montant de l’indemnité forfaitaire doivent être contenus dans la facture. Cela permettra au client de connaître le frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Les nouvelles mentions obligatoires : lesquelles ?

En début d’octobre 2019, il y a eu quelques améliorations sur la facturation. Deux nouvelles indications ont été ajoutées à la liste des mentions obligatoires. La première est l’adresse de facturation des parties. Celle-ci est appliquée lorsque l’adresse du bureau de facturation est différente à celle du siège social. La deuxième est le numéro du bon de commande. Si l’acheteur remet la facture au préalable, c’est là que ce numéro doit être mentionné dans la facture. Pour certains cas particuliers, il est possible que d’autres mentions soient obligatoirement indiquées sur les factures.

Que faut-il mentionner dans la facture ?

Durant la facturation, l’émetteur doit mentionner plusieurs indications pour respecter la loi en vigueur. Il existe plusieurs mentions qui sont relatives à :

L’identification des parties :

Cela implique l’indication de plusieurs informations qui permettront de faire une identification. Pour les entrepreneurs individuels, cela consiste à mentionner son nom, son prénom et le nom commercial de son entreprise. Il en est de même pour le client. Pour une société, la dénomination sociale, le montant du capital social et la forme juridique sont les mentions nécessaires. Pour les commerçants et les artisans, c’est le numéro d’immatriculation ou d’inscription au registre du commerce et des sociétés.

La vente et la prestation :

Les vendeurs ou les prestataires doivent remettre une facture indiquant la désignation précise de chaque produit ou service facturé. De ce fait, la nature, la référence, les caractéristiques, la quantité, et le prix unitaire (HT) du produit doivent être mentionnés. Le même cas s’applique pour une prestation de service, mais le taux horaire hors taxes doit être inséré.

La TVA :

Le numéro individuel d’identification à la TVA du professionnel est la première mention obligatoire. Ensuite, il y a le taux de la TVA applicable. Un récapitulatif du montant total de la TVA doit être indiqué dans la facture. Dans certains cas, il est possible d’ajouter des mentions spécifiques.

Les modalités de paiement :

Dans cette lancée, le fournisseur doit mentionner dans la facture les modalités de paiement à respecter. Il doit donc indiquer la date de la réalisation du règlement et les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé. Sans oublier les modes et les délais de paiement que le client doit respecter.

En cas d’infraction aux règles de facturation : quelles pénalisations ?

Toutes sociétés qui enfreignent les règles de facturation seront sanctionnées par une amende fiscale. En fait, une mention bien claire de l’adresse du siège social devra être visible sur une facture. Aussi, le numéro de bon de commande doit forcément s’y afficher. Si la facture en question est inexacte ou dépourvue de ces deux conditions, une amende de 15 euros est requise. Mais, quelles que soient les fautes commises, cette amende ne dépasse pas 25 % du montant mentionné sur la facture.

La politique d’amendement suite à la violation des lois de facturation a débuté au 1^er octobre 2019. En réalité, c’est une sanction administrative très couteuse, car l’amende est de 75 000 euros si l’individu concerné est une personne physique. Mais pour une personne morale, elle ira jusqu’à 5 fois plus, c’est-à-dire 375 000 euros. Le pire c’est que cette contravention sera doublée si la faute se représente avant les 2 ans à venir.

Comment procéder à la numérotation de la facture ?

Cette mesure ne doit pas être prise à la légère, car cela facilite les suivis administratifs. Il est donc interdit de mentionner le numéro de facture au hasard. Dans cette lancée, il faut bien suivre un ordre chronologique, sans rature et sans rupture. Il n’y a pas beaucoup de formalités au sujet de la numérotation. Certains fournisseurs utilisent le mois ou l’année actuelle comme suffixe ou préfixe de son numéro. Dans le cas des factures à plusieurs pages, ce numéro doit figurer identiquement sur chaque page.

Facture émise par voie électronique

Il est possible qu’une facture puisse être transférée électroniquement en obtenant le consentement du destinataire. Si ce dernier l’accorde, trois procédures bien distinctes seront suivies. Premièrement, il y a le transfert basé sur la règle d’échange de données informatisées (EDI). À cet effet, l’envoi de la facture pourra se faire par un message électronique, bien visible par un ordinateur, sous l’accord des deux parties. Deuxièmement, le transfert d’une facture figurant une signature électronique pour sa validation. Évidemment, le signataire devra l’authentifier pour éviter les éventuelles fraudes. Et à la troisième place, il y a le transfert via toutes les formes électroniques possibles. Il suffit d’effectuer un suivi informatique planifié ou d’utiliser un logiciel en privilégiant une bonne visibilité et l’intégrité de la pièce.