Comment écrire le mail de relance client parfait ?

Garder contact avec le client n’est pas toujours chose facile pour les entreprises spécialisée dans la vente de produits ou de services. Depuis le développement du numérique, la prospection, la fidélisation du client, et l’envoi de facture sont devenus plus accessibles grâce à email. Cependant, l’envoi d’un simple mail ne suffit plus à conquérir et relancer le client. Il est nécessaire de peaufiner le contenu du mail pour capter davantage l’attention des prospects afin d’obtenir une réponse.

Quelle est l’utilité du mail de relance client ?

Chaque entreprise à ses propres intentions dans la rédaction de chaque email. Un email commercial est généralement utilisé pour attirer de nouveaux prospects, élargir la clientèle ou bien relancer des clients inactifs.

Le mail de relance est le plus répandu, puisqu’il valorise davantage le prospect et l’accompagne dans son processus d’achat. Il va permettre ainsi de développer le portefeuille du client. Un email de relance sert aussi de conversion des prospects en clients potentiels. Souvent, après le premier contact, à travers les publicités ou tout autre mode de communication, le prospect peut ne pas être intéressé directement au produit ou au service. D’où l’intérêt de lui envoyer un mail pour le relancer et de savoir où en est-il dans son parcours d’achat. Il se sentira ainsi bien accompagné, ce qui augmente les chances d’avoir une réponse.

Il faut noter qu’il n’est pas nécessaire d’envoyer plusieurs mails au prospect qui ne répond pas immédiatement, pour éviter de finir dans les spams. Il faut dans ce cas respecter certains délais et règles du mailing.

Du côté client, plusieurs raisons peuvent lui inciter à ne pas répondre à une offre commerciale dans l’immédiat. Tout d’abord, le produit ou le service peut ne pas être sa priorité d’achat ou bien qu’il n’en a tout simplement pas besoin pour le moment. Il peut également se laisser le temps de bien comparer les différentes offres sur le marché avant de prendre une décision. Ensuite, dans certains cas, le client peut attendre d’être interpellé pour pouvoir demander plus d’informations. Il arrive aussi qu’il n’ait pas encore reçu de confirmation d’achat auprès de ses décideurs comme sa famille ou son directeur par exemple. Il peut enfin ne pas donner de réponse puisqu’il n’a pas le budget nécessaire.

Dans tous les cas, le mail de relance est toujours nécessaire pour garder contact et fidéliser le client. Pour ce faire, il faut suivre des règles bien particulières.

Quelles sont les règles de rédaction d’un bon mail de relance client captivant ?

Le contenu d’un mail de relance doit respecter certaines règles afin d’être plus efficace.

Un mail de relance doit premièrement être personnalisé pour augmenter les chances de réponses. Il faut en ce sens que l’email soit rédigé uniquement pour chaque destinataire. Ce dernier doit sentir qu’il est le seul destinataire. Il existe aujourd’hui des logiciels spécialisés qui permettent de personnaliser un mail en incluant le nom, prénom ou le nom de l’entreprise du prospect en question. Le plus populaire et efficace est le Lead Relationship Management Software ou LRM, qui est un logiciel automatisé pour générer des prospects qualitatifs.

Le mail de relance doit ensuite susciter la curiosité du prospect afin d’obtenir une réponse. Il doit rappeler le contenu du message précédent afin de rafraîchir sa mémoire et d’aborder un nouveau message bien précis.

Il doit également être rédigé avec un ton léger, assez court et ne doit pas contenir d’images pour augmenter son taux de désirabilité.

Un mail de relance doit enfin respecter un timing afin de toujours rester ponctuel et marquer le professionnalisme. Il convient alors d’envoyer 3 à 5 messages au cours d’une période de 30 à 45 jours. Les relances peuvent aussi s’effectuer au maximum dans un intervalle de 10 jours.

Comment rédiger un mail de relance client parfait ?

Un bon mail de relance client est celui qui suit la ligne directrice d’un canevas bien précis. Il s’agit de bien rédiger la première ligne d’objet, la formule de politesse, le corps du courrier ainsi que la fin du mail de relance.

La ligne d’objet ou ligne de rappel est la première partie qu’un internaute aperçoit directement dès l’ouverture de sa boite de réception. Elle intervient une fois que le destinataire est choisi. Elle doit être alors rassurante et sans ambigüité pour capter l’intérêt du destinataire. Ce dernier peut à tout moment décider de ne pas ouvrir le mail si l’objet ne lui intéresse pas ou lui fait croire à une arnaque ou un message automatisé. À noter que les mails qui ne comportent pas d’une ligne d’objet sont immédiatement envoyés dans les spams.

La formule de politesse ou de salutation est la partie qui humanise le plus le courriel. Elle attirera d’autant plus les prospects si elle s’adresse directement au destinataire par son nom. Elle peut être composée de certains éléments de la précédente conversation si le destinataire est connu. La personnalisation rendra ici encore plus captivant le message.

La partie la plus importante du mail de relance client est le corps du courrier ou du message. C’est à partir de cette étape que le message principal est communiqué. En principe, il est composé de 4 parties bien distinctes : l’accroche, la mise en page, le cœur du mail et l’appel à l’action ou Call To Action (CTA).

L’accroche est une phrase qui véhicule un message direct et précis. Elle doit inviter le destinataire à poursuivre sa lecture. Ce dernier doit aussi être capable, dans cette partie, d’identifier ce qu’il doit faire. La formule d’approche peut alors être « J’espère que vous vous portez bien… ». Ensuite « Je vous écris, parce que… », « Je vous contacte à la suite de notre dernière conversation pour… » ou bien « je vous adresse ce mail pour… ».

Au niveau de la mise en page du mail de relance, il est préférable de toujours sauter une ou voir plusieurs lignes pour aérer le texte et le rendre plus agréable à lire. Il ne faut également pas hésiter à utiliser au maximum les listes à puces ou les bullets points et de mettre certains mots importants en gras afin de faciliter la compréhension du message. Le destinataire ne pourra pas ainsi s’ennuyer et peut décider de poursuivre ou non sa lecture de l’email.

Le cœur du mail ou du message est quant à elle la partie la plus délicate du courrier. Il doit aller droit au but tout en restant courtois et professionnel. Il ne doit pas comporter des termes trop techniques qui peuvent heurter à l’incompréhension du destinataire. Il convient ici alors d’adapter le vocabulaire à la cible. La simplicité dans le choix des mots reste une valeur sûre pour rester efficace, afin d’obtenir une réponse. Aussi, il ne faut pas faire des explications à rallonge qui nécessitent beaucoup de concentration de la part du destinataire.

L’appel à l’action ou le Call To Action (CTA) est sans doute la partie la plus intéressante du mail de relance client puisque c’est ici que la décision d’action du destinataire peut enfin se concrétiser. L’appel à l’action peut être sous forme de lien cliquable, une phrase ou un bouton qui incite l’internaute à passer à l’action. En cliquant sur le bouton ou le lien ou la phrase, le destinataire sera directement redirigé vers un formulaire de prise de rendez-vous ou d’inscription. Concernant les prises de rendez-vous, il faut s’assurer de bien proposer une date précise pour que le destinataire n’ait pas à choisir lui-même une date.

La dernière étape de la rédaction du mail de relance client est la fin du courrier ou la fermeture du mail de relance. Cette partie doit impérativement suivre le ton utilisé au démarrage de la rédaction du mail. Si le ton de départ était formel, il faut également que la fin du mail soit formelle. Cette dernière phrase doit refléter l’harmonie de la conversation avec une note plus ou moins amicale. Il n’est pas trop conseillé d’y inclure des formules très strictes rappelant le cadre administratif tel que « salutations distinguées » ou des formules trop simplistes comme « cordialement ». Il convient de privilégier par contre certaines formules comme « Bien à vous » ou « Bonne journée » ou bien « Bonne réception ».