Calcul des congés payés : jours acquis et indemnité

Le calcul des congés payés se fait en deux temps : le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) par an, puis l’employeur calcule l’indemnité selon deux méthodes, le maintien de salaire et la règle du dixième, et verse la plus favorable au salarié. Tous les salariés y ont droit, en CDI comme en CDD, à temps plein comme à temps partiel. Depuis 2024, les arrêts maladie ouvrent aussi droit à des congés payés, dans certaines limites.

Les congés payés sont un droit fondamental du salarié et une obligation pour l’employeur, qui doit veiller à ce qu’ils soient effectivement pris. Voici comment calculer le nombre de jours acquis, comment déterminer l’indemnité et comment s’organise la prise des congés.

Les règles d’acquisition des congés payés

Qui a droit aux congés payés ?

Tout salarié, quels que soient son contrat (CDI, CDD, intérim), sa durée de travail (temps plein ou partiel) et son ancienneté. Un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours qu’un salarié à temps plein.

La période de référence

Les congés s’acquièrent sur une période de référence qui court, sauf accord collectif ou entreprise affiliée à une caisse de congés payés, du 1er juin de l’année précédente au 31 mai de l’année en cours. Les jours acquis pendant cette période peuvent être pris à partir du 1er mai suivant, ou plus tôt si l’employeur l’accepte.

Le nombre de jours acquis

Le salarié acquiert 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur, dans la limite de 30 jours ouvrables par an. Sont assimilés à du travail effectif, notamment :

• les congés payés de l’année précédente ;
• les congés de maternité, de paternité et d’adoption ;
• les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle ;
• les périodes de chômage partiel.

Depuis la loi du 22 avril 2024, les arrêts pour maladie d’origine non professionnelle ouvrent aussi droit à des congés, à raison de 2 jours ouvrables par mois, dans la limite de 24 jours par an. Les congés qui n’ont pas pu être pris à cause d’une maladie peuvent être reportés, dans les conditions prévues par la loi.

Année incomplète

Pour une année incomplète, on multiplie le nombre de mois travaillés par 2,5. Un salarié embauché le 1er novembre a ainsi acquis 7 × 2,5 = 17,5 jours au 31 mai, arrondis à 18 jours ouvrables : le résultat est arrondi au nombre entier supérieur.

Jours ouvrables ou jours ouvrés

Le Code du travail raisonne en jours ouvrables, mais l’entreprise peut décompter en jours ouvrés, à condition que le résultat ne soit pas moins favorable au salarié.

Exemple : un salarié travaille du lundi au vendredi et part en congé après sa journée du vendredi. En jours ouvrables, le samedi est décompté comme premier jour de congé ; en jours ouvrés, le décompte commence le lundi suivant. Une semaine de congé coûte 6 jours ouvrables ou 5 jours ouvrés.

Des congés supplémentaires peuvent s’ajouter, prévus par la convention collective (ancienneté, fractionnement, événements familiaux).

Le calcul de l’indemnité de congés payés

Pendant ses congés, le salarié ne perçoit pas son salaire mais une indemnité de congés payés. L’employeur doit la calculer selon deux méthodes et retenir la plus avantageuse.

Les éléments pris en compte

L’assiette de calcul comprend les sommes ayant le caractère de salaire et liées au travail effectif, notamment :

• le salaire de base ;
• les majorations pour heures supplémentaires, travail de nuit ou du dimanche ;
• les primes liées au travail du salarié : prime d’ancienneté, prime d’assiduité, prime d’astreinte, prime d’expatriation ;
• les avantages en nature ;
• l’indemnité de congés payés de l’année précédente ;
• le salaire reconstitué des périodes assimilées à du travail effectif.

Sont en revanche exclues les sommes qui ne rémunèrent pas le travail ou qui sont versées pour l’année entière, congés compris : remboursements de frais professionnels, participation et intéressement, primes annuelles comme un treizième mois ou une prime de bilan qui ne sont pas affectées par la prise des congés. Pour maîtriser le calcul des majorations, voir notre article sur les heures supplémentaires.

Exemple de calcul

Un salarié a perçu 21 600 euros brut sur la période de référence, soit 1 800 euros par mois, et prend deux semaines de congés, soit 10 jours ouvrés ou 12 jours ouvrables. Le mois de son départ compte 21 jours ouvrés.

Méthode du maintien de salaire : le salarié perçoit ce qu’il aurait gagné s’il avait travaillé.

• 1 800 × 10 / 21 = 857,14 euros

Méthode du dixième : l’indemnité totale pour 30 jours ouvrables (ou 25 jours ouvrés) est égale au dixième de la rémunération brute de la période de référence, soit 2 160 euros, proratisée selon les jours pris.

• En jours ouvrables : 2 160 × 12 / 30 = 864 euros
• En jours ouvrés : 2 160 × 10 / 25 = 864 euros

La règle du dixième est ici plus favorable : le salarié perçoit 864 euros. L’indemnité est versée à la date habituelle de paie et apparaît sur le bulletin de salaire, qui indique aussi les congés acquis et pris. Ces informations alimentent le livre de paie de l’entreprise.

Dans certains secteurs, comme le bâtiment et les travaux publics, les congés sont versés par une caisse de congés payés à laquelle l’employeur cotise.

La prise des congés

L’employeur fixe la période de prise des congés, qui comprend obligatoirement la période du 1er mai au 31 octobre, après consultation du comité social et économique s’il existe, sauf accord collectif. Il fixe aussi l’ordre des départs, en tenant compte notamment de la situation de famille et de l’ancienneté, et le communique au moins un mois à l’avance. En pratique, les salariés expriment leurs souhaits et l’employeur arbitre.

Quelques règles à connaître :

• le congé principal ne peut pas dépasser 24 jours ouvrables d’affilée, sauf exceptions ;
• le salarié doit prendre au moins 12 jours ouvrables continus entre le 1er mai et le 31 octobre ;
• le fractionnement du congé principal en dehors de cette période peut ouvrir droit à des jours supplémentaires.

Anticiper les congés dans une petite entreprise

Dans une petite structure, la fermeture estivale ou l’absence d’un salarié clé se prépare : informez vos clients des dates à l’avance, mettez à jour vos horaires sur votre fiche d’établissement et sur votre site. Si vous n’en avez pas encore, une création de site vitrine permet de publier facilement ce type d’information et d’éviter les appels sans réponse.

Questions fréquentes

Combien de jours de congés payés par mois travaillé ?

2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an, ou l’équivalent de 25 jours ouvrés.

Les arrêts maladie donnent-ils droit à des congés payés ?

Oui, depuis la loi du 22 avril 2024 : 2 jours ouvrables par mois pour une maladie non professionnelle, dans la limite de 24 jours par an, et 2,5 jours par mois pour un accident du travail ou une maladie professionnelle.

Les congés payés non pris sont-ils perdus ?

En principe, les congés doivent être pris avant la fin de la période fixée, sauf accord de report. Si l’employeur n’a pas permis au salarié de les prendre, ou en cas de maladie, des règles de report s’appliquent. À la fin du contrat, les congés non pris sont payés sous forme d’indemnité compensatrice.