Télécharger gratuitement un extrait Kbis : les démarches à effectuer

Un Kbis est un document important qui est délivré lors de la création d’une société. Une entreprise l’utilise dans toutes les procédures légales qui la concernent. Auparavant, son représentant devait se rendre au Greffe du Tribunal pour l’obtenir. Depuis 2020, l’extrait Kbis peut être téléchargé gratuitement en ligne. Pour avoir ce document, il faut réaliser quelques démarches.

Extrait Kbis : qu’est-ce que c’est ?

Un Kbis est un document qui justifie, sur le plan légal, l’existence officielle d’une entreprise. Comme la personne physique a besoin d’une carte d’identité, la personne morale a besoin d’un Kbis. Les professions libérales et les artisans n’ont pas de Kbis.

Ce document officiel est une preuve matérielle de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Le Kbis est délivré par le Greffe du Tribunal de Commerce à l’entreprise lors de la constitution de la société. Il change en fonction des modifications effectuées au sein de l’entreprise. Cela peut être la nomination d’un nouveau dirigeant, l’augmentation du capital social, le changement de l’objet social ou le changement du siège social.

Les informations qui figurent sur un extrait Kbis sont les suivantes :

• L’objet social de la société et sa raison sociale
• La forme juridique
• Le siège social
• La date de constitution de la société
• La durée de vie de la société
• La date de début d’activité
• Le capital social
• Le numéro SIRET
• Le numéro SIREN
• Les informations sur les dirigeants et les commissaires aux comptes (nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, fonction dans l’entreprise)
• Le code APE ou le code NAF
• L’immatriculation au RCS
• Le site Internet de l’entreprise
• Les références des autorisations obligatoires selon la forme juridique de la société

Un Kbis n’est pas valide si le nom du greffier du Tribunal de Commerce qui a fait l’immatriculation n’y est pas mentionné. Ce document est valide pendant une durée de 3 mois. Une fois que ce délai est expiré, il n’a plus de valeur juridique et l’entreprise doit faire un renouvellement.

Comment obtenir un Kbis gratuitement ?

L’obtention du Kbis était autrefois un service payant. Pour cette tâche, la société devait se rendre auprès du Greffe du Tribunal de Commerce.

Depuis quelques années, le Tribunal de Commerce a instauré une plateforme pour simplifier les démarches concernant la délivrance du Kbis. Il est délivré gratuitement à l’entreprise par l’intermédiaire d’un site spécialisé dans le domaine : le site www.monidenum.fr. Il s’agit d’un site sécurisé et fiable émanant du Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce qui regroupe près de 134 tribunaux de commerce en France.

Les informations que ce site propose proviennent du Registre du Commerce et des Sociétés. Le site Monidenum est accessible à toutes les entreprises qui sont représentées par leurs gérants ou leurs dirigeants. Il propose plusieurs services aux entreprises, notamment la consultation des dossiers et des litiges en cours, le suivi des poursuites judiciaires, la reprise d’entreprise, et principalement la demande d’extrait Kbis.

L’extrait Kbis délivré par le site a une valeur juridique. Le site Monidenum est un site entièrement sécurisé. L’entreprise peut télécharger son Kbis autant de fois qu’elle le souhaite, et sans frais. Il est obtenu immédiatement dès l’accès à l’espace personnel.

Pour bénéficier des services offerts sur le site, l’entreprise doit avoir un compte sur l’espace personnel qui lui est dédié. Une fois le compte créé, elle peut faire une demande d’extrait Kbis en tapant son identifiant et son mot de passe. Le membre obtiendra le document en version numérique. Le site Monidenum propose également à ses clients un envoi systématique de l’extrait Kbis par courrier tous les 3 mois.

Comment télécharger gratuitement un Kbis en ligne ?

La création du compte

Avant de pouvoir télécharger un extrait de son Kbis, il est important d’avoir un compte sur le site Monidenum, et accéder à l’espace personnel. Il s’agit d’un espace entièrement gratuit. La fermeture du compte peut se faire à tout moment. En l’absence d’opération pendant une durée de 2 ans, le compte est automatiquement désactivé.

Pour la création du compte, les étapes à suivre sont les suivantes :

• Aller sur le site monidenum.fr
• Cliquer sur l’onglet « Activer Monidenum » pour activer le service
• Saisir l’adresse mail du gérant ou du dirigeant
• Scanner une pièce d’identité recto et verso. Cela peut être une carte d’identité, un passeport ou une carte de séjour, et taper ensuite sur « valider »
• Taper un numéro de téléphone vers lequel un code de confirmation sera envoyé.
• Entrer les informations sur sa société
• Entrer un mot de passe contenant une majuscule, une lettre, un chiffre et un caractère spécial. Il sera validé par SMS.
• Valider l’inscription

Après avoir franchi toutes ces étapes, le compte est créé et validé. Le représentant légal obtient un code d’authentification unique pour accéder au compte à chaque visite sur la plateforme.

L’accès au compte et le téléchargement

Une fois que l’entreprise a créé son compte sur le site Monidenum, il peut y faire une demande d’extrait de Kbis gratuitement. Pour ce faire, il doit se connecter à son compte et accéder à l’espace qui lui est réservé. Pour télécharger le Kbis, voici le processus à suivre :

• Aller sur le même site que lors de la création du compte (site Monidenum)
• Cliquer sur la rubrique « Kbis et performance »
• Taper sur le bouton « Télécharger » qui est situé à côté du nom de l’entreprise

Une nouvelle fenêtre contenant l’extrait Kbis de la société s’ouvre. C’est sur cette page que le gérant télécharge son Kbis. Il s’agit d’une version numérique au format PDF et qui peut être imprimée.

À part le dirigeant, une tierce personne peut faire une demande de l’extrait Kbis. Dans ce cas, la raison sociale ou le numéro SIRET de l’entreprise seront utilisés pour la demande. Contrairement à une demande effectuée par le dirigeant, il s’agit d’un service payant.

Quelle est l’utilité d’un Kbis ?

Un Kbis est un document authentique très important. Il est un document obligatoire pour certaines sociétés telles que : les sociétés commerciales, les sociétés civiles, certaines associations, les Groupements d’Intérêts économiques ou GIE, les personnes physiques immatriculées au RSEIRL. Il est utilisé dans plusieurs procédures et domaines impliquant la société, notamment :

• Lors d’un appel d’offres auquel l’entreprise participe
• Lors des achats de matériels de bureau auprès de fournisseurs
• Lors de la création de la société et l’ouverture du compte bancaire professionnel
• Pour justifier l’existence de la société sur le plan légal

Pour l’extrait K, il est destiné aux micro-entrepreneurs c’est-à-dire les entreprises individuelles

Autres façons d’obtenir un Kbis

Le Kbis peut être obtenu d’une autre manière que sur le site officiel.

• Sur le site Infogreffe, en faisant une demande auprès des greffes du Tribunal de Commerce
• En se rendant directement au Greffe du Tribunal de Commerce : le greffe envoie par courrier à la société son extrait Kbis.

Toutes les démarches pour l’obtention d’un extrait Kbis sont effectuées par le représentant légal de la société. Le nom de la société et son numéro SIRET sont indispensables pour la demande. Pour avoir ce document, l’entreprise doit avoir une immatriculation au Registre du Commerce.