Bon de commande : C’est quoi ? Comment le rédiger ?

Dans une entreprise, il existe des documents importants qui doivent être établis. Il s’agit de documents utilisés lors d’une vente ou d’un achat. Ils peuvent être demandés par un particulier ou par l’entreprise elle-même. L’un d’eux est le bon de commande.

Un bon de commande : c’est quoi ?

Le bon de commande est un document commercial utilisé dans le cadre d’une vente. Connu sous l’abréviation BDC, c’est une forme de matérialisation de la vente et permet de détailler les commandes d’un client. Le bon de commande constitue un engagement entre le vendeur et l’acheteur. Le client accepte de livrer les marchandises et l’acheteur en retour s’engage à recevoir les produits et à faire le paiement.

Même si le BDC ou bon de commande n’est pas un document obligatoire, son utilisation présente des avantages tant pour le vendeur que pour l’acheteur. Il permet déjà de prouver qu’un client a fait des commandes et il est considéré comme un contrat de vente. Un bon de commande comporte les conditions générales de vente. En le signant, le client accepte les conditions et le prix de chaque produit et valide la vente.

Un client peut annuler un bon de commande. C’est un droit de rétractation. Ce droit donne la possibilité à l’acheteur d’annuler le bon de commande. La rétractation doit se faire au plus tard 14 jours après l’édition du bon de commande.

Comment rédiger un bon de commande ?

Un bon de commande comporte les renseignements sur l’acheteur et le fournisseur ainsi que des informations sur les produits commandés. Il est établi par le vendeur ou le fournisseur et ensuite signé par l’acheteur ou le client. Il doit figurer sur un bon de commande :

• L’identité du fournisseur : la dénomination sociale, le numéro d’immatriculation au RCS, la forme juridique de la société, le numéro SIREN, le capital social, l’adresse, les coordonnées
• L’identité du client : s’il s’agit d’une société, il doit comporter la dénomination sociale de la société, le nom de la personne qui fait la commande, numéro SIRET, numéro d’immatriculation au RCS, forme juridique, son adresse, les cordonnées. S’il s’agit d’un particulier, le nom et l’adresse ainsi que les contacts doivent y figurer.
• La date d’établissement du bon de commande
• Le numéro du bon de commande
• Une description détaillée des produits commandés : prix unitaire, quantité, TVA appliquée, prix HT et prix TTC
• Les conditions de paiement : mode de paiement (existence d’un acompte ou d’arrhes), conditions de livraison, délai de rétractation, garanties légales

Si certaines de ces informations ne sont pas mentionnées sur le bon de commande, la société risque d’avoir des sanctions pénales et payer une amende allant jusqu’à 7500 €.

Lors de l’édition du bon de commande, il est important de joindre au document les Conditions générales de Vente ou CGV. Comme le BDC ou bon de commande, ce document est signé par le client en guise d’acceptation des conditions. La signature du bon de commande doit être précédée de la mention « Lu et approuvé » ou « Bon pour accord » pour être valide.

Pourquoi utiliser un bon de commande ?

Le bon de commande est indispensable pour le fournisseur et le client. Même s’il n’est pas un document obligatoire, il est conseillé de l’utiliser à chaque nouvelle demande d’achat. Il offre des avantages à ceux qui l’utilisent :

• Un contrat légal : le bon de commande est un contrat légal. Il permet de sécuriser l’achat et doit comporter les renseignements précontractuels qui sont définis par la loi.
• Facilitation du suivi : pour une entreprise, l’existence de ce type de document simplifie le suivi des commandes. Le numéro qui y figure est la même que sur les factures d’achat. C’est aussi un moyen pour comparer les stocks et les commandes.
• Eviter les contestations : les achats effectués et les produits livrés sont mentionnés dans le bon de commande. Ceci permet d’éviter les réclamations provenant du client.
• Accélérer le processus d’achat : le fournisseur n’a plus besoin de faire un aller-retour pour connaitre les commandes des clients. Tout est explicité dans le bon de commande.
• Eviter les problèmes avec les contrôleurs internes ou externes et l’Audit.

Quelle est la différence entre bon de commande et devis ?

Le bon de commande et le devis sont tous des documents utilisés dans le cadre d’une vente et donc d’un achat. Tous les deux sont des documents détaillés utilisés avant de conclure une vente.

Le bon de commande est surtout utile lors des achats de marchandises, de matières premières, de biens. Il est effectué par le service achat pour une entreprise ou par un client direct pour un particulier.

Le devis quant à lui concerne les prestations de service comme la construction d’un bâtiment ou la réparation de matériels informatiques. Il est établi avant un accord final. Il n’existe pas encore de contrat de vente ou de prestation lors de l’établissement d’un devis. En cas de non-conformité, le client peut demander une rectification du devis. Si le client signe ce document avec la mention « bon pour accord » ou « lu et approuvé », le devis devient un bon de commande.

Les mentions importantes sur le bon de commande : acompte ou arrhes

Dans un bon de commande ou BDC, il existe deux types de paiements : l’acompte ou les arrhes. Ces deux mentions concernent les paiements à faire avant la livraison des produits. Il est important d’en tenir compte avant la signature du BDC.

Un acompte s’agit d’un engagement définitif du vendeur et de l’acheteur à l’achat. Si ce dernier décide de faire une rétractation et d’annuler la commande, il est obligé de payer la totalité de l’achat. Concernant la mention arrhes sur le bon de commande, le client peut décider de se rétracter et de tout annuler. Dans ce cas, le paiement de la totalité de la commande n’est plus obligatoire. Si c’est le vendeur qui décide d’annuler, il paie à l’acheteur le double du montant des arrhes. Un bon de commande est édité à la demande d’un client. Pour une société, elle doit attendre une demande d’achat avant de demander son établissement.