Indemnités kilométriques : barème, calcul et fiscalité

Les indemnités kilométriques compensent les frais d’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Leur montant se calcule avec le barème kilométrique publié par l’administration fiscale, en fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres parcourus dans l’année. Elles servent à deux choses : le remboursement par l’employeur, exonéré de cotisations dans la limite du barème, et la déduction des frais réels dans la déclaration de revenus.

Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques (IK) sont versées à un salarié ou à un dirigeant qui utilise son propre véhicule (voiture, moto, scooter) pour les besoins de son travail : visite d’un client, rendez-vous chez un fournisseur, chantier, formation. Elles couvrent forfaitairement le coût de ce véhicule, et non le seul carburant.

Pour en bénéficier, deux conditions :

• le déplacement doit être professionnel ;
• le véhicule utilisé ne doit pas être un véhicule de l’entreprise. Il peut appartenir au salarié ou à un membre de son foyer.

Le salarié doit pouvoir justifier chaque déplacement : date, motif, trajet, kilomètres parcourus, ainsi que la puissance fiscale du véhicule (indiquée sur la carte grise) et son utilisation. Un relevé tenu au fil de l’eau, dans un tableur ou une application, évite les reconstitutions approximatives en fin d’année. Les modalités et délais de remboursement sont fixés par l’employeur, dans une note de frais ou un règlement interne.

Ce que couvre le barème kilométrique

Le barème est forfaitaire. Il inclut :

• la dépréciation du véhicule ;
• les frais de réparation et d’entretien ;
• les dépenses de pneumatiques ;
• la consommation de carburant ;
• les primes d’assurance.

Certains frais ne sont pas compris dans le barème et peuvent s’y ajouter sur justificatifs : les péages, les frais de stationnement et, pour un salarié qui déduit ses frais réels, les intérêts d’un emprunt contracté pour acheter le véhicule (au prorata de l’usage professionnel). Les amendes, elles, restent toujours à la charge du conducteur.

Le barème kilométrique pour les voitures

Le barème distingue cinq catégories de puissance fiscale (de 3 CV et moins à 7 CV et plus) et trois tranches de distance annuelle. Pour les véhicules de plus de 7 CV, on applique la ligne 7 CV : le barème est plafonné, il n’exclut pas ces véhicules.

À titre d’exemple de calcul, voici le barème publié en 2023 et reconduit sans changement pour l’imposition des revenus 2023 et 2024 (d = distance parcourue à titre professionnel dans l’année, en km) :

Le barème est publié chaque année : vérifiez sur impots.gouv.fr ou sur le site de l’Urssaf la version applicable à l’année de vos déplacements. Pour un véhicule électrique, le montant obtenu est majoré de 20 %.

Exemple de calcul

Un salarié parcourt 10 000 km professionnels dans l’année avec une voiture de 5 CV. Il se situe dans la tranche de 5 001 à 20 000 km : (10 000 × 0,357) + 1 395 = 4 965 €. Avec une voiture électrique de même puissance, le montant serait majoré de 20 %, soit 5 958 €.

Le barème pour les deux-roues

Des barèmes spécifiques existent pour les motos (selon trois catégories de puissance : 1 ou 2 CV, 3 à 5 CV, plus de 5 CV) et pour les cyclomoteurs et scooters de moins de 50 cm³. Les tranches de distance sont différentes de celles des voitures : jusqu’à 3 000 km, de 3 001 à 6 000 km, et au-delà de 6 000 km. Les deux-roues électriques bénéficient également d’une majoration de 20 %. Reportez-vous au barème officiel de l’année pour les coefficients.

Pour le vélo, il n’y a pas de barème kilométrique fiscal : l’employeur peut prendre en charge les trajets domicile-travail à vélo dans le cadre du forfait mobilités durables, exonéré dans certaines limites.

Indemnités kilométriques et impôt sur le revenu

Le choix entre abattement de 10 % et frais réels

Par défaut, l’administration fiscale applique sur les salaires une déduction forfaitaire de 10 % pour frais professionnels. Le salarié peut y renoncer et déduire ses frais réels, dont ses frais de véhicule calculés avec le barème kilométrique. Cette option est intéressante quand les trajets sont longs ou fréquents : il suffit de comparer les deux montants.

Pour les trajets entre le domicile et le lieu de travail, la distance retenue est en principe limitée à 40 km par trajet (soit 80 km aller-retour par jour), sauf circonstances particulières justifiées (rareté de l’emploi, contraintes familiales, par exemple). Un seul aller-retour par jour est retenu, sauf si le salarié justifie rentrer déjeuner chez lui en raison d’horaires particuliers.

Attention : si l’employeur rembourse déjà ces frais par des indemnités kilométriques non imposables, le salarié ne peut pas les déduire une seconde fois ; s’il opte pour les frais réels, il doit réintégrer ces indemnités dans son revenu imposable.

Pour les entrepreneurs

Un entrepreneur imposé au régime réel (bénéfices industriels et commerciaux ou bénéfices non commerciaux) peut, sous conditions, déduire ses frais de véhicule personnel selon le barème kilométrique, plutôt que de comptabiliser les dépenses réelles. En revanche, un micro-entrepreneur ne peut rien déduire : son abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires est censé couvrir l’ensemble de ses frais. Un expert-comptable vous aidera à choisir la méthode la plus avantageuse : voir notre article sur la façon de choisir un bon comptable.

Indemnités kilométriques et Urssaf

Pour l’employeur, les indemnités kilométriques versées à un salarié qui utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels sont exonérées de cotisations sociales dans la limite du barème fiscal, à condition de pouvoir justifier les déplacements. La part qui dépasse le barème, ou une indemnité forfaitaire sans justificatif, est réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Si le salarié dispose d’un véhicule de société qu’il peut aussi utiliser pour ses besoins personnels, la question ne se pose pas dans les mêmes termes : c’est alors l’usage privé qui constitue un avantage à déclarer. Notre article sur les avantages en nature détaille son évaluation.

Les bonnes pratiques

• tenez un registre précis des déplacements (date, client ou motif, trajet, kilomètres) ;
• conservez une copie de la carte grise du véhicule utilisé ;
• utilisez le barème de l’année des déplacements, pas celui de l’année de la déclaration ;
• calculez les distances avec un outil d’itinéraire pour éviter les approximations ;
• n’oubliez pas les péages et les parkings, remboursables en plus du barème sur justificatifs.

Les déplacements, reflet de votre zone d’intervention

Pour un artisan, un consultant ou un commercial, les kilomètres parcourus dessinent la zone dans laquelle il travaille. Autant la faire connaître : une création de site vitrine avec une page par commune ou secteur desservi vous rend visible auprès des clients qui cherchent un professionnel près de chez eux.

FAQ

Qui a droit aux indemnités kilométriques ?

Tout salarié ou dirigeant qui utilise son véhicule personnel, ou celui d’un membre de son foyer, pour des déplacements professionnels, à condition de pouvoir les justifier. Un salarié peut aussi utiliser le barème pour déduire ses frais réels de trajet domicile-travail dans sa déclaration de revenus.

Comment calculer les indemnités kilométriques ?

Identifiez la puissance fiscale du véhicule sur la carte grise, additionnez les kilomètres professionnels de l’année, puis appliquez la formule du barème correspondant à la puissance et à la tranche de distance. Majorez de 20 % pour un véhicule électrique.

Les indemnités kilométriques sont-elles imposables ?

Non, lorsqu’elles remboursent des frais professionnels réels dans la limite du barème : elles ne sont ni imposables ni soumises à cotisations. Au-delà du barème ou sans justificatif, elles sont considérées comme un complément de salaire.